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Negoziazione: l’arte della comunicazione efficace

Una degli strumenti più utili al buyer, all’interno dell’ufficio acquisti, è da sempre la negoziazione, tecnica molto utilizzata per stabilire le principali attività di quello che viene definito “Strategic Sourcing”.

Un approccio strategico alle trattative significa avere una comprensione dettagliata, tecnica e qualitativa, del mercato di riferimento e dei propri fornitori, con una spinta verso il continuo aggiornamento, in modo da assicurare sempre la migliore fornitura possibile.
La negoziazione, in quest’ottica, risulta essere quindi una comunicazione tra due parti che desiderano raggiungere un accordo reciprocamente soddisfacente (Win-Win)

Come buyer ti troverai a dover negoziare le migliori condizioni di fornitura possibili, e se queste non saranno pienamente soddisfacenti, dovrai essere sicuro di aver fatto il massimo con le nozioni a tua disposizione. 

Proprio per riuscire a raggiungere questa consapevolezza, noi di Buyer’s Line abbiamo deciso di aiutarti, indicandoti una corretta strategia. Per questo motivo ti proponiamo un prontuario, diretto e snello, che potrà tornarti molto utile nella vita lavorativa di tutti i giorni.

E allora non perdiamo altro tempo e partiamo subito!

I 4 passi della perfetta negoziazione

Figura 1 rappresentante  gli step della negoziazione
Fig.1 – Gli step della negoziazione

a) La preparazione della negoziazione

La definizione della propria strategia è il punto chiave di qualsiasi trattativa e deve partire da un’analisi preventiva della famiglia merceologica che si andrà ad analizzare (o di qualsiasi altro elemento oggetto della trattativa stessa).

La prima analisi del buyer deve essere rivolta al piano strategico, che abbiamo trattato in un precedente articolo (di cui ti lasciamo il link) e dove puoi trovare le direttive generali aziendali da seguire e, in alcuni casi, anche quelle specifiche della trattativa stessa.

Una volta compreso il piano strategico, il buyer dovrà recuperare tutte le informazioni necessarie per i propri obbiettivi negoziali.
Lo strumento più adatto è una scheda fornitore dove possono essere richiamate, ad esempio:

  • Le analisi di mercato
  • Il fatturato
  • Gli eventuali Crediti e/o cessioni
  • Le dimensioni
  • I maggiori clienti
  • le performance relative alle consegne
  • le performance relative agli aspetti qualitativi
  • I dati relativi agli andamenti della materia prima
  • I dati relativi agli €/H dei macchinari di riferimento
  • Gli Obbiettivi specifici da raggiungere (Check List)

La scheda ti obbligherà a fare le giuste ricerche, verificando la situazione attuale e pregressa del tuo interlocutore (fornitore) e ponendo le basi per gli obbiettivi futuri.
Inoltre per sottolineare in maniera netta la necessità di arrivare preparati ad un negoziato, ti vogliamo proporre uno specchietto riassuntivo che evidenzia, in modo chiaro, la sostanziale differenza che intercorre tra un negoziato strategico ed una negoziazione di tipo tradizionale:

 

TargetNegoziato StrategicoNegoziato tradizionale
FocusTCO
Costo
ObbiettivoAlla migliore qualità /servizio si associa il minor prezzo possibileAl minor prezzo si associa la migliore qualità/servizio possibile
MetodoApproccio rigoroso e collaborativoAttività spot che prevede il coinvolgimento dei soli acquisti
Linee di azioneAffronta tutte le linee del risparmioIncentrato solo sul “picchiare” i fornitori
Processo decisionaleDecisioni basate su fatti concreti e rilevazioni di mercatoDecisioni basate su opinioni
DurataProcesso continuoProcesso sporadico
CostiIl migliore valore possibile a costo totaleIl costo più basso per unità
SkillsCapacità di negoziazione, analisi e competenza
Negoziazione soft e compromessi
ImprevistiApproci proattivi per affrontare le problematicheApproci reattivi per affrontare le problematiche

Con queste informazioni sei pronto a passare al successivo punto della nostra negoziazione strategica.

Prima di proseguire però, ci sentiamo di proporti un paio di libri che possono supportarti nell’analisi strategica e finanziaria dei tuoi fornitori, fondamentale proprio in questa fase:

b) L’apertura della negoziazione: presentazione e proposta

Figura 2 indica gli atteggiamenti da tenere per ottenere una buon risultato nella trattativa
Fig.2 – Gli atteggiamenti da tenere per ottenere una buon risultato nella trattativa

Innanzitutto prima di sederti al tavolo della trattative, presentando la tua migliore proposta, dovrai ricordarti alcuni punti cardini essenziali, che potranno migliorarne sensibilmente l’esito.
Te li riportiamo di seguito, sapendo molto bene che non sempre potranno essere rispettati:

  • Cerca sempre di negoziare a casa tua (al massimo in territorio neutro).
    Evita di condurre trattative complicate al di fuori della tua azienda.
  • Cerca di trattare con la persona che abbia i più ampi poteri decisionali possibili.
    Evita di dover ridiscutere eventuali condizioni già trattate.
  • Durante la negoziazione evita di provare che il tuo fornitore ha sempre torto.
    Evita di screditare fatti impugnabili che andranno a ledere la tua credibilità

Definite le fondamenta, cerchiamo di darti il materiale per costruire la “casa” di questa trattativa.
In questa fase di presentazione della proposta, in cui le parti si spiegano per chiarire obbiettivi e target, il materiale che ti serve è uno ed uno soltanto, e dovrai padroneggiarlo molto bene: avere una comunicazione efficace.

Una comunicazione efficace passa attraverso due caratteristiche principali:

  • una buona capacità di ascolto
  • una buona lettura dei gesti del nostro interlocutore

Per riuscire ad applicarli entrambi al meglio ti riportiamo di seguito gli atteggiamenti che dovrai padroneggiare e che dovrai tenere sempre a mente nell’esposizione della tua tesi:

  • Guardare negli occhi
  • Sorridere (al momento giusto)
  • Non essere minacciosi
  • Utilizzare commenti di benvenuto
  • Non stare con le braccia incrociate
  • Essere sicuri di se
  • Non indicare con il dito

Considerando che il 55% della comunicazione passa da atteggiamenti non verbali (mimica, tono, movimenti, vestiario, ecc..) , e che molte volte questi aspetti non vengono approfonditi come meritano, ci sentiamo di consigliarti questi libri:

In questo modo sarai più preparato per affrontare il punto successivo!

c) La contrattazione della negoziazione

Eccoci arrivati al cuore dell’articolo.
La prima importante differenza che bisogna portare alla luce quando si parla di contrattazione è quella tra il mercanteggio e la vera e propria negoziazione.

Ma che cos’è il mercanteggio?

Mercanteggiare significa intraprendere una trattativa senza nessuna preparazione tecnica/qualitativa, evitando di affrontare le clausole contrattuali e con un mero approccio intuitivo che mira ad ottenere un affare e non un rapporto collaborativo e duraturo con la controparte.
Non vengono infatti proposte contropartite e non si identificano degli obbiettivi.

Il mercanteggiare non deve essere demonizzato totalmente, ma deve essere utilizzato per affrontare quella minima percentuale, prettamente commerciale, che ogni trattativa prevede (la percentuale è differente a seconda del mercato di riferimento).
Utilizzando esclusivamente politiche basate sul mercanteggio si realizzano obbiettivi sul breve periodo, che sono poco o malamente gestibili su un rapporto di lungo periodo.
Per affrontare una negoziazione strategica, la parte di mercanteggio non può andare oltre una percentuale che si può assestare tra l’1 ed il 2% (percentuale che è fisiologicamente presente in qualsiasi trattativa).

La vera e propria negoziazione prevede invece, alcuni specifici punti, che possono essere applicati a qualsiasi mercato di riferimento e che ti riportiamo di seguito:

  • Devi sapere, a priori, quali sono i parametri sacrificabili, utilizzandoli a tuo vantaggio.
  • La trattativa non è un mercanteggio impostato sul caso, ma sullo studio e sulla abnegazione.
  • Valuta i costi/benefici di ogni punto della trattativa.
  • Una volta capito cosa puoi concedere, concedilo al momento opportuno.
  • Cerca di attivare dei negoziati “finti” durante la trattativa. Rifiutando di accettare questi negoziati il fornitore cadrà in una situazione psicologica di difetto, in cui sarà difficile rifiutare successive richieste. 
  • Cedi qualcosa facendolo passare per imprescindibile, successivamente richiedi ciò che è veramente importante.
  • Concedi trattative di cui il fornitore può beneficiare nel breve periodo, tenendo monitorate le condizioni di lungo periodo (ad esempio pezzi di ricambio ed interventi tecnici)
  • Chiedi sempre di dettagliare i costi e verifica eventuali sovrapprezzi su ogni particolare.
  • Cerca di far capire al fornitore tutti i vantaggi che la trattativa può portargli:
    a) alleggerimento stock
    b) flusso di cassa
    c) impiego di manodopera
    d) prestigio sul mercato
  • Se possibile utilizza la concorrenza come una leva

Quali sono le tematiche di una trattativa tra buyer e fornitore, su cui applicare i punti che abbiamo appena visto?

Eccoti i principali aspetti che condizionano il prezzo e la trattativa:

  • Descrizione tecnica del prodotto
  • Quantità
  • Prezzo
  • Servizio
  • Garanzie
  • Tempo di consegna
  • Trasporto
  • Imballo
  • Durata contrattuale
  • Condizioni di pagamento

Prima di accompagnarti alla conclusione, anche in questa fase ci sentiamo di suggerirti un libro sulla negoziazione, valido per tutti gli ambiti:

L’arte del negoziato

E adesso sei pronto a chiudere il cerchio.

d) L’accordo e la conclusione della negoziazione

Una volta messe tutte le carte sul tavolo e capiti e compresi i limiti di entrambe le parti, sotto i quali non si riuscirebbe a raggiungere il minimo del valore richiesto, si è pronti per chiudere la trattativa.
Ricordati di ricapitolare tutti i punti toccati ed i relativi accordi, assicurandoti che tutti confermino, facendo seguire alla trattiva, una mail che alleghi, oltre all’accordo, l’opportuna documentazione.

Se questo primo articolo sulla negoziazione ti è piaciuto e vuoi saperne di più, indicacelo nei commenti. Questo ci potrà aiutare ad approfondire la tematica portando sempre più valore nei prossimi, assecondando anche le tue richieste.

E anche per questo articolo è tutto, ci troviamo al prossimo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto

Video sulla negoziazione

Fonti:

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