Certamente il procurement per commessa è una delle gestioni più sfidanti in ambito supply chain.
Oltre ad elevate ed importanti competenze specifiche, inerenti alle differenti classi merceologiche in acquisto, per essere buyer è necessario possedere molte di quelle che oggi vengono definite soft skill.
Infatti, mai come in quest’ambito, bisogna essere reattivi e proattivi nel cogliere le opportunità del momento e le occasioni che il mercato ci mette a disposizione.
Questo perché le barriere d’ingresso possono essere meno impattanti e, ad esempio, i tempi di reazione alle richieste di un determinato cliente possono diventare un fattore discriminante nel raggiungimento di un obbiettivo comune.
Cerchiamo quindi di capire come l’ufficio acquisti può affrontare questa sfida.
Non perdiamo altro tempo, iniziamo!
Procurement per commessa: cosa significa?
Quando un ufficio acquisti lavora a commessa ogni attività, strategica o di approvvigionamento, è volta a soddisfare le esigenze di uno specifico prodotto, opera o servizio, richiesto da un determinato cliente.
Il che significa che tutte queste richiese potrebbero non essere ripetibili in futuro, con i conseguenti rischi dovuti ad una eventuale sovraproduzione!
Il Procurement dovrebbe quindi rispettare scupolosamente i budget definiti nel documento di commessa, che viene redatto in fase di stipula contrattuale e che deve essere discusso con il Project Manager.
Con le opportune analisi però, anche in questo specifico settore, si possono creare delle ottimizzazioni.
Procurement per commessa: come gestire il budget
La via principale è quella di analizzare e preventivare correttamente quanto richiesto offrendone la giusta e corretta marginalità.
Per fare questo però puoi avvalerti di un piano strategico!
Eccoti i passaggi fondamentali:
1) Analisi ABC: sia per i codici di acquisto che per le commesse di vendita
2) Estrapolazione codici A /commesse A: incrociando i precedenti dati
| COMMESSA/PRODOTTI | A | B | C |
|---|---|---|---|
| A | A-A | A-B | A-C |
| B | B-A | B-B | B-C |
| C | C-A | C-B | C-C |
3) Analisi gruppo A/A: commesse ripetitive con elevato impatto sul fatturato
Ma perché analizziamo solo questo gruppo?
Partendo dal presupposto che il tuo tempo sia limitato, dovrai concentrati sui codici che sono maggiormente impattanti a livello di fatturato.
Sicuramente molti degli altri codici, presenti nella TAIL SPEND , saranno delle varianti di questi e potranno essere inglobati con delle opportune analisi, fatto salvo per le eccezioni.
Ma come analizziamo questo gruppo?
1) imposta dei driver che possano definire i vari componenti come, ad esempio classe merceologica, materiale dimensioni, tipologia di lavorazioni e varie ed eventuali
2) attraverso il confronto continuo con ufficio commerciale e ufficio tecnico ottieni la standardizzazione del maggior numero di prodotti.
Se non la ottieni completamente, parzializzala (ad esempio uniformando il materiale, ecc..).
In questo modo anche i prodotti “ad hoc” realizzati magari per un unico cliente saranno comunque classificabili attraverso uno o più driver.
3) rendi i fornitori specifici! Specialmente quando lavori a commessa diventa fondamentale inviare e ricevere velocemente le risposte a richieste di offerta. Per velocizzare questo processo e la successiva messa in produzione dovrai avvalerti di fornitori specializzati e pronti nella preventivazione rapida e realizzazione di determinati prodotti.
Procurement per commessa: come ridurre le tempistiche?
Un altro tassello fondamentale di questa attività sono le tempistiche.
Per comprendere al meglio cerchiamo di suddividere le fasi del processo di acquisto.
- Da Rda ad Ordine
Per ridurre il più possibile questa fase devono essere innanzitutto automatizzati i processi.
Come buyer inoltre dovrai pretendere il coinvolgimento nella fase iniziale del progetto, almeno per i particolari più complessi in modo da anticipare eventuali colli di bottiglia.
Per quanto riguarda ritardi di risposte dei fornitori e/o lungaggini dovute alla contrattazione, questi devono essere ridotti dalla specificità (come anticipato nel punto 3 del precedente paragrafo).
- Approvvigionamento degli ordini
In questa fase devi concentranti su due aspetti: quelli interni e quelli esterni.
Internamente devi prestare attenzione alla parametrizzazione del gestionale (lead time, scorte, punto di riordino, lotto di acquisto, ecc..) e assicurarti la corretta ricezione dell’ordine.
Esternamente devi confrontarti con il fornitore per assicurati, ad esempio, che abbia:
- ricevuto tutte le informazioni
- la corretta capacità produttiva
- la materia prima
- un eventuale previsionale congruo alla richiesta
- Caricamento degli ordini
Può sembrare banale ma questa fase può, in alcuni casi, riservare alcune criticità.
Mancanza di documentazione e disallineamenti fisici e contabili possono essere all’ordine del giorno.
In questo caso, purtroppo, l’ufficio acquisti può essere chiamato in causa per dirimere la situazione.
Prevenire queste situazioni attraverso procedure collaudate ti aiuterà sicuramente a raggiungere il tuo obbiettivo!
Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione.
Se vuoi approfondire alcuni aspetti delle aziende che lavorano a commessa, noi di Buyer’s Line ti consigliamo questa lettura:
– Lean production per le aziende a commessa. Gestione e ottimizzazione
Facci sapere nei commenti se ti è capitato o se lavori tutt’ora in un procurement a commessa e qual è la tua personale esperienza.
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– SISTEMA BIBLIOTECARIO ATENEO: https://etd.adm.unipi.it/t/etd-01092021-104731/