Con il termine e-procurement intendiamo un tipo di approvvigionamento di forniture, attrezzature e servizi attraverso l’utilizzo di un’interfaccia web o un di un altro sistema elettronico, che può comprendere, ad esempio:
lo scambio di informazioni intra ed extra aziendali
le richieste di approvazione di nuovi fornitori
le richieste di offerta
lo sblocco dei pagamenti con l’approvazione delle fatture elettroniche
la gestione delle deroghe e delle non conformità
In sostanza consiste nel provare ad automatizzare tutte le attività del normale ciclo di approvvigionamento, migliorandone la produttività e riducendo i costi (come ad esempio quelli relativi all’emissione degli ordini).
L’e-procurement si differenza quindi da un e-commerce, in quanto si utilizza in un sistema chiuso, quello della propria azienda, rendendolo disponibile solo ad una determinata cerchia di fornitori esterni.
Quali tipologie di e-procurement esistono?
L’e-procurement può essere suddiviso in tre differenti tipologie:
- B2B (Business-to-business): in cui si identificano le transazioni tra azienda ed azienda. E’ il ramo che maggiormente interessa la professione del Buyer, che si trova a gestire le transazioni con il proprio parco fornitori.
- B2C (Business-to-Consumer): in cui l’azienda si trova a dover vendere ad un privato cittadino.
- G2B (Government-to-Business): in cui l’azienda si trova a dover vendere al “Governo” (rapportato al nostro caso nazionale, significa aver un rapporto di collaborazione commerciale con la Pubblica amministrazione).
Inoltre ci sono molteplici strumenti che rendono possibile l’utilizzo dell’E-Procurement in azienda, e che contribuiscono a differenziarlo ulteriormente a seconda del loro utilizzo.
Sintetizzandoli potremmo suddividerli in:
– ERP:
il corretto utilizzo di un sistema centralizzato di tipo ERP (l’utilizzo del termine ERP è preso a titolo di esempio, per raggruppare tutta la famiglia dei sistemi di gestione elettronica dei dati) permette a tutte le funzioni aziendali di interagire tra loro (abbiamo affrontato questo argomento in un articolo precedente, che ti invitiamo a leggere).
– EDI (Electronic Data Interchange):
con questo termine si intende l’interscambio di dati tra sistemi aziendali.
Permettere a differenti software di interagire tra loro abbattendo sensibilmente i tempi di gestione dei dati.
Riuscire ad esempio ad avere un collegamento diretto tra un PDF editabile ed il nostro sistema gestionale, ci potrebbe aiutare a far gestire direttamente al fornitore la manutenzione delle conferme d’ordine direttamente nel nostro gestionale
– XML:
è un metalinguaggio utilizzato per l’esportazione dei dati tra differenti sistemi di gestione dei dati.
– Posta elettronica:
l’interscambio avanzato di informazioni, tramite il client di posta, può portare notevoli vantaggi e riduzione dei tempi di elaborazioni di ordini e scadenziari. Un esempio molto conosciuto, ed utilizzato in ambito Procurement, è rappresentato dallo strumento di IUNGO.
In quali campi può essere applicato l’e-procurement?
Come anticipato all’inizio dell’articolo, l’e-procurement può essere utilizzato trasversalmente in tutti i campi che riguardano l’attività del buyer.
L’automatizzazione dei processi aiuta il buyer a concentrarsi sulle attività e le analisi a maggior valore aggiunto, che portano profitto all’azienda.
Vista l’importanza, di seguito ti indichiamo le varie aree che sono interessate da questa tematica:
e-sourcing:
la definizione dei requisiti e la pre-qualificazione dei potenziali fornitori.
Poter avere un potenziale pre-audit già disponibile a livello telematico, permette di avere un quadro preventivo di potenziali miglioramenti e percorsi da evitare.
e-tendering:
la richiesta di informazioni, proposte e preventivi.
Riuscire ad inviare ed archiviare in automatico tutte le nostre richieste di preventivi, all’interno di un database, ti aiuterà ad avere un confronto immediato su eventuali potenziali saving.
E se si potessero trasformare, in automatico, le offerte in listini? Non male vero..
e-auctioning:
la valutazione di fornitori la negoziazione e gestione dei contratti.
La gestione e ridefinizione degli ordini a programma, legati a contratti, può essere stressante. Automatizzare il processo ti aiuterà ad allievarlo.
e-ordering:
l’emissione di ordini di acquisto e la ricezione degli articoli ordinati.
Automatizzare i processi per l’autorizzazione dei vari livelli di spesa, è indispensabile all’interno di un ufficio acquisti moderno e strutturato. Non si possono accettare perdite di tempo causate dalla mancanza di firme cartacee.
e-analysis:
la contabilizzazione delle spese e l’adozione delle misure correttive secondo le necessità.
Le analisi sono essenziali nelle attività di un buyer. Automatizzare i report per ottenere le informazioni necessarie è fondamentale per permettere di condurre, nei tempi corretti, le opportune valutazioni
e-information:
lo scambio di informazioni bidirezionale tra tutte le parti coinvolte nel processo.
Quali sono i vantaggi dell’e-procurement?
Se non ti fossero ancora chiari i vantaggi dell’automatizzazione dei processi e se fossi ancora legato al vecchio detto “abbiamo sempre fatto così” (che non deve essere sempre visto come un male), ti riportiamo di seguito i principali vantaggi che, un’implementazione dell’e-procurement, potrebbe portare all’interno di un ufficio acquisti, che ne fosse sprovvisto, anche solo in parte:
Costi ridotti:
si abbatte sensibilmente l’errore legato al fattore umano. Ci si può concentrare maggiormente sul cosiddetto strategic sourcing. Si abbattono i costi amministrativi e di spese generali.
Controllo della spesa:
le soluzioni e-procurement, solitamente, forniscono delle dashboard che permettono di monitorare e tenere sotto controllo i budget di acquisto. Inoltre, permettono una migliore gestione della Tail spend e delle incongruenze sui costi.
Maggiore trasparenza e visibilità:
con un conseguente aumento della condivisione delle informazioni. Si possono ad esempio decentralizzare alcuni processi:
– approvvigionamento e approvazione
– richiesta e ordine di acquisto
– consegna e ricezione e verifica e pagamento delle fatture
concentrandosi maggiormente su altri:
– specifiche del prodotto
– pianificazione dell’approvvigionamento
– selezione dei fornitori
– richiesta di offerta
– valutazione dei preventivi e negoziazione
Risparmio di tempo:
automatizzare le procedure permette un gran risparmio di tempo. Poter inviare una gran quantità di ordini in qualsiasi momento e da qualsiasi posto (smart-working), aiuta ad accorciare i lead time di gestione dei processi. Un altro esempio può essere rappresentato dall’accesso e consultazione di cataloghi online dei fornitori preferiti, approvati dall’azienda, da qualsiasi luogo.
Miglioramento delle interazioni:
Avere un archivio di informazioni dettagliate permette di identificare più facilmente i prodotti, assegnandone agevolmente le priorità.
Eccoci arrivati alla fine!
Speriamo che questo approfondimento abbia accesso il tuo interesse sull’argomento, e ti aiuti ad automatizzare i processi legati all’approvvigionamento, nel caso non fossero presenti nella tua realtà aziendale.
Se l’argomento è di tuo interesse, noi di Buyer’s Line abbiamo pensato di suggerirti questi due libri come approfondimento:
– Procurement 4.0 e trasformazione digitale.
– Procurement Dashboard A Complete Guide
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– WIKIPEDIA: https://it.wikipedia.org/wiki/E-procurement
– MICHIGANSTATEUNIVERSITY: https://www.michiganstateuniversityonline.com/resources/supply-chain/e-procurement-helps-online-information-exchange-between-buyers-suppliers/
– TIPALTI: https://tipalti.com/e-procurement/
– MEDIUS: https://www.medius.com/glossary/what-is-eprocurement/
– COCOLABS: https://www.cocolabs.com/en/blog/e-procurement-definition-and-examples-of-platforms/
– TECHTARGET: https://www.techtarget.com/searchcio/definition/e-procurement
– BASWARE: https://www.basware.com/en-en/blog/september-2021/what-is-e-procurement/