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Identificazione degli Stakeholder e come gestirli

Partiamo da una domanda: chi sono gli stakeholder e perché è importante gestirli?

Uno stakeholder è un qualsiasi individuo, oppure un gruppo di persone o organizzazione che abbia un interesse, più o meno alto, nei confronti di un progetto, un’attività, un obiettivo di business da te perseguito.

Questi soggetti possono risentire degli effetti delle tue decisioni ed azioni e viceversa.

Possono influenzare notevolmente le sorti del tuo progetto, in quanto essi possono supportarti o, per ragioni specifiche, contrastarti.

Tieni sempre a mente che quando lavori ad un progetto, le parti coinvolte potrebbero essere molte più di quante immagini e, se queste non vengono gestite a dovere, le probabilità del tuo successo potrebbero crollare.

Per gestire al meglio le tue attività quotidiane, ti consigliamo quindi di seguire alcuni semplici ma essenziali passi:

  • identifica gli stakeholder
  • esegui una analisi Interessi-Potere
  • gestisci gli stakeholder per tutta la durata del progetto
  • condividi

Quali sono i rischi di una mancata analisi degli stakeholder?

L’analisi si riferisce in genere a tecniche o strumenti utilizzati per identificare e comprendere le esigenze e le aspettative dei principali interessati, all’interno e all’esterno dell’ambiente del progetto.

È facile intuire dunque che in questa fase risiede gran parte del rischio e della fattibilità del nostro progetto: coinvolgere uno stakeholder ad attività già iniziate, comporta delle difficoltà!

Facciamo un esempio pratico:

Ti è stato affidato un progetto di resourcing di un componente.
Dopo aver analizzato la situazione decidi di spostare la commessa dal precedente fornitore A al nuovo fonitore B.
Nel momento in cui il fornitore B consegna il componente, in fase di controllo qualità emergono numerose anomalie.
Infatti dalle verifiche emerge che il design del componente aveva subito delle leggere modifiche, concordate a voce tra il Fornitore A e il tuo ufficio tecnico, senza che queste venissero apportate sul disegno.

Da questa situazione emergono quindi le seguenti criticità:

  • extra costi di sostituzione o ri-lavorazione dei componenti
  • eventuale revisione di prezzo da parte del fornitore B
  • inevitabili discussioni interne di varia natura inerenti al resourcing

Tutto questo lo avresti potuto evitare se avessi fatto una accurata analisi degli stakeholder, coinvolgendoli tutti fin dall’ inizio.

Come si identificano gli stakeholder?

Possono essere diversi a seconda del progetto che stai avviando o dell’obiettivo che stai perseguendo.

Per essere classificato come stakeholder, la persona o il gruppo deve avere un interesse o un livello di potere rilevante sul progetto.
Dovrai dunque fare uno sforzo per definire tutte le parti che potrebbero essere interessate.

Un suggerimento: in fase iniziale allarga il campo di analisi il più possibile.
Farai sempre in tempo a restringere la cerchia degli Stakeholder, eliminando nelle fasi successive i soggetti che risultano avere basso interesse e potere.

Cos’è una analisi Interessi-Potere?

Una volta che hai creato la tua lista di stakeholder, puoi procedere con la fase successiva, cioè capire il livello di interesse e potere che ogni stakeholder ha sul progetto.

Con livello di potere intendiamo la capacità del soggetto in questione di supportare o bloccare il tuo progetto. Generalmente, più è alto il grado all’interno dell’azienda, maggiore sarà il suo potere decisionale.

Per procedere all’analisi Interessi-Potere ti consigliamo di elencare gli stakeholder in una tabella, o in un foglio di calcolo, indicando i loro interessi chiave, il livello di influenza e la priorità rispetto ad altri stakeholder.

Attenzione: identifica gli interessi tenendo presente il punto di vista degli stakeholder, non il tuo.

Questa fase è difficile poiché gli interessi sono di solito nascosti e potrebbero contraddire obiettivi apertamente dichiarati, ed inoltre potrebbero cambiare man mano che il progetto passa dalla fase iniziale a quella finale.

Se hai dubbi nel completare questa fase, ti consigliamo di parlare direttamente con i diretti interessati e fare loro domande del tipo:

  • Quali sono le tue aspettative per questo progetto?
  • Come questo progetto potrebbe impattare sulle tue attività?
  • Quali stakeholder potrebbero entrare in conflitto con i tuoi interessi?

Una volta che avrai ben chiari gli interessi e il potere che lo stakeholder ha sul progetto, procedi a classificarlo: puoi farlo in maniera molto semplice, con dei simboli positivo (+), negativo (-) o usando una simbologia che più si addice alla tua analisi.
Tieni bene a mente che non tutti gli Stakeholder hanno la stessa rilevanza: dai una priorità a ciascun stakeholder e ai relativi interessi.

Come gestire gli stakeholder?

Figura 1 - Gestione degli Stakeholder
Fig. 1 – Gestione degli Stakeholder

Una volta completata la tua analisi, con tanto di valutazione di interessi e livello di potere per ogni stakeholder, puoi riportare il tutto in un grafico XY, dove:
asse X = livello di interesse
asse Y = livello di potere

In questo modo otterrai quattro quadranti nel tuo grafico che indicano in che modo devi gestire gli stakeholder:

  1. Monitora (quadrante in basso a sinistra).
    Qui gli stakeholder vanno semplicemente monitorati, per vedere se il loro atteggiamento cambia nel tempo, in quanto hanno basso livello di interesse e di potere.
  2. Informa e aggiorna costantemente (quadrante in basso a destra)
    Questi stakeholder vanno mantenuti informati sullo stato del progetto in quanto l’impatto sulle loro attività potrebbe essere rilevante.
  3. Mantieni alta la soddisfazione degli stakeholder (quadrante alto a sinistra)
    Questi stakeholder possono cambiare le sorti del tuo progetto (nonostante abbiano un basso interesse), quindi è bene fare in modo di soddisfare le loro aspettative.
  4. Gestisci con cura (quadrante alto a destra)
    Questi sono senza dubbio gli stakeholder più importanti in quanto, oltre ad avere un elevato interesse sulle sorti del progetto, hanno anche il potere di farlo evolvere o bloccarlo.

Sta a te a questo punto definire la miglior strategia da adottare.

Condividi

Il tuo obiettivo è ovviamente quello di portare a termine il progetto con successo.
Le tue probabilità di successo aumenteranno nel momento in cui inizierai a condividere in maniera del tutto trasparente:

  • obiettivi
  • aspettative
  • risultati

Un ultimo suggerimento:
quando il tuo progetto ha successo, non dimenticarti di celebrarlo con il team condividendo apertamente i meriti.

E tu, in che maniera gestisci i tuoi stakeholder?
Lasciaci un commento!

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto

Fonti:

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