La gestione dei rischi consiste in un processo critico. Questo tipo di gestione, attraverso analisi qualitative e quantitative, monitora nel breve, medio e lungo periodo tutti gli imprevisti e problemi che possono (o potrebbero) intralciare il corretto percorso di approvvigionamento.
Più nello specifico, il rischio può essere definito come un esito incerto che potrebbe influenzare il corso di un determinato progetto.
Per gestire questa incertezza è utile creare dei piani in cui si identificano:
- le azioni di contenimento
- le soluzioni di ripristino
- i riferimenti per ogni soluzione di ripristino
- i registri che contengono queste procedure
Esempio di registro
| Elenco | Attività |
|---|---|
| A | Numero del rischio |
| B | Riferimento del rischio |
| C | Descrizione del rischio |
| D | Risultato della valutazione (Probabilità) e data |
| E | Azione di mitigazione |
Perché è importante la gestione dei rischi?
Tutti i progetti che ti troverai a gestire, all’interno del Procurement, avranno il loro grado di rischio e quindi di incertezza.
Inoltre, un’accurata gestione dei rischi consente di migliorare le prestazioni, permettendo così all’azienda di avere:
- maggiori certezze
- migliore servizio e quindi sicurezza sul mercato
- riduzione degli sprechi (ad esempio dovuti a materiale obsoleto per le troppe scorte)
- innovazione (potendo permettersi maggiori investimenti)
- un uso più efficace delle risorse
Prevenire e contenere le emergenze, permette anche (e soprattutto) di avere una visione più chiara dei costi e quindi delle analisi di bilancio (fondamentali nel corretto funzionamento di un’azienda).
Se le analisi di bilancio ti interessano, ti consigliamo questi libri che siamo sicuri potranno soddisfare il tuo interesse:
– Capire l’economia For Dummies
– Finalmente ho capito l’economia
Quali sono i passaggi fondamentali per la gestione dei rischi?
Come per qualsiasi altro argomento che abbiamo trattato, anche nella gestione dei rischi vi sono dei passaggi obbligati.
Il Procurement, specialmente il ruolo del buyer, può abbracciare diversi settori come: l’automotive, l’edilizia, il bio-medicale, la grande distribuzione, ecc.. ed ognuno di questi settori avrà le sue peculiarità.
Noi di Buyer’s Line vogliamo, qui di seguito, indicarti 5 capisaldi che rientrano in uno qualsiasi di questi settori e da questo elenco dovrai partire con le tue opportune e specifiche considerazioni.
1 – Identificazione del rischio
Le principali fonti di rischio si suddividono in quattro aree generiche, ognuna con le sue sottocategorie.
Te le riportiamo nella seguente tabella:
| Strategico | Programma | Progetto | Attività |
|---|---|---|---|
| Commerciale | Procurement | Personale | Tecnico |
| Finanziario | Acquisizione | Tecnico | Costi |
| Economico | Finanziamento | Costi | Risorse |
| Politico | Organizzativo | Risorse | Organizzativo |
| Reputazione | Sicurezza | Supporto operativo | Supporto operativo |
| Ambientale | Cessazione del Fornitore | Cessazione del Fornitore | Qualità |
| Culturale | Costi | Qualità | Infrastrutture |
| Acquisizione | Mancanza materiale | Mancanza materiale | Personale |
Ogni rischio, inerente all’attività, deve essere richiamato nel registro.
2 – Analisi del rischio
Ogni volta che viene identificato, il rischio viene analizzato in base a due criteri:
Probabilità: la possibilità, valutata, che un particolare risultato si verifichi effettivamente.
Impatto: l’effetto di un particolare risultato che si verifica nel concreto.
Attraverso questi criteri potrai passare al punto successivo della classificazione
3 – Classificazione del rischio
Con i due parametri precedenti, moltiplicando l’impatto per la probabilità, potrai classificare il rischio.
Questo ti permetterà di classificare i rischi, riuscendo a prevedere i più critici in relazione al tuo progetto o alla tua attività.
Se vuoi ricevere un file Excel inerente alla matrice di rischio fanne richiesta all’indirizzo mail support@buyersline.it
Se invece vuoi semplicemente migliorare il tuo Excel, per riuscire a comporre le tue analisi, prova a dare un’occhiata a questo corso:
– Corso fondamentale di Microsoft Excel
4 – Mitigazione del rischio
Una volta riconosciuta la classificazione, dovrai capire se il rischio può essere tollerato o mitigato. In questo secondo caso dovrai prevedere le opportune strategie e i piani di emergenza. Qui il focus fondamentale è quello di assicurarsi di coinvolgere tutti gli enti interessati.
5 – Monitoraggio del rischio
Nella gestione dei rischi, una volta completati i punti precedenti, non puoi semplicemente sperare che avendo analizzato preventivamente tutte le casistiche, niente cambi con lo scorrere del tempo. E’ fondamentale fissare dei check-point, con una cadenza costante nel tempo, che fungano da stazioni di monitoraggio, rispetto a quanto analizzato in principio.
Gestione dei rischi: le casistiche ricorrenti
Di seguito troverai, alcune tra le più ricorrenti casistiche di gestione dei rischi in ambito acquisti, con le relative probabili strategie di contenimento.
Analisi errata dei bisogni aziendali
Nella valutazione di una necessità aziendale, i rischi associati possono essere:
- sopravvalutazione o sottovalutazione dei bisogni
- tempi non realistici
- budget inadeguato
- requisiti mal progettati
Potresti ricadere su uno di questi rischi, scegliendo un fornitore troppo costoso, o aumentando i costi di stoccaggio a causa del lotto economico scelto sulla base di analisi errate dei consumi.
Scarsa selezione del fornitore
A causa di una mancata e corretta analisi preliminare, potresti incappare in uno o più di questi rischi:
- prodotti di bassa qualità
- consegne non rispettate
- standard etici non conformi
- standard qualitativi non conformi
Avere un parco fornitori affidabili, a seconda dei requisiti richiesti, è fondamentale per qualsiasi buyer!
Mancanza di procedure informatizzate
Troppe aziende, anche di medie dimensioni, non si affidano all’E-Procurement. Questo succede perché, anche se crescono come dimensioni e fatturato, non si procede, in egual misura, per quanto riguarda le procedure che restano, in alcuni casi, addirittura quelle iniziali.
Lasciare al fattore umano, determinate casistiche, aumenta esponenzialmente la probabilità che si verifichi un determinato errore come, ad esempio:
- documentazione piena di errori
- dati mancanti
- approvazioni ritardate
- tempo di transito raddoppiato per rimediare ad eventuali errori manuali
Per questo motivo noi di Buyer’s Line consigliamo di informatizzare le procedure, considerando questa spesa un investimento e non un costo a perdere.
Attraverso questi esempi dovremmo averti reso più chiaro il concetto di gestione del rischio all’interno del Procurement.
Speriamo di aver accesso il tuo interesse, soprattutto la tua curiosità, su questo differente aspetto della fornitura e della supply chain.
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
-NIUMA: https://www.niuma.it/gli-ambiti-di-rischio-nel-procurement/
-RISKMANAGEMENT360: https://www.riskmanagement360.it/risk-strategy/risk-management-e-supply-chain-gestione-rischi-nella-logistica/
-PROCUREMENTJOURNEY: https://www.procurementjourney.scot/additionalresources/risk-management#:~:text=Risk%20Management%20is%20a%20critical,desired%20outcomes%2C%20risks%20and%20issues.
-SCMR: https://www.scmr.com/article/five_easy_steps_to_risk_management_in_procurement
-PRECORO: https://precoro.com/blog/importance-of-risk-management-in-procurement/
-FREVVO: https://www.frevvo.com/blog/procurement-risks/