Hai trovato l’offerta perfetta, che soddisfa tutti i requisiti di costo, qualità e consegna che ti hanno prefissato come target. Ora devi richiedere i documenti per l’introduzione del nuovo fornitore.
Forse la domanda che sta serpeggiando nella tua mente potrebbe essere: quali documenti richiedo?
Può sembrare strano ma non tutte le aziende hanno impostato di default una procedura che identifichi il corretto iter per la richiesta della documentazione, lasciando quindi al buyer di turno la decisione.
Questa pratica, spesso ricorrente nelle piccole e medie aziende (di cui il nostro tessuto sociale è ricco), comporta notevoli rischi, in quanto rimanda all’esperienza personale una procedura che dovrebbe invece essere standardizzata.
Con questo breve approfondimento, Buyer’s Line vuole provare a identificare i documenti necessari, per la corretta registrazione di un nuovo fornitore.
Non perdiamo quindi altro tempo, iniziamo!
Eccoti i Cinque documenti fondamentali!
Come per ogni altro approfondimento che abbiamo trattato, non può esistere, nello specifico, una procedura standard che possa abbracciare tutte le aziende, di qualsiasi classe merceologica e settore.
Abbiamo però scelto alcuni documenti, che possono aiutarci a rispettare determinate linee guida:
1) Accordo di riservatezza
A prescindere dalla fiducia che potrai riporre per l’introduzione di un eventuale nuovo collaboratore, dovrai sempre mettere in priorità la sicurezza dei dati:
- disegni
- tecnologie
- previsionali
- garanzie
Ogni scambio di informazione, che passerà tra te e il fornitore, dovrà essere protetto.
Alcune volte gli accordi di collaborazione possono incrinarsi, al di là della buona volontà di entrambe le parti. Proprio per questo motivo non ci si può permettere di far trapelare informazioni vitali, per l’azienda, senza essere coperti dall’opportuna documentazione.
2) Ultimo bilancio approvato
Analizzare un bilancio ha come ultima finalità quella di comprendere ed esaminare l’andamento economico e finanziario di un fornitore, attraverso lo studio del bilancio d’esercizio.
Per riuscire a capire velocemente l’andamento di un fattore ci sono tre voci da analizzare:
- il Mon, cioè il margine operativo netto, che corrisponde al margine che il fornitore trae dalla sola vendita dei propri prodotti.
Questo dato serve a capire se il fornitore ha una rendita. - la Leva, ovvero il totale delle passività diviso il patrimonio netto.
Per avere un criterio di riferimento potrai iniziare a preoccuparti quando il risultato di questa divisione è >= a 2.
Questo serve a capire se il fornitore è indebitato. - Il Rapporto (Current Ratio), ovvero le attività correnti diviso le passività correnti.
Questo serve a capire se il fornitore è in grado di pagare, a sua volta, i suoi fornitori.
Se vuoi approfondire le tue conoscenze sul bilancio ti consigliamo il nostro articolo dedicato e la lettura del seguente libro:
– FINALMENTE HO CAPITO COME LEGGERE UN BILANCIO
3) Visura Camerale
Questo documento ti permette in primo luogo di analizzare l’andamento medio dell’impresa, negli ultimi due semestri.
Soprattutto, attraverso la visura camerale puoi controllare la validità del numero della partita iva e quali attività, associate al codice ateco riconosciuto, il tuo fornitore è autorizzato a svolgere.
4) D.U.R.C.
Il D.U.R.C. – Documento Unico di Regolarità Contributiva è un documento che attesta che il fornitore che vogliamo inserire all’interno del nostro parco aziendale sia in regola con i versamenti verso:
- INPS
- INAIL
- eventuali casse di settore
Questa documentazione in pratica testimonia che il fornitore sia in regola con tutti i versamenti e, quindi, la sua onestà.
E’ inoltre un ulteriore attestato sulla solvibilità dell’azienda, testimoniato dal corretto pagamento verso l’erario.
5) Certificazioni
Sempre più spesso, ad integrazione dei primi 4 punti che risultano essere prettamente a carattere fiscale ed economico, si affianca una richiesta relativa alle varie certificazioni.
E’ infatti sicuramente fondamentale riuscire ad ottenere fornitori certificati.
Nella stragrande maggioranza dei casi , la certificazione dei tuoi fornitori è sinonimo di processi collaudati e registrati, che garantiscono efficienza ed estrema attenzione verso il benessere dell’azienda e, di conseguenza, dei propri clienti.
Alcune delle più significative certificazioni, che dovresti ricercare nella selezione del tuo parco fornitori, sono:
- ISO 9001 – Qualità
- ISO 14001 – Ambiente
- ISO 45001 – Sicurezza e Salute sul Lavoro
- ISO 50001 – Energia
Chiaramente, ognuna di questa certificazioni è da ricercarsi a seconda del contesto e del mercato di riferimento. In alcuni casi potrebbe bastarne solo una, mentre in altri potrebbe essere opportuno averle tutte.
Come al solito , e come ricordiamo sempre, ogni considerazione deve essere calata nella propria realtà lavorativa.
Ora che ti abbiamo spiegato questi 5 tipi di documenti, la registrazione di un nuovo fornitore non dovrebbe avere più segreti.
Non perdere tempo e corri subito alla ricerca del tuo prossimo collaboratore!
Per questo articolo non ci rimane che ringraziarti per averci dedicato il tuo tempo e ti auguriamo una buona gestione dei trasporti!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– S-PEEK: https://blog.s-peek.com/it/posts/le-prime-3-voci-da-guardare-in-un-bilancio-e6991b6888ff
– MASTROMAUROCOSTRUZIONI: https://mastromaurocostruzioni.it/durc-e-visura-camerale-i-pezzi-di-carta-che-possono-salvarti-la-vita/