Che cos’è un Audit? E’ una valutazione, che può anche essere eseguita da terze parti che non siano rappresentate dal cliente.
Inoltre è uno strumento utile per verificare se il fornitore rispetta gli obbiettivi indicati e concordati, attraverso dei processi condivisi.
Qual è lo scopo di un Audit? Il fine ultimo è quello di aumentare la qualità dei prodotti richiesti, attraverso la comunicazione e la proattività, cercando di capire le cause a monte di un errore e prevenendole attraverso una corretta impostazione dei cicli di lavoro.
Noi di Buyer’s Line abbiamo affrontato questo processo, nell’articolo inerente la qualifica e validazione dei fornitori. Ti invitiamo ad andare a rileggerlo, nel caso te lo fossi perso, selezionando il link che puoi trovare di seguito:
– Qualifica e validazione dei fornitori
Oggi vogliamo cercare di approfondire questa tematica, perché riteniamo che il confronto costante sia uno strumento potente per aiutarti a creare il tuo parco fornitori!
Audit: quali modelli ci sono?
Esistono differenti tipologie di audit, e ognuna è specifica per un determinato mercato di riferimento.
A livello generale, però, possiamo suddividerli in tre macro-categorie:
– Annunciati
Si ha quando il cliente avvisa il fornitore, informandolo sul luogo e la data dell’appuntamento. Entrambe le parti hanno quindi il tempo di prepararsi.
Anche se può sembrare che questa procedura influisca sull’esito della valutazione, è, in alcuni casi, indispensabile per poter coniugare il processo con le normali attività lavorative.
– Senza preavviso
Si ha quando il cliente non fornisce le indicazioni circa il luogo e l’orario dell’ispezione.
Questa tipologia di audit viene utilizzata quando si vuole verificare la quotidianità delle operazioni, relative ai cicli di produzione e meno sulla documentazione.
– Desktop
In questi casi non viene richiesto un approccio di persona. Il focus è finalizzato alla verifica della documentazione che il fornitore è tenuto a presentare. Un esempio potrebbe essere la richiesta della certificazione ISO9001 corretta e validata, in modo da avere la garanzia del rispetto delle norme qualitative.
Passando invece ad un livello più “specifico”, identifichiamo 4 differenti modelli di Audit:
– Sistema
Prevalentemente di carattere documentale; ci si preoccupa di verificare che gli elementi del sistema qualità siano documentati e riconducibili al sistema qualitativo.
– Conformità
In questa tipologia di audit si esaminano le procedure scritte, le istruzioni di lavoro e gli obblighi contrattuali.
– Processo
Si basa sulla verifica di persone, materiale e macchine in merito al ciclo di produzione del prodotto.
– Prodotto
E’ un’ispezione dettagliata di un prodotto finito, eseguita prima della consegna al cliente.
Audit: quali sono i vantaggi?
Alcune volte queste verifiche/valutazioni, possono essere sottovalutate, ma in realtà portano notevoli benefici.
Organizzare un audit implica, sicuramente, un impegno di energie notevole all’interno di un’azienda, ma se fatto in modo corretto, è fonte di miglioramento. Nell’organizzazione di un audit vengono coinvolti più enti (nello specifico il Procurement e la Qualità) ed il ritorno dei benefici non è immediato, ma visibile sul medio e lungo periodo.
Di seguito ti indichiamo i principali vantaggi di questa procedura:
- la garanzia di avere una metrica di controllo qualitativo oggettivo, attraverso un sistema di gestione internazionale
- la trasparenza nei processi qualitativi del prodotto e della materia prima, con la richiesta ed archiviazione degli opportuni certificati
- la documentazione dei miglioramenti/peggioramenti dei fornitori
- la valutazione dei rischi e dei relativi costi, legati alla mancata qualità e possono essere ridotti (come la taratura periodica degli strumenti e l’istituzione di metriche valutative per le non-conformità interne)
- una relazione commerciale conforme, che si basi appunto su metriche qualitative che sono rispettate da cliente e fornitore.
- la semplificazione del flusso di lavoro
- il miglioramento delle performance di spesa
Audit: come si struttura?
Fase essenziale di un audit è la preparazione, che non deve essere in alcun modo sottovalutata. A seconda di come verrà strutturato l’audit, il buyer avrà più o meno predominanza nella sua conduzione, ma in ogni caso dovrà essere ben preparato e raccogliere tutte le informazioni in modo organizzato.
Eccoti, quindi, di seguito gli aspetti fondamentali nel processo di un audit al fornitore:
- pre-Audit: raccogli tutte le informazioni necessarie, di processo e procedure, confrontati con chi condurrà l’audit e determina, insieme a lui, le finalità e gli obbiettivi
- selezione del gruppo: come anticipato all’inizio dell’articolo, l’audit è un processo di valutazione che comprende più enti e, a seconda delle finalità, il gruppo potrebbe ampliarsi. Bisogna essere sicuri di avere all’interno del gruppo tutte le competenze necessarie.
- comunicazione dell’audit: può sembrare scontato ma è fondamentale comunicare in maniera chiara e precisa:
– Ambito
– Orario
– Conduttore
– Progetto
- presentazione: preparati un piccolo discorso di apertura
- prestazioni: questo è il cuore dell’audit. Con il supporto degli altri membri, dovrai munirti di una checklist oggettiva, composta da quesiti e richieste, relative agli ambiti di interesse, riportante un punteggio che possa collocare il fornitore all’interno di un range.
Solamente in questo modo si potrà ottenere una valutazione insindacabile sulle prestazioni.
Se l’argomento ti interessa e desideri ricevere una checklist di esempio, puoi farcene richiesta inviandoci una mail all’indirizzo: support@buyersline.it
- verifica delle le risposte: è importante valutare i risultati ottenuti e discuterne internamente prima di esporre il risultato.
- chiusura dell’audit: una volta effettuate tutte le valutazioni del caso, si può inviare il risultato dell’audit al fornitore, con le opportune osservazioni e le eventuali richieste di miglioramento. Queste dovranno essere monitorate e vistate durante il periodo di implementazione.
Se questo articolo ti è piaciuto, e vuoi approfondire l’argomento, ci sentiamo di segnalarti questi libri, che possono essere complementari all’argomento:
– Audit: un metodo per verificare la rispondenza. Esempi pratici in ambito aeronautico
– La conduzione degli audit
– Riflessioni per un audit moderno. Percorso per la consapevolezza dell’auditor
Monitorare, in maniera schedulata, i processi di miglioramento dei tuoi fornitori, aiuterà a migliorare tutta la catena di approvvigionamento e la tua esperienza personale.
Con questo articolo speriamo di aver accesso il tuo interesse, soprattutto la tua curiosità, su questo differente aspetto della fornitura e della supply chain.
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– APPROVE: https://www.approve.com/blog/procurement-audit/
– DRYDENGROUP: https://drydengroup.com/procurement-audit/
– AUBURN: https://aaq.auburn.edu/node/10002/take
– MASTERCONTROL: https://www.mastercontrol.com/gxp-lifeline/5-areas-of-focus-when-conducting-supplier-audits/
– ECRATUM: https://blog.ecratum.com/supplier-audits-how-to-evaluate-your-suppliers-efficiently
– HQTS: https://www.hqts.com/what-is-a-supplier-audit/
– QMSUK: https://www.qmsuk.com/news/5-tips-to-get-the-most-out-of-a-supplier-audit