Una delle principali qualità richieste ad un buyer è quella di identificare il costo totale di acquisto (TCO) di un prodotto, macchinario o servizio che si vuole acquistare.
Molte volte viene analizzato solamente il prezzo di un’offerta, prestando poca importanza a tutto ciò che compone un acquisto, credendo che solamente la parte economica, che si andrà a sostenere, possa definire la linea di demarcazione tra una buona ed una cattiva transazione.
Per questo motivo, noi di Buyer’s Line, abbiamo deciso di introdurti questo argomento, di sicuro interesse, che ti permetterà di ottimizzare le attuali o future forniture che andranno a comporre il tuo paniere di investimenti.
Non perdiamo quindi altro tempo, iniziamo!
Che cos’è il TCO: Costo totale di proprietà?
Il TCO è un metodo utilizzato per determinare quali risorse (prodotti, macchinari, servizi) sono più convenienti per la tua azienda. In altri termini il TCO è rappresentato dal prezzo di acquisto a cui devono essere sommati i costi di gestione e mantenimento.
Tutto ciò che deve essere speso per acquisto, gestione e manutenzione fa parte del TCO.
Ne deriva quindi una visione più ampia sul prodotto e sul suo valore nel tempo.
Le aziende utilizzano il costo totale di proprietà a lungo termine come quadro per l’analisi degli
accordi commerciali.
Da cos’è composto e come si calcola il TCO: Costo totale di proprietà?
Viene definito come:
TCO = Prezzo + Costi operativi + Costi di manutenzione
Cerchiamo però di addentrarci più a fondo rispetto a questa equazione, in modo da capirne pienamente gli addendi. Questo sarà di fondamentale importanza per un’eventuale richiesta di riduzione costi.
1) Il Prezzo nel TCO
E’ l’investimento iniziale totale per il bene.
All’interno è quindi compreso il prezzo “vero e proprio” che viene riconosciuto al fornitore e sono comprensive una serie di voci che ne caratterizzano in maniera significativa la consistenza.
Queste voci, che rappresentano le condizioni specifiche della fornitura, sono:
- Resa: le clausole di resa servono ad identificare la paternità dei costi per l’invio della merce. Vengono definiti attraverso la dicitura internazionale degli Incoterms. Essendo un capitolo molto ampio, al momento ti lasciamo solo un link di approfondimento, ma affronteremo questo ampio argomento in un prossimo capitolo.
- Imballo: devono essere definiti il tipo e la dimensione dei colli (europallet, contenitori metallici, ecc..), ma soprattutto deve essere identificato chi deve sostenere i costi.
- Termini di pagamento: la dilatazione dei pagamenti serve a definire il cashflow e i debiti commerciali. E’ chiaramente molto importante cercare di definire la tipologia di pagamento (Bonifico, Ri.ba, ecc..) e i giorni lavorativi di dilatazione.
- Garanzie: specialmente nell’acquisto di componenti complessi di natura elettrica ed elettronica, è molto importante fare in modo che il fornitore garantisca, all’interno del prezzo di fornitura, anche una garanzia, definita all’interno di un intervallo temporale, che permetta di salvaguardarci da eventuali rotture post vendita (e non..)
- Ammortamenti: è un procedimento contabile con il quale un costo pluriennale di un bene viene ripartito tra gli esercizi di vita utile del bene stesso, facendolo partecipare per quote alla determinazione del reddito dei singoli esercizi.
Se alcuni di questi aspetti contabili non ti sono chiari, non ti preoccupare! Ricordati che non si finisce mai di imparare e per questo motivo noi, di Buyer’s Line, abbiamo deciso di consigliarti questi libri ( e se vuoi saperne di più ricordati di visitare la nostra pagina dedicata):
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2) I Costi operativi e di servizio nel TCO
Il costo operativo è identificato da tariffe e prezzi associate al mantenimento nel tempo del bene o servizio acquistato. Ad esempio, i costi del veicolo includono carburante, assicurazione, tasse di immatricolazione, ecc.
Una particolare ramificazione del costo operativo è rappresentato dai costi aziendali di servizio. Questi costi sono quelli legati alla mancata “operatività” del fornitore che, con la sua inefficienza, “pesa” sul cliente finale, che in questo caso è rappresentato dal buyer di riferimento.
Fanno parte dei costi aziendali le seguenti voci, che devono essere prese in esame durante un’analisi preventiva e che possono essere identificate anche grazie alla tipologia di prodotto o servizio, e dalla scheda di valutazione del fornitore:
- Costi di affidabilità delle consegne: la mancata affidabilità delle consegne può comportare un aumento delle scorte di sicurezza, con conseguente aumento dei costi di magazzino, dei fermi macchina, di montaggio e le conseguenti mancata consegne al cliente finale (con la possibilità di doversi sobbarcare il costo delle penali).
- Costi riferiti ai lotti di acquisto: se i lotti di acquisto sono imposti, e risultano particolarmente elevati, si aumentano le giacenze di magazzino (inefficienze di stoccaggio).
- Cosi di obsolescenza: se i lotti vengono adeguati in ritardo, si rischia di avere del materiale non conforme agli ultimi indici di revisione. Questo comporta dei rischi di rilavorazione, con conseguente aumento delle tempistiche ed insoddisfazione del cliente finale.
Il costo operativo è molto importante per gestire la corretta catena di fornitura, in modo da non sovraccaricare il processo: ricordatelo sempre!
Se pensi che possa esserti utile, iscrivendoti alla nostra newsletter potrai richiedere un file Excel con una semplice, quanto efficace, scheda fornitore. Ti potrà essere utile per classificare il tuo parco fornitori, identificando dove questi costi, che ti abbiamo riportato, possono incidere maggiormente.
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3) Il Costo di manutenzione e mancata qualità
“I costi di manutenzione sono sostenuti per mantenere in efficienza le immobilizzazioni materiali e per garantirne la loro vita utile, nonché la loro capacità e la produttività nel tempo.”
In pratica, i costi di manutenzione sono quelli che servono per preservare il corretto utilizzo di un prodotto o di un servizio e sono rappresentati da:
- Manodopera
- Pezzi
- Fermi macchina
- Controlli
- Ri-lavorazioni o lavorazioni aggiuntive
Le manutenzioni si possono suddividere tra ordinarie e straordinarie a seconda che siano programmate o meno.
Le manutenzioni straordinarie sono quelle che scaturiscono dalla mancata qualità.
Schematizzandoli, i costi di mancata qualità, si possono suddividere in:
- Reattività fornitore: a causa di un riscontro tardivo, da parte del fornitore, si possono sostenere penali, avere fermi macchina o una perdita di tempo per riprogrammazione dei consumi.
- Controlli: perdita di tempo per gestione dei reclami, aumento dei controlli e conseguente azzeramento delle entrate in free-pass, aumentando gli scarti.
- Mancato miglioramento: assenza di riduzione dei costi di qualità e dell’aumento dei margini di contribuzione.
Con questi passaggi abbiamo definito il concetto di TCO.
Le azioni di riduzione del Costo Totale di Proprietà TCO (d’Acquisto)
A questo punto cerchiamo di farti capire come ottenere le migliori proposte di offerta attraverso questo approccio di negoziazione.
La chiave di lettura di questo metodo è la comprensione, ad un livello più profondo, del concetto di “saving”, in modo da non farti analizzare solo il semplice costo, tipico di una visione di breve periodo, ma portandoti a mirare ad un’analisi tecnica, qualitativa e di gestione, costruendo un rapporto di reciproco interesse tra buyer e fornitore.
L’analisi altro non è che una differente chiave di lettura (rispetto al mero mercanteggio del prezzo) per ottenere un risparmio, che sia tale sul medio e lungo periodo.
Alla luce di questa “scoperta”, noi di Buyer’s Line, vogliamo forniti alcuni pratici consigli che ti permetteranno di raggiungere i target di qualità ed economicità che ti verranno richiesti, definendo questo approccio un’analisi del “costo totale d’acquisto”.
Ma quali sono le azioni che caratterizzano un’analisi di tipo TCO?
Le azioni che caratterizzano questo tipo di analisi si sviluppano su tre elementi:
Il Prezzo
Come in altre analisi di tipo tradizionale, il prezzo ha la sua importanza e deve essere analizzato.
Per riuscire a ridurre i costi, con questo tipo di analisi, bisogna sapere analizzare tutti gli aspetti che danno vita al prezzo di vendita, utilizzando le competenze tecniche, gestionali e commerciali e creando delle analisi incrociate.
Alcune tra le leve più significative sono rappresentate da:
- La scomposizione dei costi
- L’utilizzo dell’effetto dell’aumento dei volumi
- La standardizzazione dei componenti
- La modifica delle specifiche del prodotto
- Aumentare l’efficienza del fornitore, facendolo diventare un partner, aiutandolo ad ottimizzare i controlli ed i processi.
Diventa quindi fondamentale, per il raggiungimento di un obbiettivo comune, il confronto con gli altri uffici aziendali.
I costi comuni
Sono identificati esattamente dai costi che sia il fornitore che il cliente (rappresentato dal buyer) possono sostenere. Possono essere associati a questa categoria i normali costi di gestione per l’acquisto di un bene o servizio, ma anche i costi dovuti al semplice flusso di informazioni. Insomma è un contenitore che raccogli tutti i costi, diversi dal prezzo, che vengono sostenuti e che sono condivisi anche dal fornitore.
Alcune tra le leve più significative sono rappresentate da:
- La riduzione delle urgenza
- Il miglioramento dei livelli di scorta
- La riduzione dei costi di gestione degli ordini
- Il miglioramento del flusso di emissione degli ordini
- La condivisione delle informazioni più significative
Cercare di alleggerire i processi, rendendo il flusso del materiale (e delle informazioni) più fluido, permette di diminuire i costi accessori sul medio e lungo periodo.
I costi di qualità
L’aspetto qualitativo ha giustamente acquisito sempre più importanza all’interno di un’analisi economica. Bloccare una produzione, dover rilavorare dei particolari o aumentare i controlli in accettazione, sono costi nascosti che devono essere messi in evidenza.
Alcune tra le leve più significative sono rappresentate da:
- Definire e verificare modalità di autocontrollo condivise
- Condividere le modalità di controllo qualità
- Migliore tecnicamente il prodotto
- Migliorare la qualità del processo
- Standardizzare metodi di controllo degli errori
E’ fondamentale capire che evitare di analizzare questi aspetti in una fase preventiva, potrebbe significare un aumento esponenziale delle problematiche a valle dei processi.
Se quest’ultima parte ti interessa e vuoi approfondirla, noi di Buyer’s Line ti consigliamo questo libro,
ricco di esempi e spunti per migliorare l’efficienza e l’efficacia:
Value purchasing. Strumenti e tecniche per ridurre il costo totale d’acquisto
Ricordati sempre che prevenire è meglio di curare!
E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto
Fonti:
- rockcontent: https://rockcontent.com/blog/total-cost-of-ownership
- WallStreetMojo: https://www.wallstreetmojo.com/total-cost-of-ownership/
- ManagerPlus: https://managerplus.iofficecorp.com/blog/asset-management-and-tco
- Investopedia: https://www.investopedia.com/terms/t/totalcostofownership.asp
- InformazioneFiscale: https://www.informazionefiscale.it/spese-manutenzioni-riparazioni-trattamento-contabile-fiscale