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Come costruire una Category Strategy

Abbiamo più volte parlato nei nostri precedenti articoli di Category Management.
Come già evidenziato, uno degli obiettivi di questa funzione è la costruzione di una Category Strategy che aiuti l’azienda a sviluppare il proprio business in maniera sostenibile ed in linea con i piani di crescita.

Con questo articolo vogliamo fornirti alcune informazioni di base che speriamo possano aiutarti a sviluppare la tua Category Strategy.

Non perdiamo altro tempo allora, iniziamo!

Perché è importante sviluppare una Category Strategy?

Le organizzazioni hanno dozzine di categorie di beni e servizi diretti e indiretti in tutte le business unit, ma spesso hanno poca chiarezza sull’efficacia della strategia di approvvigionamento per ciascuna di esse e sui vantaggi che apportano all’organizzazione nel suo complesso.
Mettere in piedi una strategia efficace offre molteplici benefici, come ad esempio:

  • riduzione dei costi
  • miglioramento qualità
  • riduzione rischi legati ai fornitori
  • miglioramento dei processi di innovazione

Questi benefici vengono riconosciuti come un vero valore aggiunto che ti permetteranno di aumentare la visibilità e la statura della tua organizzazione acquisti.

Quando è necessario (ri)costruire una Category Strategy?

Per capire come le esistenti strategie stiano funzionando ora e che tipo di miglioramenti sono necessari, il procurement dovrebbe porsi alcune domande per capire quali azioni intraprendere:

  • Abbiamo una Category Strategy con azioni chiave?
  • Qual è l’orizzonte temporale coperto dalla strategia?
  • Abbiamo sufficienti strumenti che ne consentiranno l’esecuzione?
  • La strategia è allineata con i segmenti giusti dell’organizzazione?
  • I vantaggi che ne deriveranno faranno la differenza per l’azienda?

Se hai risposto con un “” a tutte le domande, probabilmente avrai già sviluppato una strategia seguendo un approccio strutturato, e quindi dovrai solo preoccuparti di mantenerla aggiornata ed assicurarti che venga eseguita.

In molte organizzazioni però, la risposta a tali domande non sarà così scontata. Se la tua risposta ad una o più domande sarà “No”, allora potrebbe essere utile (ri)costruire la tua strategia.

Come si costruisce una Category Strategy?

Figura 1 - I passi per la costruzione di una Category Strategy efficace
Fig. 1 – I passi per la costruzione di una Category Strategy efficace

Per sviluppare una strategia solida e pratica, oppure per portarla ad un livello successivo, ti suggeriamo i seguenti passi:

Come puoi intuire dalla lista, le valutazioni da fare hanno uno scopo abbastanza ampio e saranno diverse a seconda del tipo di categoria che stai gestendo.

Cosa è l’analisi interna?

L’analisi interna è il punto di partenza ed è fondamentale fare giuste valutazioni, perché sbagliare questa fase significherebbe basare l’intera strategia su delle fondamenta errate.
Andiamo a vedere quali sono i punti salienti di una analisi interna:

Con questi quattro passi riuscirai ad avere il quadro completo della situazione per ciò che riguarda il mondo interno alla tua azienda.

Cosa è l’analisi esterna?

Questo tipo di analisi ti consentirà di comprendere a fondo il mondo esterno, valutandone le caratteristiche principali attuali e future.
In particolar modo andrai ad indirizzare le tue analisi per approfondire tematiche quali:

  • tendenze di mercato
  • competitività nel mercato
  • parco fornitori

Al fine di poter eseguire questa analisi, dovrai andare attraverso le seguenti valutazioni:

Perché bisogna valutare il TCO nella category strategy?

Basare la propria strategia sul puro costo d’acquisto sarebbe un errore molto grave.
Trasporti, stock, gestione ordini, non-qualità sono esempi di costi nascosti che bisogna sempre considerare nel momento in cui si guarda alla gestione della categoria.

Valutare il costo complessivo è di estrema importanza per i passi successivi, in quanto ti permette di eseguire un confronto fra i vari fornitori presenti nella tua categoria in maniera esaustiva, permettendoti di identificare opportunità di miglioramento.

Per approfondimenti riguardo al TCO, ti rimandiamo all’articolo dedicato.

Risk Management: cosa valutare?

Uno degli obiettivi principali della tua strategia è quello di ridurre i rischi associati alla fornitura.

Troppo spesso si verificano spiacevoli situazioni in cui i buyer si trovano costretti ad attivare procedure d’urgenza per mitigare problematiche scaturite dalla mancata fornitura di alcuni componenti.
Una delle maggiori cause per cui si verificano queste situazioni è senza dubbio la mancanza di un adeguato piano di Risk Management.

Per questa analisi dovrai aprire la mente e guardare, oltre che alla categoria ed al contesto in cui la tua azienda opera, anche alla situazione globale.
Ovviamente questa fase non è uguale per tutte le aziende e categorie, e dovrà essere adattata a seconda delle situazioni. Come esempi, potresti valutare:

  • rischi relativi al fornitore (rischio di bancarotta, rischio di acquisto da parte di competitor, ecc.)
  • rischi geo-politici (conflitti, restrizioni commerciali, ecc.)
  • rischi tecnologici (obsolescenza materiali, ecc.)

Ti consigliamo di dedicare sufficiente tempo alla valutazione dei potenziali rischi. I tuoi stakeholder potrebbero anche darti quale utile indicazione.

Dopo aver identificato i rischi dovrai classificarli in base alla gravità e probabilità che l’evenienza accada.

Questa classificazione ti permetterà di dare una priorità più o meno alta a quelle che saranno le tue iniziative per prevenire i rischi.

Quali sono i prossimi passi per costruire la strategia?

Tutte le analisi eseguite finora ti consentiranno di riassumere all’interno di una matrice SWOT le caratteristiche della tua categoria.

Nella SWOT analysis dovrai includere tutto quanto appreso finora relativo al mondo interno, al parco fornitori e al mondo esterno.

Da qui, dovrai iniziare ad identificare le possibili azioni di miglioramento da intraprendere e classificarle in base al valore (più o meno alto) e lo sforzo (più o meno alto) necessario da parte dell’organizzazione per implementarlo.

Se il valore del miglioramento è molto alto e lo sforzo per implementarlo è basso, questa azione dovrebbe avere la priorità su tutto.
Al contrario, un’azione che apporta basso valore ma richiede uno sforzo alto, dovrebbe avere una priorità molto bassa.

Category Strategy: conclusione

Tutte le analisi viste finora costituiscono la tua Category Strategy.

A questo punto dovrai metterle tutte insieme, ad esempio all’interno di una presentazione, dandogli un senso logico a supporto di quelle che saranno le tue conclusioni.

Una solida strategia culmina sempre con un piano di azione, che nella maggior parte dei casi viene tradotto in una lista di azioni di miglioramento da intraprendere nel medio-lungo periodo.

Quando andrai a definire la tua lista di azioni, è fondamentale dettagliare quantomeno i seguenti aspetti:

  • obiettivo
  • tempistiche di esecuzione
  • risorse e strumenti necessari
  • responsabile
  • metodo di valutazione

Una volta che la tua Category Strategy sarà completa, ricordati di validarla con gli stakeholder, che potrebbero avere qualche obiezione o darti indicazioni importanti per degli accorgimenti.

Quando anche questa verifica è completa, sarà il momento per te di indire una riunione con il Management, per illustrare il piano e i benefici ed eventualmente chiedere risorse per eseguirlo.

Una volta approvata, puoi procedere con l’esecuzione.

Attenzione: le Category Strategy, anche se guardano ad un medio-lungo termine, non significa che rimangano ferme nel tempo. Le situazioni evolvono, e così anche le strategie.

Dovrai dunque mantenere la tua strategia aggiornata e, qualora necessaria adattarla.

Ma non modificarla troppo spesso: perderebbe di credibilità.

E ricorda: se sei un Buyer e nella tua azienda non è presente la funzione di Category Management, intraprendere l’iniziativa di creare una strategia potrebbe essere per te un’ottima opportunità per elevare il tuo profilo e contribuire in maniera decisiva allo sviluppo del business della tua azienda.

Benissimo, siamo arrivati alla conclusione di questo articolo.

Facci sapere nei commenti se l’articolo ti è piaciuto e se ti piacerebbe approfondire l’argomento.

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto

Fonti:

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