Ansia?
Frenesia?
Stress?
Se provi queste sensazioni, ogni volta che ti appresti ad accendere il computer, molto probabilmente stai sprofondando nella trappola della non corretta gestione delle mail aziendali.
Questa situazione può impattare fino al 40%, nei casi più estremi, sulle attività settimanali di un professionista, svalutandone in maniera significativa gli obbiettivi prefissati.
Una mala gestione delle mail si traduce infatti in:
- mancanza di tempo
- esaurimento di energie mentali
- ridotta produttività
- poca lucidità nel gestire contesti di criticità
All’interno di un ambito lavorativo nel quale si ricevono, mediamente, oltre cento mail giornaliere, devi considerare questa tematica come una priorità, per migliorare tutti gli aspetti inerenti la tua vita professionale e non solo.
Infatti, una migliorata percezione della realtà lavorativa ti permette di affrontare, con maggiore serenità, anche la sfera che abbraccia l’ambito personale.
Per questo motivo abbiamo pensato di darti uno spunto, che ti consenta di affrontare al meglio questa tematica.
Eccoti allora cinque punti per dare una svolta alla gestione delle mail, che ti aiuteranno a riappropriarti del tuo tempo lavorativo!
1- Utilizza delle regole
È importante incanalare il flusso!
All’inizio avvertirai una piccola resistenza mentale che dovrai bypassare.
Indirizzando automaticamente le mail nelle giuste cartelle riduci lo spreco di tempo per lo smistamento e sei in grado di suddividere visivamente le priorità emergenziali.
2- Elimina la posta indesiderata
Il disordine crea confusione!
Durante la giornata ricevi una quantità importante di mail spazzatura.
Eliminale immediatamente, in questo modo eviti di cadere nella trappola della disperazione.
3- Crea modelli per risposte automatiche
Il tempo è denaro!
RFI, RFQ, RFP, RFT sono solo una piccola parte di tutte le richieste che invii ogni giorno.
Molte di queste richieste però possono essere standardizzate in modo da essere inviate in maniera massiva e con molta più rapidità.
Tieni una lista pronta all’interno delle tue bozze!
4- Inserisci dei blocchi temporali
Programma le tue attività!
Tranne in rari casi quello che adesso è urgente può essere tranquillamente gestito nel flusso della normale produttività (se così non fosse il problema sarebbe sistematico e ad un livello aziendale più profondo).
Proprio per questo motivo ti consigliamo di inserire dei blocchi per la ricezione delle mail, che ti consentano di verificarla solo in determinati lassi di tempo durante la giornata.
5- Utilizza il calendario
Dimenticarsi è un attimo!
Molte volte devi affrontare situazioni complicate che richiedono più di una sola mail per essere risolte. In questo caso segnarti le dead-line sul calendario ti aiuterà a ricordati l’argomento e potrai spostare la mail dal flusso fino a tale data.
Chiaramente questi sono degli spunti ma se vuoi attuare una gestione delle mail efficace devi essere imparare a padroneggiare lo strumento!
Per questo motivo, noi di Buyer’s Line, ti vogliamo consigliare questi due corsi che miglioreranno sicuramente l’usabilità:
– Outlook versioni 2013 e 2016: il corso fondamentale
– Corso di produttività con Outlook (Devi creare il link per questo corso)
Molto bene, con questi consigli prova ad evitare di farti dettare l’agenda del giorno dalla ricezione delle mail!
Facci sapere nei commenti quanti mail ricevi ogni giorno ed il tuo personale approccio a questa tematica!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– Rockcontent: https://rockcontent.com/blog/email-management/
– Themuse: https://www.themuse.com/advice/managing-inbox-tips-real-people-get-hundreds-emails
– Mindtools: https://www.mindtools.com/a8q692p/managing-email-effectively