La gestione dello stress durante le chiusure aziendali

Il Natale è alle porte e come ogni anno, oltre alla frenesia per l’attesa del lieto evento, all’interno dell’ufficio acquisti, si possono riscontrare maggiori difficoltà.

Le principali difficoltà le potremmo riscontrare nel riuscire a rispettare i KPI identificati all’interno delle attività di redazione del budget e degli obbiettivi.

Uno dei principali KPI, che impatta maggiormente durante la fase pre-natalizia, riguarda il rispetto delle consegne e la riduzione dell’inevaso o, come viene più comunemente definito, la riduzione dei mancanti.

Cos’è la riduzione dei mancanti?

Questa attività si sviluppa a valle di qualsiasi processo strategico precedentemente pianificato e risulta, ad eccezione di specifiche criticità, a completo appannaggio dell’area Purchasing (ti riportiamo il link dell’articolo dedicato alla suddivisione dell’ufficio acquisti).

Consiste in una sistematica operazione di sollecito per riuscire ad organizzare le consegne del materiale che risulta scaduto, secondo delle priorità che possono riguardare, ad esempio:

fermi produttivi
mancate consegne dirette a clienti prioritari
costi da portare a ricavo

A seconda della rilevanza di questa attività, si può avere una mancanza quantitativa ed economica di lieve o elevata entità.

Questa mancanza è il risultato di una attività lavorativa svolta in maniera errata sin dall’inizio.

E’ proprio l’entità di questa inefficienza a causare livelli di stress, più o meno elevati e gestibili, all’interno dell’area Purchasing.

Con questo articolo cercheremo di capire meglio le criticità di questo periodo e quali azioni è possibile intraprendere per mantenere alto il livello qualitativo del proprio lavoro e, di conseguenza, della propria quotidianità.

Cos’è lo stress all’interno del Purchasing?

Per cercare di affrontare questa situazione dobbiamo, innanzitutto, darne una definizione, che ti aiuti a comprenderne il significato.

“Lo stress è una reazione che si manifesta quando una persona percepisce uno squilibrio tra le sollecitazioni ricevute e le risorse a disposizione. Si tratta, precisamente, di una sindrome generale di adattamento (SGA) atta a ristabilire un nuovo equilibrio interno (omeostasi) in seguito a fattori di stress (stressors). Le alterazioni dell’equilibrio interno possono avvenire a livello endocrino, umorale, organico, biologico.” (Fonte Wikipedia)

Non ci addentreremo oltre, in questo articolo, sulla definizione dello stress e sulle dinamiche generali ad esso collegate (per approfondire in maniera corretta, questo tipo di problematiche, sarà opportuno fare un consulto con le figure professionali adibiti), ma se l’argomento ti interessa ti possiamo consigliare di cominciare da questo libro:

Non si può lavorare così

Declinando la precedente definizione al mondo dei buyer, possiamo dedurre che lo stress, all’interno del Purchasing, viene stimolato dallo stravolgimento della normale routine di attività giornaliere e programmate che, un buyer o un sollecitatore, definisce durante la sua giornata di lavoro e per le quali non ha, nell’immediato, le corrette e definitive risposte che un interlocutore si aspetta.

Queste situazioni aumentano esponenzialmente con l’avvicinarsi delle chiusure e, a cascata, vengono quindi lasciate indietro le attività schedulate, magari di importanza più elevata.

Inoltre, può capitare che non si ottengano tutte le risposte per le quali viene richiesto un rapido riscontro. Questa assenza di risposte aumenta il carico delle attività da processare, creando quindi un senso di frustrazione e un aumento del livello di stress.

Perché aumenta lo stress?

Questo succede perché si viene a creare, attraverso quella che viene definita “attività dettata dalle mail”, un aumento esponenziale dell’ansia che non permette di valutare correttamente il tempo a disposizione, le priorità e le attività.

Infatti è fondamentale tenere sempre presente che non tutte le richieste hanno la stessa importanza! Inoltre se le richieste o le inefficienze arrivano tutte nello stesso momento e con provenienza da enti diversi ( come Finanza e amministrazione – per le fatture e la chiusura del bilancio, Produzione e programmazione – per le commesse e le spedizioni ai clienti, Qualità – per il ripristino di particolari urgenti), dovrai cercare di mantenere la giusta lucidità e calma, cambiando la tua prospettiva e dando le giuste priorità.

E’ quindi chiaro che tutto ciò, se non affrontato, non fa altro che diminuire la capacità di problem solving e la stima e resilienza della risorsa che, nella maggior parte dei casi, si sentirà incapace di portare a casa un risultato positivo, dubitano delle proprie capacità.

Ecco allora che quanto riportato dovrebbe chiarirti meglio ( o almeno speriamo) cosa si intende per: stress all’interno del Purchasing

Come affrontare lo stress all’interno del Purchasing?

Figura 2 in cui si elencano alcune attività utili a fronteggiare lo stress nell'ufficio acquisti — Fig. 2 – Alcune attività utili a fronteggiare lo stress nell’ufficio acquisti

Ora che ti abbiamo aiutato a capire cosa si intende per stress all’interno del Purchasing, ti proponiamo alcune tra le iniziative che ti permetteranno di affrontare al meglio questo genere di situazioni.

Chiaramente queste indicazioni, a carattere generale, dovranno poi calarsi all’interno di ogni singola realtà e dovranno essere valutate con gli esperti di settore. Inoltre, come sempre abbiamo fatto all’interno dei nostri articoli, suggeriremo delle metodologie da attuarsi sul medio e lungo periodo. Crediamo infatti che situazioni in cui le uniche soluzioni applicabili siano temporanee e applicabili a singoli casi specifici, non rappresentino, secondo il nostro pensiero, ambienti di lavoro stimolanti e che abbiamo realmente l’obbiettivo dell’acquisto intelligente e dello strategic sourcing.

Fatta questa premessa, ti elenchiamo alcune tra le iniziative, per noi, maggiormente interessanti e utili:

1) Valuta adeguatamente i fornitori

Che il tuo lavoro sia a commessa o basato su logiche di acquisto generali, è fondamentale valutare, a monte e in maniera efficiente, la catena di approvvigionamento. Devi essere in grado di comprendere il parco macchine del fornitore, la sua subfornitura e i cicli di lavoro. Inoltre dovranno essere chiare, a monte, le capacità di assorbire i picchi lavorativi e le modifiche ai lead time standard (che potrebbero diventare la norma durante i periodi di pre-chiusura!).

2) Rispetta (e fai rispettare) i lead time

Quando ci si avvicina alle chiusure è innegabile un aumento esponenziale del numero di ordini per qualsivoglia motivazione. E’ importante non “cedere” in merito ai tempi di consegna concordati. Alcune volte le aziende si basano solo ed esclusivamente sulle priorità delle vendite. Questo aspetto, che potrebbe sembrare intuitivamente impugnabile, risulterà controproducente. Noi ti consigliamo, anche se verificati con i tuoi fornitori, di non intaccare lead time precedentemente concordati, se non per rare eccezioni.

3) Valuta obbiettivamente le priorità

Te lo abbiamo accennato nel capitolo precedente, non farti dettare l’agenda dalle mail! Specialmente nei periodi di maggiore stress le priorità potrebbero non esserti chiare così come anche l’effettivo tempo a disposizione per risolvere i problemi (quel numerino che continua ad alzarsi sembra sotterrarti ogni minuto che passa, salvo poi capire, a giorni di distanza, che alcune delle mail ricevute sarebbero potute andare direttamente nella sezione cestino).
Prendi un bel respiro, allontana lo sguardo e cerca di capire quali sono le richieste realmente urgenti!

4) Chiedi aiuto ai tuoi colleghi o ai tuoi referenti!

Voler cercare di risolvere da soli tutti i problemi è una caratteristica molto comune. In questo caso però affidare la scelta delle priorità ai tuoi referenti è una soluzione fondamentale per alleggerire la pressione e per spezzare la catena dello stress che ti circonda. I referenti possono avere una visione più ampia e possono darti le giuste indicazioni. Inoltre sapere che le decisioni prese sono frutto di un confronto ti permette di alleggerirti correttamente di alcune responsabilità. Chiedere aiuto, anche se non è semplice, deve rientrare nelle tue attività, soprattutto in questo periodo.

5) Presta attenzione al multitasking!

Oggi riuscire a portare avanti più lavori parallelamente è sicuramente una tra le competenze maggiormente richieste e valutate positivamente dalle aziende.
Bisogna però fare molta attenzione quando si fanno più attività contemporaneamente.
Cerca di concentrarti su ogni obbiettivo ed organizza preventivamente le fasi e compiti da svolgere (unendole per tipologie e modalità comuni, ad esempio). In questo modo il lavoro svolto risulterà performante e non si creeranno situazioni confuse e controproducenti, causa di alti livelli di stress.

Molto bene, speriamo, con questi 5 consigli, di averti dato spunti utili per affrontare questo periodo un po’ più delicato, e per continuare la strada per raggiungere i tuoi obbiettivi nella tua carriera da Buyer.

E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto

Video inerente la gestione dello stress durante le chiusure aziendali