Il Contratto nel Procurement

Per svolgere correttamente il tuo lavoro da buyer, dovrai superare alcune difficoltà (che possono derivare dalle più svariate problematiche del mercato di riferimento nel quale stai operando).
Casi concreti possono essere rappresentati da elementi quali:

la volatilità del prezzo della materia prima
la carenza di materiale
la sovra/sotto-capacità del parco fornitori
i problemi relativi allo stoccaggio del materiale
i problemi relativi ai trasporti

Questa lista potrebbe essere molto più lunga ma, crediamo, possa essere sufficiente a farti capire che solo con una corretta organizzazione del flusso di lavoro potrai ottenere risultati pienamente soddisfacenti.

Ma come si può ottenere questa organizzazione?

Una delle tecniche più efficienti è la stipula di un contratto in cui pianificare tutte le problematiche sopra elencate, e molte altre.
Redigere un contratto però non è un’attività così semplice!
In quasi tutte le dinamiche aziendali, dove vi è la necessità di redigere contratti, ci si avvale di un supporto legale, per essere sicuri di non commettere errori che potrebbero risultare fatali sia per la sua normale prosecuzione sia per un’eventuale e successiva fase di disputa.

Noi di Buyer’s Line quindi vogliamo, con questo articolo, indicarti alcuni degli aspetti che dovrai tenere ben presenti nella stesura di un contratto.

E allora non perdiamo altro tempo, iniziamo!

Cos’è un contratto?

Figura 1 in cui si elencano gli elementi che compongono il contratto — Fig. 1 – Gli elementi che compongono il contratto

Il contratto è definito dall’art. 1321 c.c. come:

“l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale”.

Deve inoltre essere chiaro che l’accordo tra le parti deve sussistere al fine di dare una certa prestazione per una relativa controprestazione.

Possiamo quindi dire che i contratti, all’interno del Procurement, servono a regolarizzare una fornitura, definendo in maniera chiara i parametri, che lo costituiscono, come:

le date di consegna previste per il lavoro o i prodotti che stai contrattando
i documenti standard dell’azienda che utilizzerai
il numero di fornitori o appaltatori coinvolti e come saranno gestiti
la tipologia di resa da utilizzare
il coordinamento dei lead time di acquisto
gli standard di consegna
la verifica dell’autonomia giuridica della controparte

Questi parametri, inoltre, sono costituiti da una certa struttura che dovrai assicurarti di rispettare.

Come si struttura un contratto?

Come anticipato nell’introduzione, è molto importante affidarsi ad una parte legale per redigere un contratto. Inoltre bisogna calarsi nella realtà di ognuno, per poter cogliere i singoli aspetti, che permettono di definire le linee guida di un accordo.

Tuttavia, a prescindere dai due punti oggetto della premessa appena fatta, ci sono degli aspetti costituenti di un contratto, dei veri e propri capisaldi, che sono indispensabili per la corretta realizzazione di un accordo. Questi capisaldi devono essere sempre presenti all’interno di un accordo e noi di Buyer’s Line abbiamo deciso di riportateli.

Eccoti quindi i cinque punti fondamentali nella stesura di un contratto.

Figura 2 in cui si elencano i 5 punti fondamentali della struttura del contratto — Fig. 2 – I 5 punti fondamentali della struttura del contratto

1) La forma del contratto

Come per la stesura di qualsiasi altro documento, la forma ha la sua importanza e rispettandola trasmetterai subito un senso di serietà e professionalità al tuo interlocutore.
Ti consigliamo di redigere il contratto sempre su carta intestata e, ovviamente, di non commettere errori di ortografia, quindi rileggilo bene!
Numera tutte le pagine cercando di non lasciare troppi spazi o margini bianchi e ricordandoti di siglare ogni pagina dell’accordo.

Se possibile, a prescindere dalla dimensioni dell’azienda, dotati di uno standard aziendale che:

a) ti metterà in una posizione di vantaggio commerciale
b) ti renderà più celere la trattativa
c) eliminerà il rischio di stravolgere accordi pre-contrattuali

Ricordati di scriverlo nel modo più chiaro e leggibile possibile, utilizzando la terminologia del codice civile e delle leggi in materia, evitando sigle e abbreviazioni.

2) L’utilizzo delle premesse

Anche se potrebbero sembrare di scarsa rilevanze le premesse devono essere sempre contemplate nella stesura, essendo parte integrante del contratto.

Ricordati quindi di inserire:

a) i motivi della stipula di ciascun contraente
b) i motivi specifici della scelta di quello specifico fornitore
c) il fatto di sottostare alle condizioni indicate

In questo modo renderai completo l’accordo.

3) Prezzi, termini e modalità di pagamento

Proseguendo nell’analisi della stesura del contratto, è necessario stabilire in maniera chiara ed inequivocabile i prezzi di beni o servizi, precisando cosa comprendono esattamente, cosa è da considerarsi escluso e, in tal caso, quali saranno i prezzi applicabili.

Per evitare di ritrovarti in assurde contestazioni, se non diversamente pattuito, è sempre opportuno indicare che il corrispettivo totale stabilito è “globale ed omnicomprensivo”, precisando se è al lordo o al netto di IVA ed eventuali altre imposte applicabili (ti suggeriamo di stabilire i corrispettivi netti).

Se il contratto non riguarda una singola fornitura/prestazione, sarà opportuno chiarire se i prezzi resteranno fissi per tutta la durata contrattuale o, in caso contrario, con che modalità verranno modificati (approfondiremo questa tematica nel prossimo punto).

4) Obbligo di rispettare norme di legge e standard di qualità

Per assicurarti che i prodotti o i servizi siano il più possibile conformi alle tue esigenze, ricordati di inserire un riferimento al rispetto delle normative vigenti (con una frase molto generica, che possa abbracciare tutte le casistiche).
E’ inoltre importante che all’interno di questa clausola venga inserito il rispetto del lavoro a “regola d’arte” (rif. Art 1176 C.C.)

5) La risoluzione del contratto e la clausola di penale

Questa parte è sempre molto delicata.

Non è mai facile definire la gravità di un inadempimento (che può compromettere un contratto).

Per essere giuridicamente “coperti”, rendendo un adempimento legalmente vincolante, è opportuno:

fare riferimento, ad ogni caso di inadempimento, a clausole essenziali del contratto (sarà poi il giudice a valutare se l’inadempimento è sufficientemente grave da dare diritto alla risoluzione del contratto).
definire contrattualmente, in modo puntuale, quali sono le clausole essenziali ai fini dell’adempimento, che danno quindi diritto alla risoluzione.

Chiaramente questi sono solo alcuni punti (quelli da noi ritenuti fondamentali) utili per la corretta risoluzione di un contratto.

Per completarlo, rendendolo legalmente vincolante, dovrai però fare degli approfondimenti (in aggiunta alla richiesta di un consulto ad una terza parte legale) e per questo motivo ci sentiamo di raccomandarti questa serie di libri che accresceranno sicuramente la tua personale cultura sull’argomento:

Ricordati che non si finisce mai di imparare!

Quali tipologie di contratto possono esistere?

Figura 3 in cui si elencano le due fondamentali tipologie di contratto — Fig. 3 – Le due fondamentali tipologie di contratto

Fondamentalmente possiamo suddividere i contratti in due tipologie:

a) Contratto a Prezzo Fisso

E’ un accordo legale tra l’organizzatore del progetto (il buyer) e un’entità (il fornitore) per fornire beni o servizi a un prezzo concordato.

Può essere principalmente indicato per particolari che non subiscono elevate volatilità dal mercato, sia in ambito di costi che di tempo. Nel caso la durata di questi contratti sia molto lunga si possono ulteriormente suddividere in:

contratti a prezzo fisso con adeguamento del prezzo, che seguono l’andamento dell’inflazione
contratti a prezzo fisso con tariffa incentivante, che contengono, appunto, un incentivo rispetto ad una caratteristica contrattuale.

b) Contratto a Costo Rimborsabile

Viene utilizzato quando il costo di un particolare servizio o bene non è chiaramente noto.
I contratti con rimborso dei costi richiedono una buona documentazione dei costi, che si sono sostenuti nel progetto, per garantire che l’appaltatore venga remunerato per tutto il lavoro svolto e per garantire che l’organizzazione non paghi per qualcosa che non è stato completato.

Anche questa particolare casistica si può suddividere, in contratti a costo rimborsabile con:

tariffa fissa
commissione in percentuale
tariffa di incentivazione

Come ottimizzare i contratti nel Procurement

Prima di lasciarti ti vogliamo consigliare un ulteriore piccolo approfondimento su uno strumento molto potente, che ti aiuterà ad utilizzare la migliore tipologia di contratto in base alla classe merceologica di riferimento: la matrice di Kraljic .
Noi di Buyer’s Line ne abbiamo parlato in un precedente articolo, che se ti sei perso, ti linkiamo qui!
Suddividendo il materiale all’interno dei singoli quadranti, potrai infatti individuare le migliori condizioni!
Ti raccomandiamo quindi di andare a leggerlo, potrebbe darti un altro importante spunto per la tua Buyer’s Line.

E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto

Video inerente la contrattualizzazione nel Procurement