Aumentare la produttività, specialmente all’interno del Procurement, è un aspetto chiave per il raggiungimento dei tuoi obbiettivi personali e aziendali.
In un settore frenetico e non privo di tensioni e stress, come può essere quello dell’ufficio acquisti, il ruolo del buyer deve avere, tra i suoi principali obbiettivi, quello di tendere sempre al miglioramento, cercando di ottimizzare, per quanto possibile, i processi di approvvigionamento, riducendone gli sprechi di tempo.
Proprio per questo motivo, noi di Buyer’s Line, con questo articolo ti vogliamo indicare 5 punti, che potranno aiutarti ad aumentare l’efficienza e l’efficacia proprio del tuo tempo.
Come per altri articoli, anche in questo caso, questa vuole essere una guida introduttiva all’argomento della produttività.
Se sei interessato a questo argomento e vuoi capirne di più, ti consigliamo questi due libri (capisaldi):
– Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose
– Fare il doppio in metà tempo
E allora non perdiamo altro tempo ed iniziamo!
Produttività: i 5 punti chiave
Per riuscire ad aumentare la produttiva, all’interno del Procurement, è importante metter il focus su una lista di obbiettivi, punti chiave, che ti permettano di indirizzare gli sforzi, impedendoti di disperdere le tue energie.
Volatilità del mercato, piani strategici non definiti, shortage, sono solo alcuni degli elementi che ti potrebbero ostacolare nella definizione delle tue attività; per questo è fondamentale tenere sott’occhio una lista come quella che ti riportiamo di seguito.
1) Indica le scadenze e imposta le priorità per ogni attività
Quante volte ti è capitato di avere di fronte, una lunga lista di attività da fare durante la giornata, per poi ritrovarti a non aver concluso nulla?
Siamo sicuri che starai pensando “quasi sempre”, per questo motivo è fondamentale imparare a impostare degli obbiettivi.
Per fare questo è necessario partire da due fattori e dalla loro classificazione:
| TEMPO | CRITICITA' |
|---|---|
| BREVE | BASSA |
| MEDIO | MEDIA |
| LUNGO | ALTA |
La distribuzione degli obbiettivi su questa tabella, ti darà una prima indicazione sulle priorità da seguire.
Inoltre è fondamentale il confronto continuo per indirizzare, secondo i giusti canali, le corrette attività.
Essere un buyer significa seguire molteplici attività e alcune volte non strettamente legate al proprio parco fornitori.
Per questo motivo diventa essenziale sapere gestire il proprio tempo e le priorità
Se vuoi puoi provare ad impostare le scadenze delle tue attività, tramite file Excel,
Dai un’occhiata al nostro ultimo tutorial!
2) Creati uno spazio giornaliero per definire attività non pianificate
E’ normale ritrovarsi delle attività non pianificate da realizzare durante la giornata, o comunque in tempi rapidi. Per questo motivo dovrai imparare a definire degli slot temporali da riservare a queste attività.
Sicuramente all’inizio non troverai semplice quest’attività di “attacca-stacca”, ma una volta trovata la corretta direzione siamo sicuri che la pianificazione di slot dedicate diventerà una tua fedele alleata della programmazione.
Ricordati, inoltre, di chiudere le attività che hai completato durante la giornata, in modo da evidenziare quello che hai già completato!
Se hai bisogno di definire sulla tua agenda elettronica i vari slot da dedicare alle varie attività giornaliere, ti consigliamo questo corso su Outlook, che potrebbe fare proprio al caso tuo.
– Outlook versioni 2013 e 2016: il Corso Fondamentale
3) Ottimizza le procedure: riduci le spese Maverick
Una delle principali fonti del dispendio di energie è rappresentato dalle cosiddette spese Maverick e
dall’utilizzo di fornitori non standard che costringono alla verifica ed approvazione di ogni singolo acquisto e contribuiscono alla formazione del classico collo di bottiglia, che rallenta tutte le attività e non ti permette di pianificare, riducendo la tua produttività.
Per contrastare questa pratica, e aumentare quindi la tua produttività, ti consigliamo queste tre semplici regole:
a) Introduci barriere preventive efficaci, come ad esempio l’utilizzo di determinati fornitori autorizzati per determinate classe merceologiche di acquisto.
b) Alleggerisci le tempistiche ed i processi di acquisto, ad esempio, elaborando un decalogo semplice e snello, ma vincolante per la corretta emissione dell’ordine
c) Limita i potenziali acquirenti e mettili a conoscenza delle procedure, ad esempio, indicando una sola persona di riferimento per reparto, per rendere chiare a tutti le specifiche.
4) Automatizza le procedure: riduci i tempi a poco valore aggiunto
Un processo di acquisto obsoleto influisce sulla produttività.
Iter troppo complessi o esclusivamente manuali, aumentano lo stress e distraggono dagli obbiettivi primari.
Le attività che riguardano il procurement sono molte:
- approvazione di ordini con importi superiori ad una determinata soglia
- inserimento delle conferme d’ordine
- controllo delle fatture
- verifica del portafoglio fornitori
- gestione delle non conformità di un fornitore
- verifica anticipi/posticipi/annullamenti ordini
Queste attività sono soltanto una parte e, gestite in maniera “manuale”, portano via troppo tempo ed energie e non permettono di finalizzare quelle che invece portano realmente valore all’azienda. Inoltre, automatizzando i processi, avrai i dati necessari per monitori i KPI dei tuoi fornitori attraverso report immediati.
L’automatizzazione, se correttamente utilizzata, permette di velocizzare i processi, rendendoli snelli, e azzerando l’eventuale errore umano.
Oggi giorno la branchia che abbraccia l’ E-Procurement è molto vasta, sicuramente troverai quella più adatta alle tue esigenze.
5) Consolida il tuo parco fornitori
Riuscire a consolidare il proprio parco fornitori significa essenzialmente avere la sicurezza di lavorare con dei collaboratori validi.
Questa frase può sembrare banale, ma racchiude l’essenza di questo punto.
Avere nel tuo parco fornitori una schiera di collaboratori ti farà avere, ad esempio:
- riscontri rapidi per richieste di offerta
- riscontri tempestivi per richieste di anticipo
- economia di scala, raggiungendo obbiettivi economici
- la mitigazione dei rischi, verificando direttamente con il fornitore eventuali rischi sulla fornitura
- la riduzione degli oneri amministrativi
Tutto ciò aumenterà sensibilmente la tua produttività.
Per riuscire ad ottenere un parco fornitori consolidato dovrai essere un abile negoziatore, cercando di ottenere il massimo dalle tue forniture.
Se pensi di non padroneggiare ancora bene questa abilità, noi di Buyer’s line ti consigliamo questo corso:
– Negoziazione: il corso fondamentale
Elencati e definiti questi 5 punti non ti resta che metterli in pratica: siamo sicuri che la tua produttività migliorerà sensibilmente!
Molto bene, speriamo, con questo articolo, di averti dato spunti utili per affrontare nuove sfide e per continuare la strada per raggiungere i tuoi obbiettivi nella tua carriera da Buyer.
Prima di salutarci ricordati di lasciarci, qui sotto, i tuoi commenti all’articolo!
Le tue domande potranno fornire spunti utili a noi e a tutti i lettori di Buyer’s Line!
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– IUNGO: https://www.iungo.com/4-modi-aumentare-lefficienza-dellufficio-acquisti/
– UNA: https://una.com/resources/article/how-to-improve-procurement-efficiency/
– CERTITREK: https://www.certitrek.com/nlpa/news/purchasing-articles/time-management-purchasing/