Vai al contenuto
Home » Giornale del Buyer » Come gestire correttamente i resi nel Procurement

Come gestire correttamente i resi nel Procurement

Da un recente sondaggio, indetto sulla pagina LinkedIn di Buyer’s Line , abbiamo potuto osservare che ancora molte aziende non solo non hanno completato una corretta gestione dei resi nel processo di acquisto, ma addirittura non stanno neanche pensando di farlo.

Per questo motivo vogliamo fornirti un breve vademecum che ti permetta di verificare, migliorare o implementare questa gestione all’interno della tua realtà lavorativa.

Non perdiamo quindi altro tempo, iniziamo!

Cosa significa gestire i resi?

Rappresenta un aspetto della catena di fornitura e dell’iter di evasione degli ordini associato alla logistica inversa.

In altre parole è il processo che lega la restituzione del materiale, dal cliente al fornitore, per qualsivoglia motivazione, ma pur sempre inerente ad una o più specifiche non conformità.

Ma cosa significa “non conformità”?
Con questo termine ci riferiamo al mancato adempimento dei requisiti richiesti dalle specifiche.
Queste possono essere riferite ad un prodotto, processo oppure ad una politica aziendale correttamente e preventivamente inviata al proprio parco fornitori.

Per questi motivi la valutazione della non conformità dovrebbe sempre essere oggettiva e basata su rilevazioni e dati certi.

Ma chi deve gestite la gestione dei resi?

Figura 1 - Gli attori principali nella gestione dei resi: l'ufficio qualità e l'ufficio acquisti
Fig. 1 – Gli attori principali nella gestione dei resi: l’ufficio qualità e l’ufficio acquisti

La gestione dei resi dovrebbe essere un connubio tra l’ufficio qualità e l’ufficio acquisti.

L’ufficio qualità, attraverso l’ente collaudo, monitora l’ingresso del materiale definendo l’accettabilità o meno degli ordini ed elaborando successivamente i vari criteri di ingresso del materiale. È quindi l’attore principale che definisce ed emette la non conformità.

A questo punto subentra l’ufficio acquisto per definire modalità e tempistiche e gestione economica del reso.
Questa è la parte che ti interessa nella pratica!

Come gestire i resi come buyer?

In prima battuta è essenziale definire un costo “politico” associato ad ogni specifico reso,
che sia indipendentemente dalla sua entità.
In linea generica, infatti, ogni reso ha un costo di gestione per l’azienda costituito, ad esempio:

  • dai controlli
  • lo stoccaggio del materiale
  • la documentazione per il reso
  • ecc.

Questo costo, elaborato in sinergia con le più alte sfere aziendali, varia a seconda delle dimensioni e del settore e deve essere richiesto al fornitore per ottimizzare i costi di gestione aziendali.

Successivamente bisogna, in base all’urgenza (parola enormemente abusata all’interno della supply chain), procedere:

  • emettendo un ordine di sostituzione in garanzia, cioè emettendo un nuovo ordine, che copra gli impegni del gestionale ma che non venga fatturato dal fornitore.
  • con un reso per accredito, cioè rendendo la merce a fronte di una nota a copertura dell’ammanco.

Ti è tutto chiaro? Forse no 😉 e proprio per questo abbiamo pensato ad un piccolo specchietto riepilogativo:

ENTRATA MATERIALE

ENTRATA MATERIALE
1QUALITA'OKNO OK
2QUALITA'EMISSIONE NC
3QUALITA'ACCETTA IN DEROGANON ACCETTATO
4AQUALITA'RICHIEDE AZIONI CORRETTIVE
4AACQUISTIRICHIEDE NOTA PER GESTIONE
4BQUALITA'AZIONI CORRETTIVEPEZZI CONFORMIDA RICHIEDERE SEMPRE
4BACQUISTINOTA PER GESTIONEDA RICHIEDERE SEMPRE
4BACQUISTINOTA PER ACCREDITOSOTITUZIONE IN GARANZIADEVE SCIEGLIERE UN'OPZIONE

Eccezioni nella gestione dei resi?

Chiaramente quanto riportato è una regola generica che non tiene conto di specifiche casistiche.

A volte potresti trovarti a dover gestire piccoli importi che superano il costo della gestione della non conformità.

Altre volte, ad esempio per materiale di conto/lavoro, potresti dover gestire delle note di debito per il costo della materia prima oltre che per la lavorazione.

In questi casi ti consigliamo di utilizzare il buon senso sempre nel rispetto delle politiche aziendali.

Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.
Speriamo di aver suscitato la tua curiosità su questo argomento e sul mondo del Procurement.
Facci sapere nei commenti cosa ne pensi o se hai qualche suggerimento in merito a questo argomento.

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto

Fonti:

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *