Le non conformità rappresentano il mancato rispetto degli standard qualitativi stabiliti dalla propria azienda e implementati, in fase di ordine, da parte dell’area Purchasing dell’ufficio acquisti.
Attraverso le conferme d’ordine i fornitori accettano in toto queste specifiche, che potrebbero anche essere incorporate da un capitolato ad hoc.
Con l’emissione di una non conformità l’azienda emette un documento per la mancata soddisfazione di uno o più requisiti inerenti, ad esempio, un prodotto, un processo o un servizio, che possono essere rilevati in due ambiti specifici dell’azienda:
- all’interno: in area accettazione e montaggio
- all’esterno: attraverso i reclami dei clienti
Un ufficio acquisti, che vuole tendere al miglioramento continuo e all’efficienza, non può prescindere dall’implementare un corretta gestione delle non conformità.
Ma per quale motivo?
Potresti erroneamente pensare che gestire la qualità sia una perdita di tempo che non comporta alcun beneficio o che sia un’attività ad esclusivo appannaggio dell’ente qualitativo.
Niente di più sbagliato!
Attraverso i precedenti articoli sui processi di acquisto, come ad esempio le analisi TCO , dovresti aver già imparato che il solo costo non può definire la linea di approvvigionamento di un Procurement strategico.
Proprio per questo motivo i processi di non conformità ti aiuteranno:
- a ridurre l’incidenza dei costi di gestione – analizzando le problematiche potrai intervenire a priori sui processi confrontandoti con i fornitori, riducendo i tempi ed i costi di gestione all’interno dell’azienda
- a migliorare le forniture – potrai indirizzare i prodotti in maniera più specifica, analizzando i dati sulle non conformità attraverso report puntuali.
- a crescere come buyer – gli errori rappresentano la strada dolorosa ma necessaria per la crescita professionale. Alcune volte, attraverso le non conformità, potresti capire di aver sbagliato ad indirizzare una determinata fornitura e imparare quindi dall’errore.
- a recuperare i costi nascosti – definire un costo di gestione delle non conformità permetterà all’ente e alla società di rientrare di determinate spese accessorie.
- ad aumentare l’efficienza dei fornitori – utilizzare report di controllo, da inviare regolarmente ai fornitori e da implementare alla gestione delle non conformità, aiuterà a far crescere il tuo parco fornitori.
Le non conformità non devono quindi essere viste come un’attribuzione di colpa, ma come uno strumento per analizzare le cause profonde di una determinata deviazione, evitando il ripetersi della stessa.
Ma come si implementano correttamente le non conformità all’interno dell’ufficio acquisti?
Un corretto iter di implementazione delle NC dovrebbe prevedere:
- l’apertura di una segnalazione da parte dell’ufficio qualità
inserimento del prodotto oggetto della segnalazione (codice, descrizione, lotto, ecc..), con la descrizione del difetto e il numero delle parti non conforme. Richiesta delle analisi delle cause e delle azioni correttive. - la gestione della segnalazione da parte dell’ufficio acquisti
conferma del costo di gestione della non conformità, emissione dell’eventuale nota di debito o nota di credito, emissione dell’eventuale ordine di ripristino. - la gestione della segnalazione da parte del fornitore
accettazione o meno della non conformità, compilazione delle cause e dell’azione correttiva ed eventuale ripristino del lotto non conforme appoggiandosi sull’ordine di ripristino. - la gestione della risposta da parte dell’ufficio acquisti
verifica a livello di costi - la gestione della risposta da parte dell’ufficio qualità
verifica delle risposte per le cause e le azioni correttive.
Infine bisognerà verificare l’efficacia delle azioni correttive e preventive implementate attraverso le nuove forniture.
Ora dovrebbero esserti chiari i benefici dell’introduzione di una corretta gestione delle non conformità.
E tu gli hai già implementati all’interno della tua azienda? Segnalacelo nei commenti!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– QIA: https://www.qi-a.com/a-comprehensive-guide-to-non-conformance-reporting-ncr
– OPTA: https://www.opta.it/operations-management/non-conformita
– SISTEMI E CONSULENZE: https://www.sistemieconsulenze.it/procedura-delle-non-conformita/