Quanto si parla di metodo Six Sigma (parola derivante da un termine statistico di lingua inglese, introdotto a metà degli anni ottanta dalla Motorola che successivamente si diffuse a livello mondiale) ci si riferisce ad un processo di controllo della gestione della qualità, basato sulla verifica dello scarto quadratico medio (di cui non ci occuperemo in questo articolo), con la finalità di elevare un determinato prodotto o servizio ad un minimo livello.
Nello specifico la massima difettosità (e di conseguenza il minimo livello), che si dovrebbe raggiungere all’interno di un processo, è di 3,4 parti “difettose” per milione, che significa porre limiti estremamente elevati alla variabilità di un processo.
Com’è strutturato il metodo Six Sigma?
La struttura del metodo Six Sigma poggia le sue fondamenta sul concetto di miglioramento continuo e sistematico, sposando quindi la filosofia che nulla è immutabile all’interno di un’azienda ed ogni processo è migliorabile nel tempo.
Questa metodologia è costituita da alcuni punti fondamentali, rappresentati dall’acronimo inglese DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve e Control):
- Definire – si identificano i bisogni, definiti CTQ (Critical to Quality), che possono essere del cliente o dall’azienda stessa. Gli strumenti utilizzati in questa fase possono essere il diagramma di flusso e il diagramma di Gantt
- Misurare – si rileva e valuta il livello attuale, identificando un adeguato metodo di misurazione. Gli strumenti utilizzati in questa fase possono essere la statistica descrittiva ed il campionamento
- Analizzare – attraverso i dati rilevati nel punto precedente, si ricercano e quantificano le cause dei difetti. Gli strumenti utilizzati in questa fase possono essere l’analisi della varianza, l’istogramma di Pareto e la regressione
- Migliorare (Improve) – si cerca un ventaglio di possibili soluzioni di miglioramento, senza saltare a conclusioni affrettate. Gli strumenti utilizzati in questa fase possono essere la FMEA e l’analisi costi-benefici
- Controllare – bisogna tenere sotto controllo il processo al fine di renderlo stabile e standardizzarlo con, ad esempio, la redazione di determinate procedure definite. Gli strumenti che si possono utilizzare in questa fase sono il diagramma di controllo ed il Piano di Controllo della qualità
Negli anni sono state aggiunte altre parti al processo e, in determinate situazioni (come nuovi processi ancora da progettare), sono stati modificati i concetti di alcune fasi.
Per un buyer, però, il concetto fondamentale è capire la metodologia di base del modello Six Sigma e comprendere come questo potrebbe essere applicato al mondo del Procurement!
Il metodo Six Sigma è sempre applicabile nel Procurement?
In teoria, la metodologia Six Sigma, si potrebbe applicare ad innumerevoli ambiti del Procurement. Una ricerca di miglioramento continuo può produrre dei benefici su tutta la catena di approvvigionamento.
Nella pratica, però, non possiamo stressare sempre il sistema, portando questo concetto di miglioramento all’esasperazione. Potrebbe rilevarsi controproducente e perfino non portare i benefici sperati a discapito degli sforzi profusi.
Proviamo ad immaginare, infatti, un processo di miglioramento Six Sigma che prenda in esame gli ordini emessi da un ufficio acquisti, in modo che tenda a zero il numero di ordini non accurati, non correttamente approvati e che non debbano essere inviati nuovamente (con ad esempio con un annulla e sostituisci): lo sforzo, per ottenere questo risultato, supererebbe, oltre che il livello standard internazionale richiesto (superiore al 90%), anche i benefici che lo stesso potrebbe apportare all’ufficio stesso.
Possiamo quindi affermare che è importante utilizzare questa metodologia anche in ufficio acquisti ma moderandone le richieste a seconda degli ambiti di applicazione.
In quali ambiti del Procurement si può applicare il metodo Six Sigma?
Alcuni processi dell’ufficio acquisti, soprattutto in ambito Purchasing (guarda l’articolo dedicato), dove il metodo Six Sigma è stato eseguito con ottimi risultati, sono:
- la riduzione del tempo ciclo: in maniera trasversale può essere riferita ai tempi per l’approvazione di ordini, fatture o contratti. Si interviene eliminando o riducendo i passaggi a poco valore aggiunto e identificando delle linee guida ben definite.
- crescita fornitori: aiutare a ridurre i costi, mantenendo un livello di qualità elevato, è il sogno di qualsiasi ufficio acquisti. Applicando questa metodologia ai fornitori più significativi (classificabili attraverso la matrice di Kraljic), potrai aiutarli ad eliminare gli sprechi e le operazioni a scarso valore aggiunto, riuscendo così a raggiungere i tuoi target di costo, senza intaccare la qualità effettiva e percepita del prodotto.
- conformità di processo: utilizzando questa terminologia vogliamo richiamare l’attenzione su un determinato standard che l’ufficio acquisti dovrebbe adottare per evitare di commettere determinati errori. Una corretta metodologia Six sigma, in tal senso, potrebbe evitare al buyer di acquistare da fornitori non predefiniti, che sono in black list, o di dimenticarsi di richiedere offerte a fornitori più competitivi.
- adozione della tecnologia: monitorare i tassi di adozione è una “best practice” per garantire un corretto ritorno sugli investimenti. Ad esempio, tipicamente ci si aspetta tassi di adozione molto più elevati per gli strumenti utilizzati in ambito procurement, ma solo un corretto monitoraggio dei dati può aiutare a capirlo.
Questo articolo vuole essere solo una piccola introduzione sull’argomento. Se la tematica ti appassiona e hai deciso di approfondirla, noi di Buyer’s Line ti consigliamo di leggere con queste letture:
– Introduzione al Lean Six Sigma e ai 7 sprechi
– Guida pratica per applicare il Lean Six Sigma in azienda: Green Belt
– Application of the lean six sigma methodology: Cost reduction in the supply chain.
Speriamo che questo interessante approfondimento ti abbia chiarito l’importanza di implementare una metodologia controllata sui processi interni ed esterni per ottenere gli opportuni benefici.
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– VILLANOVAU: https://www.villanovau.com/resources/project-management/five-things-must-know-procurement/
– SPEND MATTER: https://spendmatters.com/2014/07/27/six-sigma-sourcing-and-procurement-a-bridge-too-far/
– SIX SIGMA: https://6sigma.com/industry-procurement-and-six-sigma/
– SHMULA: https://www.shmula.com/what-is-the-value-of-six-sigma-in-procurement/27281/
– WIKIPEDIA: https://it.wikipedia.org/wiki/Sei_Sigma