In molti dei nostri articoli, noi di Buyer’s Line, abbiamo dato risalto all’importanza dei dati e al loro corretto utilizzo ed interpretazione.
Per moltissime aziende, sta diventando fondamentale avere il supporto dei dati per poter prendere decisioni strategiche, valutando nel migliore dei modi le future scelte aziendali.
Sempre più spesso i Buyer, di qualsiasi settore, si trovano a dover affrontare delle attività sempre più sfidanti, come il numero di fornitori da monitorare e il numero di righe d’ordine da gestire.
In quest’ottica, la dinamica del monitoraggio delle prestazioni dei fornitori acquisisce una valenza strategica e dall’enorme valore aggiunto.
Con questo articolo vogliamo quindi spiegarti l’importanza della reportistica e quali indicatori dovresti tenere sotto controllo per migliorare le prestazioni di tutta la tua supply chain.
Non perdiamo quindi altro tempo, iniziamo!
Kpi Operativi: Cosa sono?
I KPI, dall’inglese Key Performance Indicators, rappresentano degli indicatori di prestazione, che attraverso un valore misurabile possono dimostrare l’efficienza e l’efficacia con cui un’azienda sta provando a raggiungere determinati obbiettivi.
Essendo degli indicatori, questi parametri possono essere applicati a qualsiasi ambito aziendale ed essere rappresentati, ad esempio, come:
Kpi di Vendita
Vengono utilizzati in ambito commerciale (settore per molti versi speculare all’ufficio acquisti) e possono servire per valutare l’acquisizione di nuovi contratti e/o potenziali clienti.
Kpi Finanziari
Possono essere utilizzati per verificare il cash flow operativo, i crediti correnti ed il fatturato. Sono spesso di supporto all’ufficio acquisti e ne influenzano le dinamiche.
Nel nostro caso specifico, i Kpi operativi, rappresentano tutti quegli indicatori che definiscono il corretto flusso di gestione del materiale.
Dovrebbero tenere conto dei termini di consegna, del costo e di altri fattori che potrebbero influenzare il corretto flusso della merce, all’interno della supply chain, come ad esempio la gestione delle non-conformità.
Sono degli indicatori, come si evince dal nome, ad appannaggio della parte più strettamente operativa dell’ufficio, l’area Purchasing , e come per qualsiasi altro indicatore devono tendere ad essere:
- S -> Specifici: devono essere pertinenti ad un determinato ambito
- M -> Misurabili: devono quantificare i progressi
- A -> Raggiungibili (dall’inglese Attainable): devono essere realistici
- R -> Rilevante: devono essere in linea con la strategia aziendale
- T -> Puntuale (dall’inglese Time-bound): devono essere compresi all’interno di un intervallo di tempo definito
Kpi Operativi: i principali
Sulla base di quanto evidenziato al precedente punto, cerchiamo ora di darti una linea guida, individuando i principali indicatori:
Volume degli ordini
Un buyer tende a ragionare in base al volume economico che muove ogni mese. Se la tipologia di materiale prodotta dal fornitore è particolarmente omogenea e settoriale, impostare un limite di fatturato (mensile, trimestrale, ecc..) può aiutarti a monitorare il carico evidenziando eventuali picchi.
Livello di servizio
Rappresenta uno dei più classici indicatori operativi, in quanto il rispetto della data di consegna è li primo sintomo della buona o mala gestione di un portafoglio ordini, con le dovute eccezioni del caso. Bisognerà infatti assicurarsi di non aver ordinato sotto lead time o che non vi siano altre tipologie di problematiche, come ad esempio uno shortage settoriale.
Se non l’hai ancora fatto, ti consigliamo la visione del tutorial dedicato proprio a questa tematica.
Flessibilità
Mai come in questo periodo storico la possibilità di anticipare o posticipare determinate commesse può rappresentare un punto di forza differenziante all’interno delle aziende. Pensare anche solo alla disponibilità immediate di ricambi che un’azienda può sostenere la rende sicuramente molto più appetibile sul mercato.
Per questo motivo, riuscire ad avere fornitori in grado di riuscire a seguire queste dinamiche, può essere il tuo fattore premiante all’interno del tuo parco fornitori e solo monitorando attentamente questo dato potrai rendertene conto.
Valore dell’anticipo o del posticipo
Oltre alla flessibilità, un altro importante dato da monitorare è il valore assoluto della merce che viene confermata come anticipo o posticipo di una nostra richiesta. Risulta premiante, al fine di una corretta gestione di approvvigionamento, riuscire ad ottenere flessibilità sia per i piccoli che per i medi ed elevati importi.
Tempo medio di risposta
La tempistica è tutto!
Ricevere risposte compiacenti a distanza di mesi non ti aiuterà molto nella gestione della supply chain. Per questo motivo riuscire a monitorare anche i tempi di risposta ti permetterà ti puntare maggiormente sulla qualità del servizio, investendo una parte del tuo tempo su quei fornitori che non hanno raggiunto determinati obbiettivi ma che ne hanno le potenzialità!
Lead time di acquisto
Avere lunghi tempi di consegna ti costringerà ad utilizzare stock di sicurezza elevati con il conseguente aumento dei costi di gestione. A parità di classe merceologica, il monitoraggio di questo dato, risulta fondamentale per una corretta gestione dei costi di magazzino.
Tasso di Conferma
Ultimo, ma non per importanza, il tasso di conferma rappresenta la veridicità ed il rispetto di quanto concordato dal fornitore in fase di ricezione dell’ordine.
La percentuale di affidabilità che questo parametro esprime risulta essere fondamentale per la corretta impostazione delle fasi successive alla consegna.
Nei casi, infatti, di scorte di sicurezza assenti, per tipologie di approvvigionamento basate sul “make to order”, la non affidabilità del fornitore rischia di bloccare il personale dedicato al controllo e ad un eventuale successivo montaggio, con un aumento importante dei costi nascosti di gestione.
Perfetto, speriamo che questo approfondimento ti abbia chiarito l’importanza del monitoraggio. Attraverso i kpi operativi infatti puoi controllare, in maniera attenta e puntuale, la crescita del tuo parco fornitori.
Ti ricordiamo che queste dinamiche sono importanti nell’ottica di elevare e far crescere le prestazioni dei tuoi fornitori, che devono essere considerati a tutti gli effetti come collaboratori e partner strategici.
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– Strategie Digitali: https://strategiedigitali.net/kpi-aziendali-definizione-significato-ed-esempi/
– Snam: https://reports.snam.it/2018/bilancio-sostenibilita/sociale/la-catena-di-fornitura/il-monitoraggio-delle-prestazioni-dei-fornitori.html
– Dinamo: https://www.dinamo.io/key-performance-indicators-stabilendo-obiettivi-smart/