Da un recente sondaggio, proposto sulla pagina LinkedIn di Buyer’s Line, è emerso come il processo di emissione degli ordini occupi gran parte della gestione lavorativa di un buyer.
Questa attività però, anche se molto rilevante, non può assorbire tutto il tuo tempo perché la maggior parte del tuo valore aggiunto deve essere utilizzato a monte, seguendo delle linee guida prestabilite.
In questo modo ottimizzerai sensibilmente anche l’efficacia e l’efficienza.
Il processo di emissione degli ordini dovrebbe risultare infatti un’attività altamente automatizzabile, con sporadici interventi diretti di gestione.
Vediamo quindi di seguito, alcuni suggerimenti per riuscire a rendere meno impattante quest’attività sulla tua giornata lavorativa.
Non perdiamo quindi altro tempo, iniziamo!
Processo di emissione degli ordini: come gestire le Richiesta di Offerta?
Il grosso del lavoro, tipicamente, è da fare a monte di ogni problematica, specialmente in un ufficio acquisti.
Quando emetti una RFO, dall’inglese Request for Offer, devi assicurarti di richiedere tutti gli elementi che ti potrebbero servire, non solo nell’immediato, ma anche in un prossimo futuro.
Risulta quindi fondamentale ottenere, ad esempio:
- listino a scaglioni
- lotto minimo
- lead time differenziati a seconda dello scaglione richiesto
- possibilità di mantenimento lotto suddiviso su differenti consegne
Una maggior completezza della richiesta, ti permetterà di coprire eventuali ordini futuri, rotture di stock e picchi, che potrebbero differenziarsi dall’esigenza iniziale (ad esempio a causa della volatilità del mercato di riferimento).
Processo di emissione degli ordini: come gestire l’inserimento dei dati?
Certamente coprire con una richiesta iniziale tutte le possibili casistiche è importante, ma è solo il primo passo.
Devi fare in modo che il tuo MRP recepisca tutte queste informazioni, per riuscire a snellire il processo.
Assicurati quindi di inserire, aggiornando i dati con una cadenza periodica e concordata:
- un listino a scaglioni
- un lotto minimo
- una scorta di sicurezza
- un punto di riordino
- un round value
- un lead time
- un eventuale agreement
In sostanza, devi riuscire a far lavorare bene il gestionale, riducendo al minimo il tuo intervento.
Il corretto inserimento dei dati ti permette maggiore chiarezza, rendendo il flusso delle informazioni più agevole.
Avere, ad esempio, dei lead time aggiornati e puntuali ti permette di evidenziare richieste di acquisto (RDA) sotto lead time.
Queste richieste risultano essere una tra le cause di maggior confusione nella gestione degli ordini. Evidenziando le eccezioni potrai sicuramente ridurle, intervenendo a monte per gestirle al meglio, quindi fai pulizia!
Processo di emissione degli ordini: automatizzare il processo!
Fino a questo momento ti abbiamo presentato due punti che, anche riducendo notevolmente le tempistiche, includono ancora una sostanziale parte di data entry.
La domanda che ti dovresti porre a questo punto è: si può eliminare o ridurre ulteriormente questa inserimento manuale di dati?
Chiaramente non del tutto, ma sicuramente si può ridurre al minimo.
L’ultimo step di questa gestione è infatti proprio quello di riuscire a far transitare dal gestionale tutte le richieste, in modo da poterle trasformare in ordini successivamente, senza dover inserire nuovamente i dati.
Nei moderni gestionali, con gestioni “ad hoc”, è possibile far transitare:
- RFI – dall’ inglese Request for Information, sono indagini di mercato
- RFQ – dall’inglese Request for Quotation, sono richieste di quotazione
- RFT – dall’inglese Request for Tender, sono richieste di opportunità
- RFP – dall’inglese Request for Proposal, sono richieste basate su requisiti aziendali
Successivamente, validando le richieste, i vari campi elencati nel punto precedente si popoleranno in automatico.
In questo modo eventuali RDA si potranno trasformare direttamente in ordine senza ulteriori interventi diretti.
Non male!
Facci sapere nei commenti se questa funzionalità è presente nel processo di emissione degli ordini della tua azienda!
Noi di Buyer’s Line pensiamo che per fare un lavoro male o bene ci si metta lo stesso tempo.. quindi tanto vale farlo bene, non te ne pentirai!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto