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Come creare presentazioni efficaci nel Procurement

Quante volte ti sei trovato a dover creare delle presentazioni da esporre a stakeholder interni ed esterni, magari anche alla presenza di Management di medio o alto livello?

Creare delle presentazioni efficaci non è semplice, ma è una abilità essenziale per chi lavora nel Procurement.
Come professionista del Procurement infatti, potresti avere necessità di dover presentare uno o più argomenti ad una audience che può essere più o meno esigente, come ad esempio:

  • aggiornare il Management riguardo all’andamento di un progetto
  • illustrare internamente le competenze del parco fornitori
  • richiedere supporto o budget per specifiche situazioni

Qualunque sia l’argomento  da presentare e qualunque sia la tua audience, il tuo obiettivo sarà quello di essere convincente.

Saper comunicare efficacemente è una dote innata per alcune persone. Ma anche per chi non ha questa fortuna, la comunicazione efficace è una caratteristica che può essere costruita e sviluppata nel corso degli anni, tramite corsi specifici e soprattutto facendo tanta pratica.

Ma anche il comunicatore più efficace potrebbe andare in difficoltà senza una buona presentazione da utilizzare a supporto.

In questo articolo, vogliamo condividere le nostre conoscenze riguardo a quelli che sono i principali elementi e caratteristiche che una presentazione efficace dovrebbe avere.

Trama o Storyline

La trama, anche detta storyline, è il punto di partenza di ogni presentazione efficace.

Potrebbe esserti capitato nel corso della tua carriera di assistere a presentazioni dove la trama non era ben studiata, dando vita ad una presentazione poco efficace. Esempi di queste situazioni sono:

mancanza di informazioni chiave (date per scontate)
– o al contrario, troppe informazioni, non rilevanti
confusione nello stile delle slide
confusione nell’ordinamento delle slide, con salti in avanti e indietro o andando addirittura fuori tema

Questi potrebbero sembrare errori banali ma in realtà accadono molto spesso. E più il tema è complesso, più alta è la probabilità di incappare in queste situazioni, col rischio di fare una magra figura agli occhi degli stakeholder.

Per questo è bene tenere sempre a mente che:
una buona trama, o storyline, è la base su cui costruire la tua presentazione efficace.

Come costruire una presentazione efficace?

Figura 1 - gli elementi da valutare per creare una presentazione efficace
Fig. 1 – gli elementi da valutare per creare una presentazione efficace
Le presentazioni non sono tutte uguali, ma per renderle efficaci devi valutare principalmente tre cose: 
  • SCOPO: chiarisci a te stesso e tieni sempre bene a mente qual è lo scopo della tua presentazione. Ad esempio, alcune domande da porsi sono:
    • cosa sto presentando?
    • qual è lo scopo?
    • cosa voglio ottenere
  • AUDIENCE: conosci la tua audience. Il livello di informazioni e le aspettative sono ben diverse a seconda delle persone che hai di fronte e dei ruoli che ricoprono. Quindi, sii consapevole dei seguenti fattori:
    • tipologia di audience: sapere chi parteciperà alla presentazione, conoscendone ruoli e caratteristiche personali ti aiuterà a costruire una presentazione idonea.
    • livello di dettaglio: A seconda della audience che hai di fronte, il livello di dettaglio della presentazione potrebbe essere diverso.
    • convincimento: Nel caso in cui tu stia facendo una richiesta, conoscere la tua audience è fondamentale, per sapere su cosa fare leva per convincerla (credibilità, logica, emozioni, ecc) 
  • STRUTTURA: sapere come strutturare una presentazione è di fondamentale importanza per renderla efficace. Per creare una buona struttura devi:
    • costruire il filo del discorso secondo un principio piramidale (o Pyramid Principle), presentando dunque prima le conclusioni e poi i dettagli
    • strutturare la presentazione in maniera chiara, concisa e leggibile
    • ricordare che le slide sono di supporto alla storia che dovrai raccontare 

Principio piramidale: cosa è e perchè è efficace?

Molte persone hanno la tendenza a presentare le idee con un approccio che va dal basso verso l’alto. Ciò significa partire presentando tutti i fatti e gli argomenti, terminando con la conclusione.

Con il principio piramidale si procede al contrario, partendo da un livello elevato e passare poi a dettagli.
Questo approccio consente al pubblico di comprendere più facilmente la storia o l’argomento.

Inoltre, tieni presente che i leader aziendali utilizzano una modalità di pensiero basata su un quadro generale; quindi, solitamente preferiscono conoscere subito la conclusione prima di analizzare nel dettaglio i dati alla base.

Iniziando dalle conclusioni, vai a creare un punto di riferimento ben preciso ed è meno probabile perdere il filo della propria storia.

Quali sono gli elementi di una presentazione efficace?

Figura 2 - gli elementi essenziali di una presentazione efficace
Fig. 2 – gli elementi essenziali di una presentazione efficace

Ci sono cinque elementi che non dovrebbero mai mancare all’interno di una presentazione efficace:

  • titolo della presentazione: deve essere chiaro ed inequivocabile, in quanto risponde alla domanda “perchè siamo qui?”
  • obiettivi: è buona prassi dichiarare immediatamente gli obiettivi della presentazione, così da settare le aspettative. Questo può essere fatto tramite l’inserimento di un sommario esecutivo.
  • agenda: dedica una slide all’agenda. A volte potrebbe sembrare superflua ma, oltre che aiutarti nella strutturazione della storia, è anche molto utile per dare una anteprima alla audience degli argomenti che verranno trattati e del tempo che necessiteranno.
  • contenuto: questo è il succo della presentazione. Costruisci bene le tue slide, tenendo sempre a mente che il livello di dettagli dipende da chi hai di fronte. Devi essere sicuro che nel contenuto ci siano tutte le informazioni rilevanti per l’audience, che sono lì con una unica grande domanda: “cosa vuoi dirmi?”
  • richiesta e prossimi passi: una volta conclusa la parte del contenuto, è il momento di ribadire la tua richiesta (se ce n’è una) e definire i prossimi passi da intraprendere con le dovute tempistiche.

Come creare delle slide leggibili ed efficaci?

Figura 3 - linee guida per creare presentazioni efficaci
Fig. 3 – linee guida per creare presentazioni efficaci
La leggibilità delle slide è molto importante per il successo di una presentazione. 
Per rendere le slide efficaci ci sono alcune linee guida da tenere presente: 
  • i titoli delle slide sono estremamente importanti: è la prima cosa che verrà letta nella tua presentazione. Fai in modo:
    • che il messaggio sia forte e chiaro, oltre che coinciso
    • che il titolo deve essere rilevante ed interessante
    • di usare un linguaggio attivo e fai in modo di esprimere un punto di vista
    • che i titoli delle varie slide, lette in maniera consecutiva, generino un messaggio unico ed importante 
  • il contenuto delle slide deve essere chiaro, leggibile e coinciso: oltre alla struttura stessa della slide, anche il linguaggio gioca una parte importante. Alcuni suggerimenti:
    • non scrivere tutto, ma solo le frasi chiave. Ricorda che le slide sono a supporto, ma devi essere tu a raccontare la storia
    • usa un linguaggio attivo. Aiuta a mantenere il pubblico partecipe
    • usa un linguaggio positivo, anche se stai consegnando un messaggio negativo. Ad esempio: al posto di dire che il fornitore sta performando male, potresti dire che abbiamo una grande opportunità di miglioramento. Questo approccio aiuta a mantenere la conversazione su toni positivi e collaborativi
    • elimina le ridondanze e accorcia le frasi
    • usa template e formattazione appropriati e mantienili: ad esempio lo stesso font in tutta la presentazione e limite le varianti dovute a grassetto, corsivo e dimensioni del carattere
  • via libera a grafici, tabelle ed animazioni, che possono agevolare la lettura. Ma con delle regole:
    • non appesantire troppo le slide forzando l’aggiunta di questi elementi se non c’è spazio a sufficienza
    • questi elementi, se utilizzati, devono essere leggibili e comprensibili: evita di usare grafici o tabelle che potrebbero creare confusione, ed elimina tutte le informazioni non rilevanti
    • le animazioni sono molto utili per alleggerire le presentazioni. Stai attento però a quale tipo di animazioni vuoi usare. Pensa sempre al tipo di audience che avrai davanti
 
Qualche ultimo consiglio: 
riserva del tempo per la revisione e perfezionamento della presentazione. Potresti anche chiedere aiuto a qualche collega per aiutarti ad individuare errori. 
 
Ricordati ancora che sarai tu ad andare in scena e che conoscere molto bene l’argomento non da la garanzia di presentarlo in maniera efficace ad un pubblico. 
Dunque dedica il giusto tempo a preparare te stesso, oltre che le tue slide
 
Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.  
Facci sapere nei commenti se anche tu ti trovi spesso alle prese con delle presentazioni e se usi un approccio diverso per renderle efficaci. 
  
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,  
segui Buyer’s Line!  
A presto 

Fonti:

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