Nota di debito e nota di credito: il controllo fatture del Procurement

Oggi vogliamo portarti nel mondo del controllo delle fatture e, più nello specifico, vogliamo affrontare due argomenti che la fanno da padrone:

la nota di debito e la nota di credito

Se hai letto il nostro articolo, dedicato alla suddivisione dei ruoli e delle mansioni dell’ufficio acquisti (se non lo hai ancora fatto clicca qui), ti sarà chiaro che il monitoraggio e controllo delle fatture è ad esclusivo appannaggio dell’area Purchasing, in quanto non concerne analisi di tipo qualitativo, ma solo quantitativo.

Sicuramente questa attività dovrebbe essere ridotta al minimo, molte volte però gli eccessivi carichi di lavoro e lo scarso utilizzo di automatismi possono aumentare esponenzialmente il tempo speso in questo incarico.

Il controllo delle fatture, per quanto possa sembrare banale, è fondamentale per permettere all’area amministrativa e al controllo di gestione, di far “tornare” i conti tra entrate e uscite.

Non possiamo avere delle differenze (anche se molte volte succede), tra quello che viene ordinato e quello che viene fatturato!

Ma non perdiamo altro tempo, cominciamo!

Nota di debito e nota di credito: cosa sono?

Le note di credito, o le note di debito, sono documenti ufficiali, come le fatture e gli ordini di acquisto o conto/lavoro, che i fornitori inviano ai clienti e viceversa.
Servono per emettere o richiedere rimborsi totali o parziali legandoli a fatture già emesse o pagate.

Nota di debito: viene emessa dal cliente al fornitore o al venditore di una merce, per notificargli gli obblighi di debito, cioè per informarlo della richiesta di riscossione di un pagamento.

Nota di credito: viene emessa dal fornitore al cliente o comunque all’acquirente della merce, per informarlo che è stato emesso un credito a suo favore, cioè che è stato accreditato un pagamento.

In quali casistiche si utilizzano?

Eccoti alcune casistiche nelle quali possono essere utilizzate le note di credito:

• il cliente ha restituito la merce o rifiutato i servizi per una serie di motivi
• c’è stato un pagamento, in eccesso, sulla fattura originale
• c’è un errore nel prezzo sulla fattura originale
• la merce è stata in qualche modo danneggiata durante il trasporto
• alcuni beni o servizi forniti sono stati restituiti dal cliente
• la quantità ricevuta dal cliente è inferiore a quella che appare sulla fattura fiscale emessa
• il fornitore ha aggiunto un’aliquota fiscale più elevata rispetto all’importo effettivo dell’imposta che deve essere pagata per i beni o servizi forniti al cliente

Eccoti invece alcune casistiche nelle quali possono essere utilizzate le note di debito:

• la fattura fiscale originale è già stata emessa e il valore imponibile in fattura è inferiore al valore imponibile effettivo
• la fattura fiscale originale è stata emessa e l’imposta addebitata nella fattura è inferiore all’imposta effettiva che dovrebbe essere pagata
• si può decidere di non applicare aumenti, dovuti ad esempio al crescente aumento delle materie prime, di volta in volta ma facendo un unico conteggio a fine anno. In questo caso si emette una nota di debito a copertura

Ti ricordiamo che le note di credito e debito devono essere sempre riferite ad un numero di una fattura che è stata precedentemente emessa.

Nota di debito e nota di credito: le principali differenze?

Anche se sembra abbastanza intuitivo, ci si può confondere nella richiesta di questi due documenti fiscali.
Per questo motivo noi di Buyer’s Line abbiamo deciso di aiutarti indicandoti le principali differenze:

1. una nota di debito identifica un valore positivo mentre una nota di credito identifica un valore negativo
2. una nota di debito viene prodotta quando l’acquirente o il cliente restituisce i prodotti al fornitore, mentre una nota di credito quando il fornitore riceve i prodotti restituiti dal cliente
3. una nota di debito viene emessa dal cliente al fornitore mentre una nota di credito viene emessa dal fornitore al cliente
4. una nota di debito è un’altra forma di reso di acquisto di prodotti, mentre una nota di credito è un’altra forma di reso di vendita di prodotti
5. una nota di debito può essere emessa solo in caso di acquisti a credito mentre una nota di credito può essere emessa solo in caso di vendita a credito

Con questo breve approfondimento, speriamo che questa parte, del controllo fatture, possa esserti più chiara visto che, come detto all’inizio dell’articolo, utilizzare le note di credito e debito fa parte delle mansioni di un addetto dell’area Purchasing.

Se questo argomento ti è piaciuto e intendi approfondire di più quest’area amministrativa e contabile, noi di Buyer’s Line ti suggeriamo questi approfondimenti:

– Finalmente ho capito l’economia
– Finalmente ho capito come leggere un bilancio

E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto

Fonti:

– EDUCBA: https://www.educba.com/debit-note-vs-credit-note/
– PLANERGY: https://planergy.com/blog/credit-note/
– SLEEKBILL: https://www.billingsoftware.in/difference-between-credit-note-debit-note.html