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EOL (End Of Life): cosa è e come gestirlo nel Procurement

Con il termine EOL, dall’inglese End Of Life, si intende la fine del ciclo di vita di un prodotto.

Ogni prodotto, che esso sia un macchinario industriale, un dispositivo elettronico o un bene di largo consumo ha un ciclo di vita, più o meno lungo, determinato da 5 fasi:

  • sviluppo
  • introduzione
  • crescita
  • maturità
  • declino

L’EOL, come lascia facilmente intendere il termine stesso, si colloca nella fase di declino del prodotto.

Perché è importante per le aziende?

Un’azienda che sviluppa prodotti propri, di qualsiasi genere, deve necessariamente prevedere e prestabilire le fasi di vita del prodotto stesso.

Sebbene si vorrebbe mantenere un prodotto in vita, la fase di declino è inevitabile. Questa può dipendere da vari fattori:

  • obsolescenza del prodotto
  • strategie commerciali
  • concorrenza elevata

Riuscire a predire la fase di declino del prodotto è di estrema importanza per le aziende, perché consente alla organizzazione di lavorare con largo anticipo su diversi aspetti, come ad esempio:

  • informare la propria clientela
  • gestire la supply chain
  • sviluppare un nuovo prodotto

Queste attività devono essere svolte in anticipo, in modo da permettere una transizione fluida tra il vecchio e il nuovo prodotto, mantenendo alta la competitività della propria azienda.

End Of Life: come impatta il Procurement?

A prima vista, potrebbe sembrare che il ciclo di vita del prodotto sia un processo che coinvolge principalmente l’area tecnica ed il marketing/vendite.

Ma non è proprio così.

Anche il mondo del Procurement viene notevolmente impattato dai cicli di fine vita dei prodotti.

Questo può verificarsi in realtà in due modi, ed ognuno di esso produce degli effetti su chi ricopre il ruolo da Buyer:

  • EOL dei prodotti realizzati dalla propria azienda
  • EOL dei prodotti realizzati dai fornitori

Analizziamo il primo caso.

Supponiamo che la tua azienda produca macchinari industriali.
Ci sarà una strategia di mercato tale per cui, ad un certo punto, il macchinario si avvierà verso la fase di declino, lasciando il posto alla nuova generazione di macchinari.

Questa decisione di Business indiscutibile se non gestita propriamente, potrebbe sortire problematiche all’interno di tutta la Supply Chain, come ad esempio:

  • inadempimento dei contratti di fornitura
  • eccessive scorte di magazzino
  • compromissione relazioni con i fornitori

Si tratta quindi di una situazione da evitare assolutamente in quanto comporterebbe un danno economico importante all’azienda.

Nel secondo caso, le conseguenze potrebbero essere ancora peggiori.

Ipotizziamo che tu sia responsabile dell’acquisto di una categoria di sistemi generalmente indicati con il termine “black box”, ossia sistemi completamente progettati e costruiti dal fornitore, che vengono installati così come sono all’interno del tuo macchinario.

Cosa succederebbe se all’improvviso il fornitore ti comunicasse che un sistema che acquisti regolarmente dalla prossima settimana non sarà più disponibile per l’acquisto?

Le conseguenze sul business sarebbero enormi. Solo per citarne alcune:

  • mancate consegne ai clienti
  • necessità di risorse di ingegneria per identificare una alternativa
  • necessità di investimenti per validare un nuovo sistema o fornitore

Questa situazione genererebbe una perdita nei ricavi aziendali, oltre che un aumento di costi interni ed un danno arrecato al cliente per via della mancata consegna.

Appare dunque chiaro come monitorare e gestire il ciclo di fine vita del prodotto è una parte essenziale anche per il Procurement, e non solo per l’Ingegneria o il Marketing.

Ma allora come gestire l’EOL lato Procurement?

Figura 1 - Consigli per la gestione dell'EOL lato Buyer
Fig. 1 – Consigli per la gestione dell’EOL lato Buyer

Come buyer hai il compito di prevenire rischi di business derivanti da eventuali EOL comunicati dai fornitori.

Qui di seguito riportiamo alcuni consigli su come gestirlo:

  • nella tua categoria, identifica se c’è il rischio reale di EOL da parte del fornitore
    (infatti, l’EOL è molto più comune per quei fornitori che vendono prodotti “propri” rispetto a quelli che producono componenti a disegno)
  • implementa strategie di gestione degli stock per ridurre al minimo il rischio di obsolescenza di magazzino
  • stabilisci accordi contrattuali che includano clausole per la gestione di fine ciclo vita del prodotto.
  • resta in aggiornamento su quella che è la strategia di mercato della tua azienda, per identificare potenziali rischi verso i tuoi fornitori
  • costruisci una Category Strategy valutando il mondo interno, quello esterno e della catena di fornitura. Ti aiuterà a comprendere come il mercato della tua categoria evolverà nei prossimi anni

EOL: come gestirlo contrattualmente con i fornitori?

Generalmente tra fornitore e cliente esistono dei contratti prestabiliti, dove vengono coperte molte tematiche.
Un primo consiglio è quello di verificare se con i tuoi fornitori ci sono contratti in essere e controllare se la tematica dell’EOL è già stata coperta.

Qualora non lo fosse, ti suggeriamo di farti supportare dai legali aziendali per definire le condizioni.

Come stabilire un accordo dipende ovviamente dal tipo di business e dalla criticità dei componenti acquistati.

Qui di seguito elenchiamo una serie di possibili condizioni che potrebbero o dovrebbero essere inserite in un simile accordo, e che garantirebbero una buona copertura dai rischi relativi all’EOL dei prodotti dei fornitori:

  • garanzia di continuità di fornitura per un certo numero di anni (che dovrete stabilire, ad esempio 5 anni) dalla prima comunicazione dell’EOL
  • obbligo per il fornitore di informare il buyer in anticipo (dovrete stabilire quanto tempo, ad esempio 6 mesi) se per motivi di forza maggiore non è possibile adempiere con il precedente punto
  • nell’evenienza si verifichi il punto precedente, possibilità per il Buyer di eseguire un LTB (Last Time Buy), ovvero la possibilità di eseguire un ultimo ordine di acquisto per un volume ritenuto necessario dal Buyer.
  • obbligo per il fornitore di ridisegnare un componente/sistema alternativo che rispetti le 3F (Fit, Form and Function), per garantire un idoneo sostitutivo al prodotto normalmente acquistato.

Attenzione: queste sono solo alcune indicazioni. Come detto starà a voi, in collaborazione con la vostra area Legale, cercare di capire quali sono le condizioni da stabilire e concordare con i fornitori.

Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.
Speriamo di aver suscitato la tua curiosità su questo argomento e sul mondo del Procurement.

Facci sapere nei commenti cosa ne pensi o se hai qualche suggerimento in merito a questo argomento.

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!

A presto

Fonti:

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