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Emergenze e ufficio acquisti: la gestione delle priorità

Ogni giorno ti ritrovi a gestire decine di emergenze interne ed esterne all’azienda?
Di tutte le attività che avevi prefissato di portare a termine, all’inizio della giornata, non è stata completata neanche una?
Nelle gestione delle tue attività quotidiane ti sono stati assegnati differenti suffissi alla parola urgente (stra/iper/ec..)?

Se hai risposto sì ad una o a tutte le precedenti domande (che avremmo potuto implementare all’infinito), significa che ti stai avvicinando pericolosamente a quella linea di demarcazione netta che separa l’ufficio acquisti da centro nevralgico di profitto a centro “mission impossible”!

Riuscire a tamponare decine di situazioni emergenziali al giorno, nonostante la momentanea gratificazione, non aiuterà a crescere né te né tantomeno la tua azienda.

Ricordati che le emergenze, sono definite tali, in quanto non si presentano in maniera cadenzata e ripetitiva ma solo in casi eccezionali e per determinate cause o obbiettivi.

Potrà capitarti di riuscire a dirimere degli imprevisti almeno una volta nella tua vita, ma se ti succede tutti i giorni significa che qualcosa (e forse anche di più) non sta andando come dovrebbe!

Le forti resistenze che puoi trovare all’interno della tua realtà lavorativa potrebbero portarti a pensare che lasciarti trascinare dalla corrente dell’incertezza giornaliera è l’unica soluzione, ma non è così.

Per aiutarti in questa difficile impresa, noi di Buyer’s Line abbiamo pensato ad un breve prontuario per darti la giusta motivazione al cambiamento.

Emergenze e ufficio acquisti: i 5 punti fondamentali per gestirla

Figura 1 - Le 5 tappe fondamentali per gestire al meglio le urgenze
Fig. 1 – Le 5 tappe fondamentali per gestire al meglio le urgenze
  1. Allineati al Top Management: saving, crescita sostenibile, mitigazione del rischio, qualità, ecc..
    individua l’asset principale e concentrati su quello. In questo modo i tuoi risultati avranno maggiore rilevanza
  2. Identifica gli Stakeholder interni: non seguire chiunque entri sbraitando nell’ufficio. Solo determinate persone possono avanzare richieste e seguendo una scala gerarchica. Fatti rispettare
  3. Sviluppa strategie: cerca di portare avanti dei processi automatici, condivisi da tutte le parti interessate, per ridurre le tempistiche di gestione attività.
  4. Seleziona i giusti partner: confrontati con gli altri enti aziendali identificando i migliori riferimenti che possano supportarti nelle tue analisi.
  5. Adotta degli indicatori di prestazione: anche se non sempre piace, monitorare le tue prestazioni può essere un ottimo strumento per capire se la strada intrapresa è quella corretta.

Nessun top management è indifferente ai risultati e goccia dopo goccia potrai far valere la tua efficienza e quella dell’intero ufficio.

Non aver paura di cambiare strategia nel caso quella attuata non risulti vincente.

E a te è mai successo di trovarti a spegnere solo incendi?
Facci sapere nei commenti la tua personale esperienza!

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto

Fonti:

– CIRTUO: https://cirtuo.com/everybody-loses-if-procurement-is-a-fire-department/

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