Che cos’è il lead time?
La domanda può sembrare provocatoria, ma molte volte è nelle cose più semplici che si nascondono le peggiori insidie.
Il lead time (tempo di consegna) è da sempre uno dei tre pilastri fondamentali nelle logiche aziendali, insieme al costo e alla qualità, e può diventare un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza diretta.
Utilizzando una definizione generale possiamo definire il lead time come:
“il tempo di attraversamento o di risposta necessario ad un’azienda per soddisfare la richiesta di un cliente”.
In altre parole, questo parametro si riferisce all’intervallo di tempo tra l’inizio ed il completamento dell’attività di approvvigionamento dell’area Purchasing .
Ma come viene strutturato questo intervallo di tempo? Definiamolo!
Lead time: la struttura
Per riuscire ad agire efficacemente su questo parametro è importante conoscerne la scomposizione e tutti i suoi elementi costitutivi.
Possiamo quindi suddividere il tempo di consegna nei seguenti fattori (nel loro naturale ordine cronologico):
1) Tempo di definizione dell’ordine
In questo fattore vengono definiti tutti i parametri, come ad esempio:
- il lotto
- il costo
- la tipologia d’ordine
- i termini di resa
- l’imballo
- i tempi di approvvigionamento (lead time di produzione)
Chiaramente alcuni di questi parametri potrebbero già essere stati definiti da accordi quadro, ma in ogni caso potresti aver la necessità di completare ulteriori considerazioni.
2) Tempo di emissione documenti
In questo fattore vengono definite tutte le fasi di approvazione di un ordine, che possono variare a seconda dell’importo e dell’importanza strategica della fornitura.
3) Tempo di risposta del fornitore
In questo fattore viene definito il tempo impiegato dal fornitore per inviare una regolare conferma d’ordine.
Solitamente viene definito un tempo a priori, a seconda della classe merceologica, entro il quale il fornitore deve tassativamente inviare una conferma.
Chiaramente esistono delle eccezioni che possono essere rappresentate, ad esempio, da richieste con tempi di consegna esigui o da elevata quantità fuori dallo standard.
In questi casi il lasso di tempo concesso al fornitore per inviare una conferma potrebbe dilatarsi.
4) Tempo di trasporto
I termini di resa sono fondamentali!
Devi assicurarti degli accordi pregressi e tenere monitorate le date indicate in conferma d’ordine.
In alcuni casi non vengono identificati i tempi di transito per il trasporto, provocando spiacevoli ridarti.
5) Tempi di controllo
I pezzi devono essere controllati!
Una volta arrivati a destinazione i particolari devono essere controllati per certificarne la bontà sotto tutti gli aspetti.
Il tempo di attraversamento di questi controlli deve essere quantificato per permettere al reparto collaudo di evitare i classici colli di bottiglia, che potrebbero innescare dei fermi linea.
Ora la struttura del lead time dovrebbe esserti chiara, ma come potresti agire per migliorarla?
Lead time: come migliorarlo?
Come ti abbiamo anticipato all’inizio dell’articolo, il tempo di consegna è un fattore chiave.
Ti riportiamo di seguito, brevemente, i principali benefici che potresti ottenere da una corretta
- gestione di questo dato:
- vantaggio competitivo
- migliore produttività
- riduzione dei costi
- soddisfazione del cliente
- dipendenze del progetto
Chiaramente ogni situazione, e quindi anche il tuo caso specifico, dovrebbe essere approfondito. Possiamo però aiutarti a definire delle semplici linea guida, che potrebbero migliorare il lead time.
Eccole:
- Definizione dell’ordine: utilizzando, dove possibile, tecniche Kanban o comunque implementare l’utilizzo di procedure automatiche (e-procurement)
- Definizione dell’emissione: ricorrendo ad una procedura ad ordine aperto comprensiva di forecast.
- Definizione tempi di risposta: è possibile sostituire le conferme con software automatizzati (tipo IUNGO)
- Definizione del trasporto: implementando giri predefiniti, come ad esempio il milk run .
- Definizione del controllo: implementando un sistema di vendor rating potrai iniziare a introdurre dei componenti in free-pass per i fornitori più meritevoli.
Eccoci alla conclusione, ora dovresti aver compreso l’importanza di questo dato e la sua correlazione strategica all’interno della tua realtà aziendale!
Facci sapere nei commenti la tua personale esperienza sull’argomento
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– Techtarget: https://www.techtarget.com/whatis/definition/lead-time-in-purchasing-procurement#:~:text=In%20procurement%2C%20lead%20time%20includes,spent%20negotiating%2C%20ordering%20and%20paying.
-Mondayblog: https://monday.com/blog/project-management/what-is-lead-time/
-Accountingtool: https://www.accountingtools.com/articles/purchasing-lead-time
Ciao ! Concordo con quanto scrivete in questo articolo, sarebbe però interessante parlare anche di come si potrebbe definire e gestire il tempo impiegato nel valutare la veridicità di una richiesta d’acquisto proposta dal gestionale (nel mio caso SAP). Soprattutto in questo periodo complicato, almeno per quanto riguarda la mia esperienza, mi capita spesso di controllare se la proposta d’acquisto è in linea, in termini di quantità e data consegna, con la disponibilità attuale meno il consumo medio (nel caso ovviamente in cui il prodotto è stabile e presenta un impiego costante), il cui scopo è quello di evitare un aumento del magazzino per un dato periodo.
Escludo ovviamente le gestioni tipo kanban e mi riferisco pertanto a fornitori che vengono gestiti solo con ordine chiuso.
Sicuramente questo dipende molto dal tipo di realtà e settore, e anticipo che attualmente opero per un’azienda del settore automotive conto terzi
Lucio
Ciao Lucio, grazie mille del commento!
La tematica che hai sollevato è sicuramente importante,
e può essere calata nelle realtà di moltissimi uffici acquisti, a prescindere dal mercato di riferimento.
Nell’articolo abbiamo cercato di dare una linea generica,
che non tenesse conto di attività di controllo che, in linea teorica,
dovrebbero essere sviscerate a monte dei processi (ad esempio nell’inserimento dei dati a gestionale),
in modo da non preoccuparsi della “veridicità” delle richieste.
Sappiamo benissimo che a causa di molteplici fattori (il tempo primo fra tutti),
non sempre è possibile e cercheremo quanto prima di affrontare in maniera più approfondita questa tematica.
Nel frattempo ricordati,
segui la linea dell’acquisto efficace, segui Buyer’s Line!