L’abbiamo detto molte volte, la sfida più importante dei moderni uffici acquisti è sicuramente quella di riuscire a diventare centro nevralgico e strategico per la gestione di tutte le spese aziendali.
Per riuscire in questa impresa, uno dei passi fondamentali, è sicuramente quello di riconoscere la differenza tra due importanti fonti della tua spesa: i gruppi Opex e Capex.
In questo articolo daremo quindi la definizione di queste due categorie, presentando tutti gli aspetti più significativi necessari per poterti confrontare al meglio con l’ufficio finanziario e per raggiungere le migliori soluzioni possibili.
Non perdiamo quindi altro tempo cominciamo!
Opex e Capex: cosa sono
Le categorie Opex e Capex sono due voci di spesa complementari e devono essere gestite in modo differente, per mantenere l’equilibrio all’interno di una tesoreria aziendale.
Le spese Opex
Dall’inglese Operational Expenditure, rappresentano le spese operative della tua azienda.
Riguardano quindi le uscite più ricorrenti e garantiscono il buon funzionamento della società.
Si dividono a loro volta in:
a) spese di vendita, generali e amministrative -> necessarie al funzionamento e alla crescita.
Rientrano in tale categoria i costi riguardanti:
– le risorse umane
– lo sviluppo
– l’Immobiliare
b) costi relativi al venduto -> relativi alla vendita di beni e servizi.
Rientrano in questa categoria i costi riguardanti:
– i materiali
– le risorse energetiche
– i costi logistici
Questa tipologia di spesa può essere ammortizzata in modo diretto, portando ad un’ottimizzazione del capitale circolante e pagata in uno stesso periodo contabile.
Le spese Capex
Dall’inglese Capital Expenditure, rappresentano le spese d’investimento della tua azienda.
Riguardano quindi le spese meno ricorrenti e dovrebbero garantire la crescita, sul lungo periodo, della società.
Si possono suddividere, ad esempio, in questa tipologia di investimenti:
a) flotta aziendale
b) materiale informatico
c) apparecchiature per la produzione
d) ottimizzazioni
e) costi nascosti -> rappresentati da costi connessi alla gestione come stoccaggio, manutenzione, ecc.
A livello finanziario, sono costi che vengono analizzati dagli azionisti e dai fondi d’investimento perché possono essere una spia per verificare il livello dei risultati sul lungo periodo e per capire la portata dei dividendi.
Inoltre, è importante sottolineare che il ROI, dall’inglese return on investment, di questi investimenti può essere percepito solo dopo diversi anni.
Se la terminologia finanziaria non ti è famigliare, noi di Buyer’s Line, ti consigliamo di approfondire questo argomento, fondamentale nella formazione di un Buyer a 360°, attraverso la lettura di questi due libri:
– Finalmente ho capito l’economia
– Finalmente ho capito come leggere un bilancio
Riassumendo quanto appena scritto: in una situazione finanziaria non stabile si avranno maggiori spese Opex, che consentono di definire piani finanziari a lungo periodo, mentre le spese Capex vengono considerate in un contesto di crescita di salute finanziaria ottimale dell’azienda.
Opex e Capex: esempi riepilogativi
Per farti comprendere in maniera diretta la differenza tra queste due importanti categorie di spesa, ti riportiamo questi piccoli schemi riepilogativi che ti aiuteranno a ricordati meglio questa differenza, fondamentale per le tue analisi.
In questo schema viene riportata la suddivisione della spesa, tra costi Opex e capex, applicata nell’ambito della creazione di una nuova infrastruttura.
| Numero | Fase | Capex (spese di investimento) | Opex (spese operative ) |
|---|---|---|---|
| 1 | Realizzazione dell'infrastruttura | Ampliamento infrastrutturale | Manutenzione |
| Costi di manutenzione | Energia | ||
| Costi di ampliamento | Costi amministrativi | ||
| 2 | Gestione dell’infrastruttura attiva | Realizzazione degli allacciamenti | Costi di manutenzione ordinari |
| Costi straordinari di manutenzione | Consumo energetico | ||
| Costi di ampliamento | Costi amministrativi | ||
| Progettazione | Spese pubblicitarie e marketing |
Qui invece viene descritta la mera suddivisione contabile.
| Capex (spese di investimento) | Opex (spese operative ) |
|---|---|
| Acquisti una tantum | Acquisti quotidiani |
| Acquisti ingenti e di lungo periodo | Acquisti ripetitivi |
| Acquisti fatti su misura | Acquisti di materie prime, imballaggi, materiale per l’ufficio, ecc.. |
Opex e Capex: conoscere, per risparmiare nell’ufficio acquisti!
Ora la differenza tra queste due categorie di spesa dovrebbe esserti più chiara! Cerchiamo quindi di capire, nel concreto, come questa analisi possa aiutarti a portare benefici alla tua azienda, attraverso le tue decisioni di acquisto.
Molte di queste spese possono essere gestite sia come spese Capex che come spese Opex.
Saper riconoscere il corretto metodo di acquisto, può portare grandi benefici alla tua azienda, ed è per questo fondamentale capire come muoversi.
Un esempio classifico può essere rappresentato dalla scelta tra l’acquisto ed il noleggio delle fotocopiatrici aziendali.
Questo ragionamento è comunque ripetibile su molte altri classi merceologiche aziendali.
Eccoti quindi le principali differenze
1) Rimodulazione dei pagamenti
Solitamente gli acquisti in conto capitale (Capex) richiedono un pagamento anticipato o al massimo dilazionato in alcune tranche. Riuscire a spostare alcune di queste spese sotto le spese operative (Opex) può consentirti di vincolare meno budget, pagando solo quello che viene consumato.
2) Differenti imposizioni fiscali
Le spese Capex possono essere ammortizzate nell’arco di un paio d’anni, mentre le spese Opex risultano da subito completamente deducibili. D’altro canto se le direttive impongono di aumentare gli utili societari, si preferiranno le spese Capex.
3) Snellimento della struttura di approvazione
Essendo contabilizzati con budget diversi,( di solito le spese Capex hanno importi molto elevati) hanno differenti processi di approvazione.
Riuscire a spostare alcuni acquisti sotto la voce Opex può portare ad un processo di approvazione più semplice, permettendo di non appesantire tutto il processo.
4) Esternalizzazione dei processi
Quando decidi di acquistare in ambito Capex, ti assumi anche le responsabilità legate alle varie voci associate, mentre spostare alcune spese a bilancio sotto la voce Opex , ti permette di demandare al fornitore di turno tutte le spese associate in un’unica tariffa.
Un esempio concreto può essere rappresentato dagli acquisti in ambito IT.
Utilizzare il noleggio per l’acquisto di alcuni dispositivi può demandare al fornitore, facendolo rientrare nel costo concordato:
– l’aggiornamento di sistema
– i backup
– le riparazione
5) Corretto dimensionamento
Gli acquisti Capex sono molto influenzati da decisioni previsionali di lungo periodo, spesso pluriennali, che non tutti gli uffici acquisti hanno la capacità di valutare.
La complessità e volatilità del mercato di riferimento, come ad esempio la stagionalità di un prodotto, rendono incerto il futuro e per questo motivo una spesa Opex può permettere all’ufficio acquisti il corretto dimensionamento durante tutti i periodi dell’anno.
Se l’argomento ti interessa e vuoi approfondire, noi di Buyer’s Line, ti suggeriamo la lettura di questo libro:
– Becoming a Supply Chain Leader: Mastering and Executing the Fundamentals
Siamo arrivati alla fine di questo approfondimento, la conoscenza di queste due voci di spesa ti sarà utile nella prossima redazione del budget, che si sta per avvicinare, aiutandoti a costruire un ufficio acquisti di valore!
Per questo articolo non ci rimane che ringraziarti per averci dedicato il tuo tempo!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– B-SHARPE: https://www.b-sharpe.com/it/blog/opex-capex-differenza/
– DURANTE: https://www.durante.it/blog/costi-workplace-come-risparmiare-passando-da-capex-a-opex/
– TAB: http://www.provincia.bz.it/informatica-digitalizzazione/bandalarga/downloads/tab_capex.pdf
– ARKESTRO: https://arkestro.com/3-things-procurement-gets-wrong-about-capex-and-how-you-can-get-it-right/
– CONVERGENTIS: https://blog.convergentis.com/capex-vs-opex
– GEP: https://www.gep.com/managed-services/procurement-outsourcing/strategic-sourcing/capex