I costi sono sicuramente uno tra gli argomenti di maggiore interesse all’interno delle strategie di tutti i Procurement Department.
Qualità, efficienza, innovazione e sostenibilità sono tutti elementi che hanno una loro significativa importanza, ma quasi sempre vengono subordinanti a determinati parametri di saving che non tengono conto di una corretta visione di insieme.
Noi di Buyer’s Line siamo da sempre sostenitori del corretto “Strategic Sourcing” e, per questo motivo, sapendo l’importanza dei costi in una gestione aziendale, vogliamo proporti questa nostra analisi.
Con l’analisi dei costi è possibile rilevare ed evidenziare eventuali inefficienze e sprechi, supportando la suddivisione dei costi con la conoscenza della contabilità di base.
Anche se non è richiesta per il tuo ruolo una conoscenza avanzata del controllo di gestione, dovrai comunque avere chiari i principali concetti per prendere decisioni o semplicemente esporre le tue considerazioni.
Dove potresti applicare la suddivisione dei costi?
Per entrare più nel concreto, figure chiave come il commodity buyer o lo strategic buyer devono padroneggiare l’analisi dei costi per svariati tipi di valutazione, che possono riguardare il breve ed il lungo periodo, come:
- saper investire nei prodotti più convenienti per la limitata capacità produttiva.
- indicare i corretti margini sui prezzi di vendita per riuscire ad aggredire il mercato.
- optare per la migliore scelta decisionale di “make or buy”, cioè scegliere se produrre internamente o demandare ad un fornitore la produzione di un determinato prodotto o di una classe merceologica.
- proporre i migliori investimenti su nuove linee produttive
- orientarsi correttamente su nuovi prodotti
- ottimizzare al meglio nuovi cicli di produzione
Prima di proseguire con questo articolo, se l’argomento ti interessa e lo vuoi approfondire, ti consigliamo una serie di letture che possono introdurti adeguatamente all’argomento:
– Lineamenti di contabilità analitica e di analisi dei costi
– Contabilità dei costi e contabilità analitica.
– Capire l’economia for Dummies
– Finalmente ho capito l’economia
– Finalmente ho capito come leggere un bilancio
Cosa significa configurare i costi?
Per prima cosa partiamo dicendoti che le seguenti classificazioni fanno parte di quella branchia della contabilità che viene definita “Contabilità analitica” e di cui riportiamo di seguito la definizione:
“Con il termine “contabilità analitica” si intende quell’insieme di determinazioni economico quantitative che consentono di calcolare il costo di dati oggetti di riferimento, in relazione a determinati fini conoscitivi.” (Fonte: Wikipedia)
In pratica, ogni volta che una persona all’interno dell’azienda deve sostenere una spesa, questa deve essere classificata e storicizzata in base ad una determinata legenda predefinita.
Ad esempio, i costi degli stipendi dei singoli buyer, per l’acquisto di materiale diretto ed indiretto e per la gestione dei servizi, avranno tutti un proprio centro di costo che permetterà la classificazione della spesa e la corretta ripartizione delle responsabilità.
Infatti i titolari dei centri di costo, come ad esempio un responsabile di un ufficio acquisti, avranno la possibilità di verificare l’impegno delle risorse, cercandone l’ottimizzazione.
Non sempre è però possibile procedere immediatamente all’attribuzione dei costi. La complessità dei processi tecnico-produttivi impone una fase preliminare che può essere gestita seguendo una pre-esistente classificazione come da seguente schema:
- attraverso i prodotti: in questo caso vengono determinati i centri di costo di una famiglia/unità/tipo di prodotto
- per unità organizzative:
– centri di costo in senso stretto, dove vengono affidati degli obbiettivi
– centri di ricavo, dove si ha maggiore impatto proprio sui ricavi
– centri di profitto, dove si ha maggiore controllo sul profitto aziendale
– centri di investimento, dove si ha maggiore responsabilità sui profitti - attraverso fasi gestionali
- per aree di risultato
Utilizzando queste macro-aree risulterà più semplice la fase successiva.
Passiamo ora alla classificazione dei costi!
Come vengono classificati i costi?
Con “classificazione dei costi” utilizziamo un termine generico che abbraccia diversi campi.
In questo paragrafo ci soffermeremo su due principali configurazioni che ti serviranno in quelle casistiche che ti abbiamo riportato nei precedenti paragrafi (investire nei prodotti con più margine, verificare il make or buy, ecc..):
a) Classificazione dei costi in base allo scopo
Pur appartenendo sempre alla contabilità analitica, la classificazione di questi costi ha una precisa finalità, o per meglio dire scopo, e a seconda di ciò che si vuole analizzare può essere suddivisa attraverso la seguente denominazione:
- costo primo: si applica per studiare l’incidenza dei costi delle materie prime e della manodopera, utilizzata per la sua realizzazione. Molto utile per i buyer che si occupano dell’approvvigionamento di diversi tipi di materia prima, in quanto permette di avere un budget di partenza su cui effettuare eventuali considerazioni.
- costo industriale: si applica per una duplice funzione. Può essere utilizzato sia per valutare eventuali rimanenze finali di prodotti, semilavorati o lavorazioni, oppure può essere utilizzato per verificare i risultati di singole lavorazioni. E’ molto utile ai buyer che devono verificare eventuali efficienze relative a scelte legate al “make or buy”. Si ottiene aggiungendo al costo primo una quota generale relativa alla produzione.
- costo complessivo: Ha le stesse finalità del costo industriale. Si ottiene aggiungendo al costo industriale una quota di spese amministrative.
- costo economico-tecnico: si utilizza per poter ottenere il prezzo finale da applicare al cliente. Si ottiene aggiungendo al costo complessivo una quota parte di oneri figurativi.
b) Classificazione classica in base alla contabilità analitica
In questo caso la classificazione non è determinata dallo scopo, ma è dettata dalla specificità del costo stesso e il fine della suddivisione è più incentrato sulla corretta ripartizione per il bilancio.
Questa classificazione, a seconda dei parametri della contabilità analitica scelti, si può ulteriormente suddividere come di seguito riportato:
1) Costi fissi e variabili
- Fissi: sono quelli che, entro un determinato periodo di tempo ed entro determinati limiti del volume produttivo, non variano. Possono essere rappresentati, ad esempio da: ammortamenti, stipendi amministrativi, spese generali, manutenzioni, ecc..
Sono definiti anche “costi di struttura” e devono sempre essere sostenuti. - Variabili: sono quelli che variano al cambiare dei volumi. Possono essere rappresentati, ad esempio da: materie prime, manodopera diretta, provvigioni passive, ecc..
Sono costi che l’azienda sostiene in base a quanto produce e vende.
2) Costi specifici (diretti) e costi comuni (indiretti)
- Specifici: sono rappresentati dai costi (sia variabili che fissi) relativi a fattori produttivi che contribuiscono esclusivamente all’ottenimento di un determinato oggetto (prodotto, servizio, fase di lavorazione, ecc.). Possono essere attribuiti “direttamente” ed in modo univoco ad un determinato oggetto di calcolo (prodotto, reparto, lavorazione, centro di costo, ecc.).
- Comuni: sono rappresentati dai costi che contribuiscono all’ottenimento di più oggetti di calcolo (prodotti, servizi, fasi di lavorazione, ecc.) e sono attribuiti soltanto in modo indiretto e non univoco (spese amministrative, costi di affitto o gestione, marketing, ecc.).
3) Costi controllabili e costi non controllabili (Overhead cost)
- Controllabili: sono i costi rappresentati da tutti quelli in cui si può esercitare l’attività di controllo.
- Variabili: sono tipicamente tutti quei costi che non sono misurabili a priori ma che vengono identificati a seconda delle situazioni specifiche.
I metodi utilizzati per calcolare i costi
Quando ci si trova a dover analizzare, confrontare e catalogare i vari costi aziendali, è estremamente importante chiarire in anticipo quale metodologia si andrà ad utilizzare. Questo deve essere fatto per poter avere un metodo di confronto univoco ed uguale per tutti.
Per procedere a questi confronti i metodi da utilizzare sono essenzialmente quattro:
- Direct Costing Semplice: calcolo dei soli costi varabili
- Direct Costing Evoluto: calcolo dei costi specifici
- Full Costing: calcolo del costo pieno
- Activity Based Costing: calcolo dei costi per attività.
La scelta di uno di questi metodi determina l’impostazione di tutto il sistema di controllo direzionale (budgeting, reporting, analisi degli scostamenti, misurazione dei risultati, ecc.).
Il metodo Activity Based Costing
Facciamo un piccolo approfondimento sul metodo Activity Based Costing in quanto risulta essere il metodo più moderno di attribuzione dei costi.
Con questa ripartizione si fa riferimento alle varie attività dei diversi centri di costo, in base a parametri prefissati definiti cost driver. Con questo metodo si parte dalla constatazione che i costi non sono generati dai prodotti ma dalle attività scelte per ottenerli e collocarli sul mercato. È necessario quindi disporre di informazioni sui processi produttivi che consistono in indicatori fisico-quantitativi.
Definiti anche i metodi di calcolo, la classificazione dei costi dovrebbe esserti più chiara.
Ci teniamo a ricordati che questa vuole essere solo un’infarinatura iniziale, che ti permetta di conoscere un altro importante aspetto del ruolo del buyer.
Per approfondire questo argomento ti consigliamo, ancora una volta, le seguenti letture:
– Lineamenti di contabilità analitica e di analisi dei costi
– Contabilità dei costi e contabilità analitica.
– Capire l’economia for Dummies
– Finalmente ho capito l’economia
– Finalmente ho capito come leggere un bilancio
Molto bene, speriamo, con questo articolo, di averti dato spunti utili per affrontare nuove sfide e per continuare la strada per raggiungere i tuoi obbiettivi nella tua carriera da Buyer.
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
– UNIROMA1: https://web.uniroma1.it/deap/sites/default/files/23%2011%202015%20analisi%20dei%20costi%20e%20budget%20Dottssa%20Sabrina%20%20Ricco%20%5Bmodalit%C3%A0%20compatibilit%C3%A0%5D.pdf
– UNITUS: https://www.unitus.it/public/platforms/13/cke_contents/2236/10.%20Analisi%20costi.pdf