Comunicare con il nostro parco fornitori, sia che il rapporto di collaborazione sia in essere o in divenire, non è così semplice come può sembrare. Chi lavora nell’ufficio acquisti lo sa bene.
La tendenza comune, di coloro che non sono coinvolti in questo tipo di rapporto lavorativo (buyer-fornitore), è quella di pensare che il buyer sia sempre e in qualsiasi momento, in una posizione favorita e di potere rispetto al fornitore.
Non è assolutamente così!
Pensiamo solo a cosa può significare chiudere un rapporto di fornitura in modo “improvviso”. Già, un grosso problema!
Oggi vediamo insieme quindi, qual è, secondo noi, il giusto modo di comunicare con fornitori che segui.
Non perdiamo altro tempo, iniziamo!
Le cose da fare quando comunichi con i fornitori
Come abbiamo appena detto, il dialogo e la comunicazione efficace con il fornitore, sono fondamentali per chi lavora all’interno dell’ufficio acquisti.
Anche in questo caso, come per altri nostri articoli passati, abbiamo individuato, basandoci sulla nostra personale esperienza, alcuni aspetti (cosa da fare) essenziali ad una comunicazione di successo.
Vediamoli insieme!
- Fornisci sempre tutte le informazioni essenziali – è molto importante comunicare sempre e in modo “ordinato” tutti i dati e le informazioni necessarie e utili al fornitore. Evitando inutili ricerche, con associati malumori, del fornitore, ne gioveranno anche le tempistiche oltre al tuo rapporto con lui.
- Rispetta il lavoro altrui, sempre! – senza l’operato del tuo parco fornitori, tu non potresti raggiungere gli obbiettivi che la tua azienda ti ha dato. Questa è una verità! Proprio per questo motivo è fondamentale far capire a chi hai di fronte che apprezzi e valorizzi il lavoro che svolge e la sua realtà lavorativa.
- Mantieni le promesse – la tua parola deve essere mantenuta. La fiducia si instaura anche e soprattutto così, non dimenticarlo. Se la situazione che devi affrontare non ti consente di fare promesse o peggio ancora, di non rispettare quelle date, avvisa tempestivamente il tuo fornitore.
- Mantieni toni pacati – anche quando la trattativa o la comunicazione, di qualsiasi genere, si fa più complessa, non eccedere con alzate di voce o parole fuori luogo: si tratta di affari e mantenere i nervi saldi è l’unico modo per raggiungere gli obbiettivi, per entrambe le parti.
- Collabora – renditi disponibile a trovare nuove soluzioni, a cercare il punto in comune e a fornire informazioni utili, qualora ti vengano richieste o tu ritenga siano necessarie.
- Proponi – non stare sempre “in attesa”, fa vedere ai tuoi fornitori che il tuo atteggiamento nei loro confronti è proattivo: anche i fornitori faranno lo stesso con te!
Gli errori da evitare assolutamente nel comunicare con i fornitori
Dopo aver visto cosa si deve fare, vediamo cosa NON fare nel comunicare con i fornitori. Anche qui, abbiamo attinto alla nostra esperienza professionale, ma ricordati che siamo sempre aperti e curiosi di conoscere opinioni differenti.
Dicci la tua! Commenta, qui sotto, cosa ne pensi. Ci farebbe molto piacere conoscere la tua esperienza.
Ora, tornando agli errori da non commettere, proviamo ad elencare quelli più “importanti”.
- Non prendere decisioni affrettate – la calma è la virtù dei forti e il sapere riconoscere i giusti tempi ti eviterà di incappare in errori, potenzialmente anche molto gravi. Confrontati con il fornitore e cercate insieme eventuali soluzioni.
- Non mentire – se pensi che la furbizia stia nel mentire alla tua catena di fornitura, sappi che ti stai sbagliando. Ricordati che stai parlando con professionisti del settore!
- Evita di allarmare inutilmente – le urgenze esistono e devono sicuramente gestite con le giuste tempistiche ma evita assolutamente di lanciare allarmi, non davvero necessari, solo per “accorciare” i tempi: non funziona ed inoltre si compromette il rapporto di fiducia!
- Non portare la discussione a livelli personali – non dimenticarti mai che si parla sempre e solo di lavoro, se tu o la tua controparte, dimenticate questo aspetto, la collaborazione lavorativa viene automaticamente meno.
La lista del ” fare e non fare” potrebbe essere molto più lunga, ma sicuramente la sensibilità e l’esperienza aiutano ad affinare la tecnica. Ricordati però di queste semplici ma fondamentali indicazioni: siamo certi che anche se possono sembrarti scontate in realtà ti faranno fare i giusti ragionamenti e magari apportare qualche piccola modifica nel tuo operato. Anche questo significa crescere professionalmente!
Se l’argomento ti appassiona e vuoi saperne di più noi abbiamo pensato di suggerirti una serie di libri dedicati all’argomento:
Supply chain management. La gestione di processi di fornitura e distribuzione
Strategie e performance della gestione responsabile dei fornitori
Comunicazione Persuasiva
Non potevamo, infine, non consigliarti anche un corso dedicato alla comunicazione:
Comunicazione efficace: il corso fondamentale
Molto bene e anche per questo articolo siamo arrivati alla conclusione. L’argomento trattato è sicuramente delicato e non semplice ma speriamo di averti fornito le corrette informazioni per stabilire con il tuo parco fornitori una comunicazione efficace!
Facci sapere nei commenti cosa ne pensi e se hai qualche suggerimento in merito a questo argomento.
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!
A presto