In molte realtà aziendali “tradizionali”, finanza e procurement, risultano come due dipartimenti separati e non comunicanti, che lavorano all’interno della stessa struttura.
Anche se questa tipologia di approccio funziona, non è sicuramente quella più efficace per garantire la gestione di tutta la catena dell’approvvigionamento. Per ottenere i migliori risultati possibili, i due dipartimenti devono infatti collaborare, allineando i propri obbiettivi.
Integrare finanza e procurement significa prendersi del tempo per identificare gli anelli più deboli di entrambi. Un’anomalia, nella finanza o nel procurement, può facilmente ricadere su entrambe le catene di approvvigionamento, fisica ed economica.
Finanza e Procurement: collaborazione
L’interscambio di informazioni può inoltre assicurare notevoli vantaggi ad entrambi i dipartimenti:
lo Chief Financial Officer può ottenere, ad esempio, degli sconti sfruttando informazioni sui pagamenti, mentre il Procurement può ottenere le informazioni per migliorare le relazioni con i fornitori di fascia medio/alta.
In sostanza, la finanza è responsabile della definizione dei budget e della creazione di rapporti sulle spese e sulle entrate, e il Procurement è responsabile del rispetto di tali budget, oltre ad assicurarsi che gli articoli acquistati siano ricevuti e pagati, attraverso il controllo delle fatture e di eventuali noti di debito o di credito.
Per ottenere un budget da presentare ad inizio anno, il Procurement, analizzando i dati dell’area vendite (Budget Vendite) e basandosi sullo storico degli anni precedenti (almeno tre anni per ovviare a determinate situazioni di mercato), ipotizza un budget degli acquisti, che sarà successivamente vagliato e approvato dall’area finanza (Riquadro B) del conto economico civilistico)
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Finanza e Procurement: gli elementi essenziali!
Attraverso la relazione tra finanza e Procurement, cerchiamo di capire quali sono gli elementi essenziali che un buyer deve tenere sempre monitorati per rispettare i kpi del proprio parco fornitori e della propria azienda.
Eccoti quindi alcuni esempi di fattori finanziari che dovresti considerare nelle tue attività da buyer.
a) Contabilità
Pagare i debiti e riscuotere i crediti è vitale per la corretta crescita di un’azienda. Inoltre un fornitore che non sia perfettamente in regola con la propria contabilità, può trovarsi in difficoltà con le richieste bancarie. Proprio per questo motivo è importante, nella valutazione di un fornitore, la verifica di fattori quali:
- il fatturato dei crediti
- le politiche di credito
- i programmi di riscossione
- l’invecchiamento dei crediti
- eventuale cessione del credito a terzi
Queste valutazioni dovrebbero essere fatte sia in fase di audit, sia durante il normale monitoraggio della catena di fornitura, che può essere cadenzato a seconda della classe merceologica di riferimento.
b) Capitale circolante
Il capitale circolante è definito come attività correnti meno passività correnti.
Un’azienda che non abbia un sufficiente capitale circolante non può reggere sul lungo periodo.
Dal punto di vista del Procurement, un’attività molto importante che impatta sul capitale circolante è quella inerente alla scorte di magazzino.
Il buyer deve cercare di definire un lotto economico che tenga conto dei consumi sia nel breve che nel medio periodo in modo da non impattare pesantemente sulle passività (in questo caso parliamo sempre di giacenze relative a materie prime e affini).
c) Flusso di cassa
Il flusso di cassa rappresenta una misura dell’auto finanziamento aziendale e i termini di pagamento di oltre 90 giorni rendono più facile, per la tua azienda, gestirlo. Questo perché si ha una maggiore dilazione dei debiti commerciali, che possono essere investiti diversamente e con maggiore profitto.
In questo caso il buyer, allineandosi ai kpi finanziari, dovrà cercare di gestire al meglio questo obbiettivo, cercando di verificare dimensioni e criticità del proprio parco fornitori per evitare di stressare la catena di fornitura ma cercando comunque di ottenere i risultati richiesti.
Dovrà quindi mediare il migliore pagamento possibile a seconda della classe merceologica di appartenenza.
d) Immobilizzazioni
Investire ed immobilizzare troppi soldi in attrezzature e cespiti di varia natura, ammortizzabili e deducibili nel corso degli anni, potrebbe essere un segnale di mala gestione.
Prima di investire del capitale in questo settore bisognerebbe avere condotto delle analisi approfondite. Un esempio potrebbe essere l’acquisto di modelli o stampi, di cui nel corso degli anni si perde traccia.
Se vuoi approfondire questi punti, noi di Buyer’s Line ti consigliamo questo libro:
– Finance for Purchasing Managers: Understanding the Financial Impact of Buying Decisions (English Edition)
Finanza e Procurement: in conclusione
È essenziale capire che l’approvvigionamento e la finanza non si approcciano al sensibile tema del saving nel medesimo modo, pur essendo alleati in questa impresa.
Ad esempio, un dipartimento finanziario potrebbe non sapere quanto potrebbe incidere la fluttuazione delle materie prime nel corso di un anno, andando ad imporre dei limiti irrealistici sul budget di spesa.
D’altro canto, un ufficio acquisti potrebbe non tenere in grande considerazione il costo di una giacenza a magazzino (fattore che in realtà è assolutamente rilevante ai fini contabili).
E’ quindi fondamentale trovare un equilibrio ed un allineamento nei kpi per poter ottenere chiarezza e, di conseguenza, il massimo risultato possibile.
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– ACCOUNTING: https://www.accountingtools.com/articles/overview-of-depreciation-depreciation-accounting
– PLANERGY: https://planergy.com/blog/role-of-finance-in-procurement/#:~:text=Finance%20sets%20spending%20limits%20for,savings%20and%20cost%20avoidance%20measures.
– TECHFUNNEL: https://www.techfunnel.com/fintech/the-importance-of-finance-and-procurement-collaboration/
– UNIVERSALCLASS: https://www.universalclass.com/articles/business/the-importance-of-financial-management-in-procurement.htm
– APPROVE: https://www.approve.com/blog/procurement-and-finance-collaboration/
– GENPACT: https://www.genpact.com/insight/point-of-view/aligning-procurement-and-finance-to-drive-business-impact
– ENTREPRENEUR: https://www.entrepreneur.com/article/25762
– ENTREPRENEUR: https://www.entrepreneur.com/article/240611