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QLTCS: l’evoluzione dei KPI

Il mondo degli acquisti, inteso come organizzazione aziendale, è in continua evoluzione così come i KPI, che ne rappresentano una delle massime espressioni di progresso e sviluppo.

Come già evidenziato in alcuni dei nostri articoli, i KPI sono uno dei principali strumenti attualmente utilizzati dai Buyer.

Fra gli indicatori più conosciuti e diffusi possiamo identificare quelli relativi a performance:

  • logistiche
  • qualitative
  • dedicate al cost saving

Questi parametri sono oggettivi, facilmente misurabili ed hanno un impatto diretto ed immediato sul TCO (Total Cost of Ownership, di cui abbiamo parlato in uno dei nostri precedenti articoli).

Con queste misurazioni, come Buyer, hai effettivamente una buona visione di come un fornitore sta performando, potendo così identificare lacune da colmare ed opportunità su cui lavorare per ottenere un miglior risultato (cercando di centrare i tuoi target).

I KPI così come li conosciamo sono sicuramente molto utili per apportare miglioramenti nel breve/medio periodo.

Ma come auspichiamo, i professionisti del Procurement (che siano Buyer/Category Manager/ecc..) sono e saranno sempre più coinvolti nella elaborazione di strategie di acquisto a lungo termine.

Figura 1 - QLTCS: strumento di valutazione
Fig. 1 – QLTCS: strumento di valutazione

Per allargare la tua visione, devi guardare non più solo alle performance annuali, passate o future, ma bensì pianificare, insieme ai tuoi fornitori di riferimento, i prossimi 5-10 anni tenendo conto, solo per citarne alcune:

  • delle strategie aziendali
  • delle possibili sfide imposte dalla geo-politica
  • degli stringenti parametri ambientali
  • delle nuove tecnologie

Questo approccio ti richiederà un notevole sforzo al fine di valutare il tuo parco fornitori sotto ogni aspetto: operativo, tattico e strategico.

Ma se KPI operativi non sono sufficienti, come posso fare una valutazione ad ampio raggio?

La risposta è: QLTCS, dall’acronimo inglese:

Quality: qualità
Logistics: logistica
Technology: tecnologia
Cost: costi
Sustainability: sostenibilità

Il QLTCS è un concetto che sta prendendo piede all’interno delle grandi aziende (soprattutto all’estero), e nel prossimo futuro possiamo aspettarci che questo diventi il nuovo standard di valutazione dei fornitori.

Fai però attenzione!
il QLTCS non rimpiazza i classici KPI, bensì li integra e li fa evolvere affinché si completi il quadro del fornitore visto dal Buyer in ottica lungo termine.

Perchè è importante per le aziende sviluppare i KPI attraverso il concetto di QLTCS?

Ogni azienda (grande e non) ha, o quantomeno dovrebbe avere, dei piani (presumibilmente di crescita) a lungo termine come, ad esempio:

  • introdurre nuovi prodotti,
  • ampliare o creare nuove sedi in altri Paesi
  • ridurre impatto ambientale
  • aumentare volumi di vendita

Qualunque sia la strategia della tua azienda, il Procurement deve contribuire in maniera attiva al raggiungimento degli obiettivi.
Per fare ciò non puoi limitarti a valutare i KPI che monitorano le prestazioni passate.
Come buyer devi essere ben consapevole dei piani aziendali a lungo termine e verificare che il tuo parco fornitori sia allineato ed in grado di supportarne l’esecuzione.

Quali tematiche toccano i QLTCS, e chi ne è responsabile?

Fig. 1 – le aree di interesse della valutazione QLTCS

Il QLTCS, come si può facilmente desumere dalla traduzione, tocca diverse tematiche:
Qualità, Logistica, Tecnologia, Costi, Sostenibilità.

Essendo tale valutazione puramente orientata verso il fornitore e legata a doppio filo con la strategia acquisti, è il Buyer ad essere responsabile del QLTCS.

Come buyer dovrai dunque garantire la qualità delle informazioni contenute in esso, l’esecuzione ed il mantenimento dello stesso, facendo sì che le valutazioni siano aggiornate periodicamente.

Non sarai però l’unica figura in gioco: per tematiche come qualità, logistica, tecnologia, costi e sostenibilità, sarà necessario coinvolgere e farsi supportare da colleghi dei rispettivi dipartimenti che abbiano le dovute competenze e che conoscano le rispettive roadmap.

Cosa bisogna considerare quando si esegue una valutazione legata ai QLTCS?

Il concetto cardine e fondamentale è la strategia aziendale a lungo termine.

In primis comprendi appieno ciò che devi realizzare.
Il passo successivo comporta la valutazione di come il tuo fornitore è strutturato e soprattutto se è pronto per sostenere questo percorso oppure, se ci sono delle azioni da intraprendere per futuri miglioramenti.

Nota bene, non stiamo parlando di azioni correttive, in quanto ci stiamo focalizzando su ciò di cui abbiamo bisogno a lungo termine: un fornitore che è idoneo oggi, potrebbe essere in difficoltà in futuro, se non adeguatamente preparato.

Va da se che queste valutazioni che guardando ad un orizzonte di lungo/lunghissimo periodo, non sostituiscono le valutazioni dei classici KPI e le relative azioni correttive, da intraprendere nel breve/medio termine, che comunque rimarranno una parte importante dell’attività del buyer.

Come si esegue una valutazione dei KPI QLTCS?

Figura 3 - Individuazione delle fasi fondamentali per la valutazione dei KPI QLTCS
Fig. 3 – Individuazione delle fasi fondamentali per la valutazione dei KPI QLTCS

Iniziamo col dire che le valutazioni non sono standard: a seconda del tipo di business della tua azienda, le varie tematiche potranno essere affrontate in maniera differente.

Inoltre ti ricordiamo, come detto in precedenza, che il QLTCS integra i classici KPI.
Per ogni tematica QLTCS, bisogna quindi definire una serie di domande da porre al fornitore.

Ogni azienda, ed in questo caso ogni ente preposto alla definizione del QLTCS, deve essere in grado di identificare le più corrette.

Le domande possono spaziare dalle più generiche, utilizzate generalmente durante gli audit , a quelle più tattiche e strategiche di lungo periodo.

Per ogni domanda è necessario definire il criterio minimo richiesto al fornitore, per essere in linea con i tuoi obiettivi aziendali.
Questa parte è di estrema importanza: bisogna dare al fornitore dei target realistici ed in linea con ciò che vogliamo effettivamente realizzare.

Inoltre il fornitore deve effettuare una auto-valutazione, fornendo risposte veritiere e possibilmente materiale a supporto.

Da qui inizia la fase successiva di revisione da eseguire insieme al fornitore.

Dovrai decidere quali sono gli argomenti su cui iniziare eventualmente a lavorare per garantire un allineamento con le tue strategie (ad esempio audit specifici potrebbero essere necessari).

La valutazione QLTCS, come anticipato, si inserisce perfettamente all’interno della pianificazione delle Category Strategy al fine di comprendere bene lo stato attuale del tuo parco fornitori e di come questo si colloca nella nostra strategia a lungo termine.

Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.

Facci sapere nei commenti se anche tu utilizzi i KPI QLTCS per una valutazione completa dei tuoi fornitori!

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto

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