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Strategie Contrattuali: ottieni il massimo dai tuoi fornitori!

Come ormai ripetiamo da tempo, il procurement gioca un ruolo fondamentale nel successo delle aziende.

La capacità di negoziare contratti efficaci è una di quelle attività che può fare la differenza tra un’azienda che prospera e una che lotta per sopravvivere.

Pertanto, in questo articolo andremo a dare uno sguardo alle strategie contrattuali applicate nel procurement, con l’intento di fornirti alcune basi che potranno aiutarti ad ottimizzare i rapporti con i fornitori e massimizzare il valore degli acquisti aziendali.

L’importanza del contratto nel Procurement

Abbiamo già trattato l’argomento dei contratti, andando attraverso la sua definizione e la sua struttura, se vuoi approfondire ti invitiamo a leggere il nostro articolo o guardare il video.

Ma perché è importante definire dei contratti in un rapporto tra aziende?

Principalmente per due motivi:

  1. per proteggere i soggetti coinvolti nella transazione contro il rischio di cambiamenti improvvisi nel comportamento futuro della controparte
  2. per svolgere in modo sicuro ed efficiente le fasi di pianificazione, investimento e produzione

Una buona strategia contrattuale, infatti, crea le condizioni necessarie per far prosperare il business fra le parti, definendo chiaramente le regole di ingaggio e creando le basi per le cosiddette situazioni Win-Win, mettendo sia buyer che fornitore al riparo da brutte e inaspettate sorprese.

In cosa consiste una strategia contrattuale?

Quando definisci una strategia contrattuale, stai di fatto tracciando un percorso che ti porterà a consolidare la relazione di business con il tuo fornitore.

Esistono infatti diverse tipologie di contratto, e quasi tutte sono orientate a definire condizioni a medio/lungo termine.

Pertanto, prima di iniziare a buttar giù un contratto con il tuo fornitore, sarebbe bene aver chiaro in mente quali sono le esigenze e le ambizioni di entrambe le parti, e come si vuol far evolvere il rapporto.

Come si costruisce una strategia contrattuale?

Figura 1 - Le principali fasi per costruire una strategia vincente nel Procurement
Fig. 1 – Le principali fasi per costruire una strategia vincente nel Procurement
Indipendentemente dal tipo di contratto che vuoi stipulare con il tuo fornitore, i passaggi da seguire sono pressoché simili: 
 
  • analizzare le esigenze aziendali
  • valutazione del fornitore
  • definizione e negoziazione del contratto
  • gestione del contratto 
 
Andiamo ora a vedere in dettaglio ognuna di queste fasi. 
 

1 – Definisci le esigenze della tua azienda  

Un primo passo importante al fine di sviluppare una strategia contrattuale è senza dubbio quello di comprendere appieno quelle che sono le esigenze della tua azienda, come ad esempio: 
  • cosa è necessario
  • quantità
  • performance attese dal fornitore
    • KPI di qualità attesa
    • tempi di consegna
    • costo obiettivo
  • protezione delle proprietà intellettuali 
Questi sono solo alcuni degli aspetti chiave che dovresti definire prima di iniziare a lavorare sul contratto. 
 
Avere una chiara comprensione delle esigenze aziendali e condividerla con il fornitore, permette di negoziare contratti che soddisfino questi bisogni in modo efficiente e conveniente. 
 

2 – Valutazione del fornitore 

Una volta che avrai chiare le esigenze della tua azienda, dovrai valutare il fornitore con il quale intendi stipulare il contratto. 
 
A seconda del tipo di contratto e di quelle che sono le attuali caratteristiche della tua controparte, infatti, vedrai che sarà necessario adattare il contenuto del contratto stesso. 
 
Ad esempio, potresti valutare caratteristiche quali: 
 
  • attuali performance di Qualità (fattore chiave in qualsiasi tipologia di business, gli attuali KPI di qualità e i target, potrebbero spingerti a ritarare gli obiettivi stabiliti dal contratto)
  • affidabilità sui tempi di consegna (vale lo stesso discorso del punto precedente)
  • stabilità finanziaria (importante, ad esempio, in un contratto che preveda nuovi termini di pagamento o un sostanziale aumento di business)

3 – Definizione e negoziazione del contratto 

A questo punto potrai iniziare a lavorare sul contratto e, come primo step, dovrai definire che tipo di contratto implementare. Esistono diverse tipologie di contratto, eccoti alcuni esempi: 
 
  • contratti a prezzo fisso 
  • contratti a costo rimborsabile 
  • service Level Agreement 
Stabilita la tipologia di contratto, dovrai inserire quelli che sono gli obiettivi che saranno condivisi da entrambe le parti, oltre che le condizioni minime necessarie da rispettare, pena la risoluzione del contratto. 
 
Il contratto ovviamente è un documento che deve essere discusso e concordato fra le parti. 
Quindi è lecito aspettarsi una negoziazione da parte del fornitore che potrebbe non gradire una o più condizioni.  
 
Questo tipo di negoziazioni potrebbe essere molto dispendioso da un punto di vista di energie e tempo. Pertanto, eccoti alcuni consigli che potrebbero aiutarti a non arenarti nella negoziazione: 
 
  • preparazione: raccogli tutte le informazioni necessarie su fornitori, prezzi di mercato e possibili alternative (ti aiuterà a comprendere meglio la discussione oltre che fornirti un vantaggio significativo nelle trattative)
  • obiettivi chiari: stabilisci obiettivi specifici e misurabili, oltre che realistici 
  • situazione Win-Win: non dimenticare mai che il fornitore ha dei propri interessi (nel contratto devono vedere una opportunità di crescita)
  • flessibilità e compromessi: in ogni contratto esistono condizioni necessarie ed altre accessorie (devi capire quali sono le condizioni sulle quali potresti essere flessibile e quelle sulle quali non puoi transigere)
Scendere a compromessi è nella maggior parte dei casi l’unico modo per arrivare alla firma del contratto.  
 

4 – Gestione del contratto

Quando il contratto è entrato in essere, dovrai gestirlo in modo efficace per assicurarti che i termini vengano rispettati. La gestione del contratto include: 
 
  • monitoraggio delle performance
Per quanto riguarda il monitoraggio delle performance, dovrai attivamente verificare che il fornitore stia rispettando quelli che sono gli accordi presi. 
Ma non solo: nel caso in cui avessi concordato dei volumi annuali, dovresti anche assicurarti che la tua azienda stia rispettando gli impegni. 
 
  • gestione dei cambiamenti e risoluzione dei problemi 
I progetti sono spesso soggetti a cambiamenti in corso, pertanto potresti trovarti a gestire dei cambiamenti anche sul contratto. 
Ad esempio: immagina di aver concordato con il fornitore la produzione di una determinata quantità annuale ad un prezzo molto vantaggioso, ritirabile con ordini a chiamata nel giro di 12 mesi. Se al termine del periodo hai ritirato solo la metà del volume concordato, dovrai gestire la situazione. 
Una possibilità è quella di ricontrattare la fornitura, aumentando il prezzo ed estendendo il periodo, oppure pagando una compensazione al fornitore. 
 
  • gestire la terminazione o il rinnovo del contratto 
I contratti non sono mai perenni, hanno tutti una data di scadenza.  
Dovresti pertanto far sì di monitorare la durata e le scadenze dei tuoi contratti e decidere preventivamente come procedere, se terminalo oppure rinnovarlo.  
Soprattutto nel caso tu sia nuovo in azienda o nel ruolo, sarebbe buona pratica informarti su quelli che sono i contratti in essere, così da essere preparato a gestire la fase finale degli stessi. 

Conclusioni

Le strategie contrattuali nel procurement sono fondamentali per massimizzare i vantaggi ottenuti dai fornitori.

Con una pianificazione attenta, una selezione accurata dei fornitori, negoziazioni efficaci e una gestione rigorosa dei contratti, le aziende possono ottenere il massimo valore dagli acquisti.

Inoltre, l’adozione da parte delle aziende di sistemi per la gestione dei contratti, è sicuramente un ottimo metodo per supportare i buyer in una attività così complessa.

Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.

Speriamo di aver suscitato la tua curiosità su questo argomento e sul mondo del Procurement.

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace, segui Buyer’s Line!

A presto

Fonti:

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