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Il sollecito dei fornitori

Iniziamo subito dicendo che una corretta e rispettosa pianificazione a monte dei bisogni della catena di fornitura non dovrebbe prevedere il sollecito dei fornitori.

Chiaramente stiamo parlando di un mondo ideale nel quale non sono contemplati, ad esempio:

  • shortage
  • lead time sottodimensionati
  • sovra capacità
  • inefficienze interne ed esterne all’azienda

Con questo articolo però non vogliamo analizzare in maniera strutturata le problematiche a monte dei vari processi, ma dare dei piccoli suggerimenti a chi, ogni giorno, cerca di portare a casa i pezzi necessari a soddisfare le esigenze di produzione e di vendita.

Considerando infatti la situazione delle piccole/medie imprese è importante aiutare concretamente chi deve affrontare operativamente queste problematiche.

Non perdiamo quindi altro tempo, iniziamo!

Il sollecito fornitori è sempre necessario?

No! Sgombriamo subito dalla tua mente ogni dubbio.

Gli scenari aziendali possono mutare molto velocemente ed è quindi essenziale verificare che le richieste siano sempre conformi alle esigenze produttive.
Potresti ritrovarti a portare a casa molto materiale, che improvvisamente non risulta più urgente, o addirittura potrebbe essere posticipato.

Ti consigliamo quindi di crearti una tua routine di aggiornamento interno, per essere sempre allineato con il reparto produttivo (lavorazione/montaggio) in modo da non “sprecare” inutilmente le energie mentali, preziosa risorsa all’interno dell’ufficio acquisti!

Per aiutarti a ricordare può essere utile utilizzare Outlook per impostare delle ricorrenze o delle riunioni.

Se credi di non avere le giuste competenze noi di Buyer’s Line abbiamo pensato di consigliari questo corso:

– Outlook versioni 2013 e 2016: il Corso Fondamentale

Quali sono le giuste modalità di un corretto sollecito fornitori?

Fig.1 - Le 4 regole per un sollecito fornitori efficace
Fig.1 – Le 4 regole per un sollecito fornitori efficace

Come al solito non esiste una ricetta giusta per tutti!

Possiamo però indicarti i 4 punti fondamentali che ti permetteranno di trascorrere con maggiore serenità le tue giornate lavorative.

1) Conosci la materia

Sembra un concetto banale, ma in realtà è fondamentale e dev’essere la base di tutto il tuo piano operativo.
Essere un sollecitatore richiede ottime doti di resilienza e resistenza allo stress (a tal proposito ti consigliamo la lettura di un nostro vecchio articolo) e queste devono essere supportate da un base di conoscenza delle classi merceologiche.
Chiaramente essere in ritardo con una vite commerciale non può avere la stessa criticità di una scheda elettronica!

2) Invia scadenziari

Imposta, attraverso dei report automatici del gestionale o tramite Excel, gli invii dei portafogli ordini con una scadenza di invio riferita alla classe merceologica di appartenenza.
Non tutto ciò che viene acquistato ha lo stesso lead time e la stessa complessità di produzione.
Questa attività, a carattere preventivo, ti permette di verificare che tutti gli ordini siano stati correttamente recepiti, anticipando eventuali problematiche.
La creazione di una routine, anche se in un primo momento potrebbe non essere facilmente recepita, ti consentirà di risparmiare tempo successivamente.
Ci vuole costanza e determinazione nell’educazione di questa pratica!

3) Esponiti quando è necessario

Che sia una mail, una chiamata, o una visita al fornitore ( a seconda della criticità), assicurati che avvenga in maniera precisa e che venga utilizzata con la giusta frequenza.
In merito a questo punto due aspetti sono fondamentali:

  1. la conoscenza del fornitore: in modo da capire il reale potere commerciale che si può (e volte si deve) esercitare
  2. la reale urgenza della richiesta

Non muoverti mai senza avere ben chiari questi due concetti!
Nel caso di una mail ricordati sempre di:

  • identificare chiaramente e sinteticamente l’oggetto
  • utilizzare diciture che richiamo l’urgenza (solo e soltanto se reale per non perdere credibilità)
  • fare riferimento ad eventuali precedenti richieste (per non perdere la storicità)
  • identificare il motivo del sollecito

Ti ricordiamo ancora una volta, nel caso ne avessi necessità, che Buyer’s Line ti consiglia questo corso:

– Outlook versioni 2013 e 2016: il Corso Fondamentale

4) Fai escalation!

Se la natura della problematica ti sembra estremamente impattante, non esitare a fare riferimento al tuo responsabile.
Ricordati che questo non significa non essere riuscito ad ottenere risultato, ma anzi che hai fatto estremamente bene il tuo lavoro, evidenziando tempestivamente una problematica impattante sulle dinamiche aziendali.
Il potere persuasivo di chi ha un livello più alto è sicuramente superiore al tuo!

Molto bene, anche con questo articolo siamo arrivati alla fine!

Facci sapere nei commenti se anche a te è capitato in passato di sollecitare il parco fornitori e con quali tecniche e risultati!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la line dell’acquisto efficace,
segui Buyer’s Line!

A presto

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