Che tu sia un buyer junior o senior, ti sarà di certo capitato di imbatterti in uno strumento molto spesso utilizzato nell’ambito Procurement: stiamo parlando di Excel!
Diversi studi di settore hanno più volte confermato che Excel è lo strumento più utilizzato in azienda, anche in ambito acquisti.
Purtroppo però non si conoscono sempre tutte le funzionalità di questo utilissimo strumento e lo si utilizza in maniera poco performante e corretta. Il risultato che ne deriva è semplice: perdita di tempo.
Per questo motivo, noi di Buyer’s Line, abbiamo deciso di approfittare di questo articolo pre-pasquale per capire insieme se effettivamente Excel è importante per il Procurement e come utilizzarlo al meglio per ottenere il massimo.
Cominciamo!
Quando è utile utilizzarlo?
Nel nostro primo articolo (Ufficio acquisti: la struttura e le mansioni) abbiamo suddiviso l’ufficio acquisti in aree.
Proprio grazie a questa suddivisione, capiamo dove conviene o meno utilizzare questo strumento.
a) Purchasing
In quest’area dell’ufficio acquisti i dati sono mutevoli e non restano affidabili nel tempo. Abbiamo quindi la necessità di avere uno strumento dinamico, che sia collegato con le altre funzioni aziendali e che non si debba manutenere costantemente.
Ad esempio: inviare scadenziari in Excel per allineare il portafoglio ordini o i mancanti del proprio parco fornitori, può essere molto controproducente in quanto i carichi di magazzini e i posticipi o anticipi possono non essere allineati (a volte anche i costi). In questi casi la perdita di tempo del buyer è notevole, risulterà quindi molto più affidabile uno strumento automatico che si aggiorni in tempo reale come, ad esempio, Iungo.
In quest’area noi consigliamo di limitare l’utilizzo di Excel al minimo, implementando il più possibile l’utilizzo di strumenti automatizzati.
b) Procurement
In quest’area dell’ufficio acquisti i dati che si vanno ad utilizzare, nella maggior parte dei casi, sono storici o previsionali e quindi non si incorre nel pericolo di utilizzare numeri obsoleti.
Premettiamo che l’utilizzo di strumenti potenti come Microsoft Power B.I. (e similari) può portare benefici anche superiori all’utilizzo di Excel, ma bisogna anche considerare il tempo necessario per impararli.
In un’analisi costi/benefici, che bisognerebbe sempre tenere a mente, siamo convinti che Excel possa essere sufficiente per gli obbiettivi che un Procurement dovrebbe prefiggersi.
Un pratico utilizzo di Excel all’interno del Procurement può essere rappresentato dalla creazione di uno di questi report, di cui ti linkiamo i relativi tutorial (per darti il giusto spunto per partire):
- La scorta minima, la scorta polmone ed il punto di riordino
- Il lotto economico di acquisto
- Analisi ABC del fatturato in acquisto
In quest’area noi consigliamo di non limitare l’utilizzo di Excel, implementandolo il più possibile per le proprie analisi.
c) Sourcing
Anche in quest’area dell’ufficio acquisti, riservata alla ricerca di nuovi fonti per l’approvvigionamento, i dati da utilizzare non sono soggetti ad una forte variabilità, nell’immediato.
Possiamo quindi utilizzare Excel per creare un file per le richieste di offerta e per la scomposizione dei costi. Inoltre, potremmo creare un file per la suddivisione dei codici suddivisi con vari driver che ne permettano la schematizzazione.
Facci sapere se ti interessa visionare un file di questo tipo e saremo lieti di inserirlo in un prossimo tutorial!
In quest’area ti consigliamo di utilizzare Excel per creare dei file multiuso che ti aiuteranno a ridurre, in maniera sensibile, i tempi di ricerca.
Quali sono le funzioni indispensabili?
Chiaramente le funzionalità che si dovrebbero conoscere, in merito a questo strumento, sono molteplici (impossibile riportatele tutte in un articolo).
Noi di Buyer’s Line, però, abbiamo deciso di inserire, qui di seguito, quelle più significative, che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obbiettivi.
Tabelle Pivot
Le tabelle Pivot permettono di elaborare una grande mole di informazioni, incanalando i dati secondo determinati parametri. Si possono quindi identificare come strumenti analitici che ricreano tabelle riassuntive.
Si rendono particolarmente utili quando è necessario esaminare diverse categorie di dati, configurate diversamente.
Creare grafici
I grafici Excel (offrendo un modo semplice per visualizzare i numeri reali) rappresentano i dati in modo da ottenere il massimo impatto sul proprio interlocutore.
Scegliendo il grafico più opportuno (torta, barra, ecc..) si possono visualizzare in maniera immediata i concetti che i dati esprimono.
Funzione SE
Con questa funzione è possibile effettuare rapidi confronti logici, in modo da produrre risultati basati su condizioni specifiche. Semplicemente l’istruzione SE può avere due risultati: Il primo si ottiene se il confronto è Vero, il secondo se è Falso.
Funzione CERCA VERT.
È sicuramente una delle funzioni più importanti e maggiormente applicate in Excel.
Questa funzione consente di cercare un valore, testuale o numerico, nella prima colonna di una tabella-matrice, e ne restituisce il valore.
Tutte queste funzioni di Excel sono progettate per aiutarti a sviluppare le tue competenze e migliorare la tua efficacia ed efficienza.
Per agevolarti ad approfondirle, soddisfacendo le tue esigenze di raccolta ed analisi dei dati, noi di Buyer’s Line ti proponiamo questo corso di Excel:
– CORSO DI EXCEL
A cosa stare attenti?
Per utilizzare Excel al meglio, dovrai fare attenzione a non incappare in alcune casistiche che potranno ostacolare il tuo lavoro, rendendo l’utilizzo di questo strumento controproducente:
- L’aumento esponenziale dei dati: troppe informazioni comportano un esponenziale aumento dell’errore umano.
- L’utilizzo di più utenti simultaneamente: se più persone lavorano, in maniera non corretta e attenta, contemporaneamente su uno stesso file, maggiori saranno gli errori (come, ad esempio, informazioni cancellate o duplicate).
- Accesso a dati tempestivi: se lo strumento viene utilizzato per lavori quotidiani, c’è il forte rischio che i dati non vengano aggiornati. Come già anticipato in un precedente paragrafo è importante fare una verifica sui reali benefici in correlazione alla “perdita di tempo” per l’aggiornamento.
- Collegare varie fonti: la problematica è la stessa dell’aggiornamento dei dati.
Ti consigliamo quindi di prestare la giusta attenzione nell’utilizzo di questo strumento!
In conclusione, riteniamo che Excel, utilizzato nelle giuste forme, sia uno strumento molto potente che non deve assolutamente mancare tra le skills di un buyer. Può essere utilizzato sia per semplici report che per analisi più complesse che ti permetteranno di risparmiare tempo, moneta di grande valore per un buyer, lasciandoti la possibilità di dare il tuo valore aggiunto!
Ti ricordiamo ancora che se vuoi approfondire al meglio la tua conoscenza di Excel puoi farlo grazie a questo corso:
– CORSO DI EXCEL
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– ZDA, LLC: https://www.zdaya.com/2020/01/01/6-excel-skills-you-need-to-pursue-a-career-in-supply-chain/
– ProcurementFlow: https://www.procurementflow.com/blog/procurement-excel-alternative
– The Excel Experts: https://www.theexcelexperts.com/excel-supply-chain-management/
– Supply Chain Dive: https://www.supplychaindive.com/news/procurement-excel-spreadsheet/567350/
– SCMDOJO: https://www.scmdojo.com/excel-tips-tricks/
– The Engineering Community: https://www.theengineeringcommunity.org/procurement-planning-excel-template/
– Eezee: https://eezee.sg/blog/3-crucial-skills-you-need-to-excel-in-procurement-2018/