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RFQ RFP e RFI: guida essenziale per Buyer

Se sei un Buyer avrai sicuramente sentito parlare di RFQ, RFP, RFI.

Le richieste di offerta (RFQ, dall’acronimo inglese Request For Quotation), così come le richieste di proposta (RFP, Request For Proposal) e le richieste di informazioni (RFI, Request for Information) sono essenziali nel Procurement.

Anche se a prima vista potrebbero sembrare simili, in realtà ci sono delle differenze sostanziali fra i tre tipi di richiesta.

In questo articolo vogliamo provare a spuntare le differenze fra le varie tipologie di richiesta, oltre che comprendere quando e come utilizzarle al meglio nel processo di acquisto.

Non perdiamo altro tempo allora, iniziamo!

Figura 1 - Le tre tipologie di richieste nel Procurement
Fig. 1 – Le tre tipologie di richieste nel Procurement

Che cos’è una RFQ?

RFQ è l’acronimo di “Request for Quote” ed è un documento utilizzato dai buyer che vogliono richiedere una offerta ben precisa ai fornitori.

Come buyer utilizzi questo documento quando hai un’idea chiara di ciò che vuoi acquistare, ed hai bisogno di fornitori o venditori che ti forniscano dettagli specifici sui prezzi.

La forma di una RFQ può variare da azienda ad azienda, ma anche da Buyer a Buyer o da progetto a progetto. Una RFQ può essere inviata semplicemente riassumendo i dettagli della richiesta in una email, oppure redigendo un apposito documento.

Anche se la forma può variare a seconda delle situazioni, il contenuto nella maggior parte dei casi tende a somigliarsi. Abbiamo infatti detto che, come Buyer, utilizzi la RFQ quando hai una idea chiara di ciò che vuoi acquistare.

Dovrai pertanto assicurarti che non manchino le seguenti informazioni:

  • specifiche tecniche (come, ad esempio, disegno del componente oppure part number)
  • quantità, lotti di consegna
  • richieste particolari (ad esempio packaging speciale, controllo di qualità in una cleanroom, ecc.)

Quando invii una RFQ, ricordati sempre di specificare cosa ti aspetti di ricevere. Questo ti eviterà perdite di tempo a causa di mancanza di informazioni.

Ad esempio, specifica sempre che ti aspetti di ricevere:

  • prezzo per i vari lotti di tuo interesse (ad esempio, prezzo per quantità 1, 10, 50, 100 pezzi)
  • lead time di consegna
  • data di scadenza per presentazione offerta
  • qualsiasi altra informazione che ritieni importante

In risposta all’invio di una RFQ, dovresti ricevere dal fornitore un’offerta che contenga esattamente tutte le informazioni necessarie per te a procedere alla sua valutazione.

Se sei interessato a sapere come rielaborare una richiesta d’ offerta, ti invitiamo a dare una occhiata al nostro tutorial Come rielaborare una RDO in Excel

Che cos’è una RFP?

La RFP (Request For Proposal) è un documento utilizzato per progetti complessi, quando non tutte le specifiche sono state completamente definite, e ci si concentra sulla ricerca del partner giusto in base alle capacità e alla compatibilità, oltre che ai costi.

Anche in questo caso il documento può assumere varie forme, ed anche il contenuto varia a seconda del progetto.

Quando redigi una RFP, devi far in modo di rendere la richiesta comprensibile agli occhi del fornitore.

Dovrai dunque includere:

  • una descrizione di massima del progetto
  • una indicazione di ciò che desideri acquistare
  • i requisiti funzionali del componente
  • le aspettative in termini di collaborazione

In definitiva, quando ti avvali dell’utilizzo di una RFP, stai fondamentalmente invitando potenziali fornitori a sottoporre delle idee e proporre il modo migliore per soddisfare le tue esigenze.

Che cos’è una RFI?

Una RFI (Request For Information) è un documento che consente di raccogliere informazioni essenziali da potenziali fornitori, appaltatori o venditori.

A differenza delle RFQ ed RFP, le RFI sono richieste meno vincolanti per entrambe le parti.
Come Buyer, potresti utilizzare una RFI come passo preliminare per vagliare e comprendere le opzioni disponibili sul mercato, prima di definire la soluzione tecnica ed immergerti in accordi più formali e impegnati.

Quando crei una RFI, assicurati di includere tutti gli elementi fondamentali al fine di raccogliere le informazioni necessarie riguardo al tuo progetto.
Considerando che in questa fase potresti rivolgerti anche a potenziali nuovi fornitori, gli elementi chiave specifici della tua richiesta di informazioni potrebbero includere:

  • nome della tua azienda o organizzazione per stabilire chi sta facendo la richiesta
  • dettagli del richiedente, per fornire un punto di contatto per domande o chiarimenti
  • contesto del progetto
  • descrizione specifica di cosa stai cercando
  • termine di risposta: Indicare chiaramente la data di scadenza delle informazioni richieste, per guidare le risposte tempestive

Confronto fra le tipologie di richiesta

Nella tabella seguente vogliamo riassumere le differenze fra RFQ, RFP e RFI:

Tipo di richiestaRFQRFPRFI
Quando utilizzarlaQuando hai una idea chiara di cosa ti serve (come ad esempio specifiche tecniche, quantità)In caso di progetti complessi, quando non tutte le specifiche sono definite e vorresti avere un parere da parte dei fornitoriQuando sei in una fase iniziale di un nuovo progetto per identificare potenziali fornitori
Livello di dettaglioMolto dettagliato, dovresti saper indicare tutte le informazioni necessarie al fornitore per formulare una offertaDettagliato a livello di progetto generale, con chiare specifiche funzionali. A livello di prodotto, le informazioni possono essere meno dettagliateMeno dettagliato. L’ obiettivo è quello di concentrarsi sulle informazioni di base sulle capacità e l'esperienza dei fornitorI
FinalitàRicevere una offerta dettagliata per il prodotto richiestoRicevere una proposta di massima su quella che potrebbe essere la soluzione idonea alla tua necessitàComprendere il panorama dei potenziali fornitori e creare una rosa di candidati per RFP o RFQ

Un suggerimento che vale per tutte le tipologie di richiesta: quando coinvolgi più fornitori, assicurati di condividere con tutti lo stesso dettaglio di informazioni e di fare esattamente le stesse richieste.

Anche se potrebbe sembrare banale, per esperienza sappiamo che non sempre questa situazione si verifica, soprattutto quando le richieste vengono inviate via email (senza l’utilizzo di un documento specifico) e in giorni diversi.

Questo ti eviterà di ricevere proposte ed offerte difficilmente confrontabili a causa di divergenze nei parametri di base valutati dai fornitori.

Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.

Speriamo di aver suscitato la tua curiosità su questo argomento e sul mondo del Procurement.

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace, segui Buyer’s Line!

A presto

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