Riprendiamo la serie degli appuntamenti sugli indici di performance, affrontando una tra le tematiche più controverse del mondo dei buyer: i KPI di qualità.
Gestire un sistema di vendor rating sulla qualità, e cioè assegnare uno “status” qualitativo ai fornitori attivi nell’albo, fornisce una precisa e oggettiva metrica di valutazione per ogni singolo fornitore, dando all’ufficio acquisti la capacità di effettuare scelte consapevoli che abbiano una visione di medio e lungo periodo.
Questo sistema di monitoraggio ha come fine ultimo quello di portare, il proprio parco fornitori, ad un processo di continuo miglioramento, al fine di perseguire quel livello qualitativo che il mercato ha iniziato ad imporre negli ultimi decenni e che è diventata un’esigenza nel contesto attuale.
Ma quali sono i vantaggi nell’introdurre un sistema di valutazione della qualità?
- La riduzione del giudizio soggettivo
- Il miglioramento della comunicazione ed il controllo dei fornitori
- Correzione dei punti deboli, identificati delle prestazioni
- Possibilità di migliorare le prestazioni dei fornitori
- Creazione di una partnership con i fornitori strategici
- L’identificazione dei rischi
- La creazione di una strategia basata sulle performance
Questi, crediamo, siano tutti aspetti fondamentali nella costruzione di un ufficio acquisti di valore.
Nonostante a volte ci si debba piegare a logiche economiche per la sopravvivenza nel mercato, bisogna sempre puntare alla miglior qualità al minor costo possibile, e non viceversa.
Non perdiamo quindi altro tempo e cerchiamo di approfondire questa tematica e quindi tutti gli aspetti inerenti alla qualità dei prodotti acquistati.
KPI di qualità: quali sono gli indicatori che li definiscono
Scegliere gli indicatori essenziali che definiscono il vendor rating dei KPI della qualità, è il primo passo per strutturare al meglio la nostra catena di fornitura.
A livello strutturale il vendor rating seguirà la classica struttura dei livelli decisionali aziendali, partendo ad analizzare una macro-categoria, per poi focalizzarsi su un determinato fornitore e la relativa linea di fornitura.
Per semplificare ti riportiamo di seguito un esempio schematico:
| Livello | Tipologia | Area |
|---|---|---|
| 1 | Strategico | Classe Merceologica |
| 2 | Tattico | Fornitore |
| 3 | Operativo | Relazione di Fornitura |
Nello specifico ognuna di queste aree sarà analizzata dagli indicatori aziendali, che nel caso della qualità, potranno essere identificati dai seguenti parametri:
a) Non conformità: analizzare la % di consegne conformi rispetto al totale delle consegne
b) Flessibilità: analizzare la % di ordini in cui le date di consegna vengono confermate.
c) Elasticità: dimensioni minime del lotto di fornitura
d) SGQ: Identificazione del sistema
e) Relazione: qualità delle relazioni con il fornitore
Mentre i primi quattro parametri risultano oggettivi (sono quindi misurabili e possono essere ricondotti ad un target di riferimento), per l’ultimo parametro dovremo necessariamente mediare con una visione soggettiva del buyer. In questo caso la poca o molta esperienza dello stesso buyer la farà da padrone.
KPI di qualità: come si misurano?
Appartenendo alla sfera del Procurement, potrebbe non esserti richiesto di identificarli, ma è comunque molto importante che tu li conosca per poterli analizzare e spiegarli dettagliatamente al tuo parco fornitori.
Elenchiamo ora brevemente ciascuna metodologia utilizzata per analizzare i parametri appena indicati:
a) Non conformità
A seconda della tipologia di azienda si possono calcolare esclusivamente il numero di consegne (lotti) non conformi rispetto al totale, il numero di Parti per milione (ppm) oppure entrambi gli indici.
Le ppm sono un’unità di misura adimensionale. Indicano un rapporto, tra quantità misurate omogenee, di un milione a uno.
Ad esempio, vengono usati per esprimere errori di misurazione o tolleranze.
Il valore delle ppm è equivalente alla quantità assoluta frazionale, moltiplicata per un milione. La formula di riferimento è la seguente:
QPPM = (N Scarti Rilevati + (N pezzi accettati in deroga * 0,5)/ N pezzi entrati) * 10 elevato a 6
Chiaramente il dato che si ottiene deve essere riconducibile ad una tabella di riferimento, come quella che ti riproponiamo di seguito:
| % PPM | Livello |
|---|---|
| >90% | Ottimo |
| >70% | Buono |
| >60% | Discreto |
| <59% | Insufficiente |
Se l’argomento ti appassiona e desideri approfondirlo, ti consigliamo queste due letture:
– Indicatori di performance aziendale
– KPI A Complete Guide – 2021
b) Flessibilità
Questo parametro, alcune volte, può essere confuso con i KPI di consegna ma in questo caso si vuole capire esattamente, non la puntualità del fornitore, ma come quest’ultimo riesce a reagire a determinate richieste.
Un metodo fondamentale per verificare questo dato è il classico metodo OTIF.
Facci sapere nei commenti se desideri approfondirlo e saremo lieti di analizzarlo in un prossimo tutorial tramite file Excel.
Ne approfittiamo per ricordati che nella sezione corsi di Buyer’s line puoi trovarne proprio uno fondamentale per imparare Excel, strumento fondamentale nel moderno ruolo del buyer.
Se ti interessa approfondire ti riportiamo di seguito il link:
– Corso di Excel
c) Elasticità
In base alla classe merceologica di riferimento, è necessario identificare un lotto minimo (anche grazie all’analisi del lotto economico) e rapportarlo a quello del fornitore preso in esame.
In questo caso non è richiesta una classificazione troppo dettagliata.
Sarà sufficiente, ad esempio, suddividere i casi in: scarso, buono, ottimo.
d) SGQ
Qui bisogna identificare una tabella di riferimento, in relazione alle direttive aziendali, sulla base di quella dei certificati che ti riportiamo di seguito:
- IATF 16949:2016 Punteggio: 5
- ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 Punteggio: 4
- ISO 9001:2015 Punteggio 3
- in corso Punteggio 2
- Assenza Punteggio: 1
Questo permetterà di dare immediatamente un punteggio ed una classificazione al fornitore oggetto di analisi.
e) Relazione
L’ultimo indicatore, non per importanza, risulta essere l’unico non oggettivo, o almeno non completamente. In questo caso è necessario monitorare le tempistiche di risposta alle richieste, l’affidabilità dei riscontri, ecc.., creando una tabella di monitoraggio personale che permetta di classificare il fornitore.
KPI di qualità: servono?
Ma quindi questi KPI qualitativi sono utili? Beh, la risposta è sicuramente affermativa.
Monitorare aiuta, in primis, a classificare i fornitori permettendoti di capire quali e quante azioni correttive porre in essere per migliorare la propria supply chain.
In base a questi indicatori si possono predisporre dei successivi audit qualitativi.
Gli audit possono aiutare a far crescere i fornitori, evidenziando i punti di forza, gli aspetti da migliorare ed eventuali azioni interne di miglioramento come:
- il monitoraggio della sub-fornitura
- la taratura sistematica degli strumenti
- l’attivazione di percorsi di certificazioni
- il monitoraggio dei cicli interni
- eventuali rompi-lotto per controllo
- l’attivazione di Non-conformità interne
Il valore aggiunto che queste analisi possono portare è incalcolabile e, oltre a far crescere il fornitore, può aiutarti ad indirizzarlo secondo delle specifiche linee guida personali ed aziendali.
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo, e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– CPORULES: https://www.cporules.com/it/blog/vendor-rating
– LEADERSHIP: https://www.leadershipmanagementmagazine.com/articoli/la-valutazione-strategica-dei-fornitori-un-caso-nel-settore-metalmeccanico/
– ADVANCESCHOOL: https://www.advanceschool.org/public/images/Articolo_Mari_rating-Fornitori_AD-net_giugno_2014.pdf
– GRUPPOCAP: https://acquisti.gruppocap.it/attach/albo_fornitori/vendor_rating.pdf
– SPALAUTOMOTIVE: https://www.spalautomotive.it/documents/20182/35726/MANUALE+DELLA+QUALITA%27+DEL+FORNITORE+rev+06_IT.pdf/e6d78326-0570-4306-b41b-7eff9c02b6f2
– MASTROIACOVO: https://amslaurea.unibo.it/7369/4/Mastroiacovo_Roberta_tesi.pdf