KPI di consegna: come gestire la puntualità del fornitore

Uno dei compiti principali di un buyer nella gestione di un fornitore, è il rispetto dei KPI di consegna!

I KPI (dall’inglese key performance indicator) sono degli indicatori di prestazioni,
che servono a misurare e controllare le performance di un determinato obbiettivo.
In questo articolo non tratteremo tutti gli indicatori possibili, se però ti interessa l’argomento
e hai voglia di capirne di più (soprattutto durante le riunioni aziendali) ti invitiamo a dare un’occhiata a questo libro, che puoi trovare nella nostra sezione dedicata:

Indicatori di performance aziendali

Tra i principali KPI, che possono riguardare il Procurement, possiamo sicuramente trovare quelli che analizzano il rispetto dei tempi di consegna, come ad esempio il metodo OTIF (dall’inglese on time in full).

Rispettare i tempi di consegna della merce, senza intaccare i KPI di qualità ed economicità,
è uno degli obbiettivi più sfidanti tra le attività di un Procurement.
Questo significa principalmente ottimizzare al massimo le attività di scouting, riuscendo a qualificare e validare fornitori che rispettino tutti i target stabiliti. 

In alcuni casi però, nonostante i fornitori siano ottimali, non si riescono a raggiungere gli obbiettivi prefissati.

Perché non si rispettano i KPI di consegna?

Come al solito non c’è una risposta che sia giusta per tutti.

Purtroppo o per fortuna il lavoro del buyer abbraccia i più svariati mercati e quindi casistiche,
ma noi di Buyer’s Line abbiamo provato ad identificare i due fattori che, se non correttamente gestiti, possono causare questo tipo di ritardi:

• utilizzo di un corretto lotto di acquisto
• utilizzo di una corretta modalità di ordine

E allora cosa aspettiamo, analizziamoli!

KPI di consegna: utilizzo di un corretto lotto di acquisto

Per poter arrivare ad utilizzare un corretto lotto di acquisto, che permetta al tuo fornitore di ottenere le migliori prestazioni, rispettando tutti gli altri obbiettivi aziendali, dovrai determinare e analizzare:

• I costi di magazzino

Questa è la prima macro-analisi che ti consigliamo di fare.
Dovrai slegarti dal rischio legato alla fornitura (analizzato nell’articolo dedicato alla matrice di Kraljic), concentrandoti prettamente sui costi di magazzino, che una determinata politica di acquisto potrebbe causare.

Per aiutarti in questa impresa, senza farti perdere in calcoli complessi che ti porterebbero fuori rotta, ti proponiamo questa tabella del 1995 di Helen Richardson che ripartisce i costi totali di gestione del magazzino, attraverso una forbice di minimo e massimo:

L’incidenza di questi costi è molto alta, ti sarà chiaro quindi che un’analisi accurata non potrà prescindere da questa considerazione, ed una volta quantificato il costo sarai pronto per passare allo step successivo.

• L’indice di rotazione delle scorte

L’indice di rotazione delle scorte indica il numero di volte in cui si è rinnovato completamente un determinato prodotto all’interno di un magazzino, nell’arco di tempo preso in esame, e si calcola come:

Indice rotazione = Vendite / Giacenza 

E’ una formula molto semplice e, a seconda che il risultato sia un numero più alto o più basso,
potresti avere:

• costi operativi onerosi 
• pericolo di obsolescenza 

In una situazione ottimale (che dovrebbe comunque essere ponderata su ciascuna casistica) dovremmo trovarci nella condizione di avere un’alta rotazione e quindi un numero elevato.
Avere del materiale che “ruota” poco significa aumentare i costi che hai visto al punto precedente!

Possiamo chiaramente trovare alcune eccezioni come nel caso in cui il consumo annuale di un bene sia molto basso. In questa situazione potrebbe convenire ordinarlo una sola volta, indipendentemente dal valore di rotazione dato a target…(utile suggerimento per la gestione di una parte della Long Tail Spend)

• Scorta di sicurezza, punto di riordino e lotto economico.

Analizzati i costi e la rotazione delle scorte avrai i dati per concentrarti su questi tre parametri, che rappresentano i cardini per garantire l’efficienza nelle tempistiche di fornitura.
Ti permetteranno infatti di ridurre al minimo i rischi di mancanza di materiale (rottura di stock),
fronteggiando la disparità tra la continuità del processo produttivo e la discontinuità degli imprevisti del mercato di riferimento.

Anche se strettamente correlati, per cercare di analizzarli al meglio, cerchiamo di dare delle singole definizioni.

Scorte di sicurezza

“giacenze accumulate per far fronte a fenomeni endogeni (dall’interno dell’azienda) ed esogeni (dall’esterno dell’azienda) che sconvolgerebbero il regolare svolgimento dei processi di produzione e vendita, quali ritardi dei fornitori, instabilità della domanda, fermi macchina, alto livello di servizio da garantire, ecc.”

Generalmente le scorte di sicurezza si calcolano mediante questa formula:

SS = KxD 
Dove
SS= scorta di sicurezza
K= costante
D= Deviazione Standard del Lead time (Tempo di consegna) e della domanda (quantità consumate)

Punto di riordino

“livello di scorte a magazzino in cui, non appena viene raggiunto, bisogna emettere un nuovo ordine di acquisto pari al lotto economico (“EOQ”).”

Generalmente il punto di riordino si calcola mediante questa formula:

Po = Cm+SS
Dove
Po= punto di riordino
Cm= consumo medio nel Lead time
SS= Scorta di sicurezza

Lotto Economico

“è un modello di gestione delle scorte che definisce la quantità ottima di acquisto,
in modo da minimizzare la somma dei costi di approvvigionamento, e dei costi di mantenimento a magazzino.” 

Generalmente il lotto economico si calcola mediante questa formula:

EOQ = Co=Cs
Dove
EOQ= lotto economico
Co= costi di ordinazione
Cs= costi di stoccaggio

Ricordati, come anticipato, che questi parametri sono legati tra loro e devono essere condivisi, almeno in parte, con il fornitore per riuscire ad ottenere le giuste ottimizzazioni.

Le formule che ti abbiamo riportato sono indicative e le abbiamo inserite per darti un’idea generale dell’argomento. Per calcolare questi tre parametri avrai bisogno di qualche nozione in più e, nel caso volessi approfondire, noi di Buyer’s Line siamo qui!
Iscriviti alla nostra newsletter, richiedendoci un approfondimento.
Saremo felici di inviarti un file Excel dedicato che ricapitola i calcoli di questi tre parametri.

Ti ricordiamo inoltre che se Excel è ancora ostico per te e vuoi toglierti la paura di questo strumento, noi ci sentiamo di consigliarti questo corso, che puoi trovare anche nella nostra sezione dedicata:

Corso Excel da principiante ad esperto

Ora l’utilizzo del corretto lotto di acquisto per te non ha più segreti, sei pronto per passare al secondo punto!

KPI di consegna: utilizzo di una corretta modalità di ordine

La scelta della modalità dell’ordine di acquisto ti aiuterà a trovare il punto di incontro tra il tuo lotto di acquisto e il lotto di produzione del tuo fornitore.

Inizialmente dovrai identificare le tempistiche di gestione dell’ordine da parte del fornitore.
Suddividere le varie fasi in cui l’ordine viene processato, assegnando ad ognuna di esse una tempistica (in percentuale), ti aiuterà a focalizzarti sui punti maggiormente critici, ed una volta 
identificati, ti sarà più semplice individuare la corretta modalità di ordine da utilizzare.

Questa analisi deve essere condotta scrupolosamente e, nei casi più critici, può essere analizzata con il fornitore.

Analizziamo ora le tipologie di ordine che si possono utilizzare:

Ordini di acquisto standard (PO)

I PO (Purchase Orders) si dovrebbero utilizzare quando i consumi risultano molto bassi o vi sono particolari necessità. 

Rappresentano la tipologia di ordini più comuni e in essi sono specificati:

• Termini e condizioni
• Elenco articoli
• Quantità
• Prezzo
• Data di consegna
• Luogo di consegna

Molte volte il loro utilizzo viene esteso a tutte le casistiche della filiera merceologica che, proprio per questo motivo, ne risente.

Sono specialmente indicati per regolamentare tutti i particolari che rientrano nella Long Tail Spend.

Ordini di acquisto pianificati (PPO)

I PPO (Planned Purchase Orders) hanno le stesse caratteristiche dei PO, ma vengono omesse le informazioni sulla consegna (data e luogo di destinazione).

Questo succede perché sono solitamente accompagnati da un piano di consegne, che deve essere confermato prima che l’ordine definitivo venga emesso. Quando le informazioni di consegna vengono confermate, viene creato il cosiddetto “rilascio” con le informazioni mancanti.

Questi piani danno la giusta visibilità e sicurezza al fornitore, con preavvisi che possono andare da poche settimane a mesi. 

I PPO sono indicati per particolari che hanno un tempo di approvvigionamento molto lungo.

Ordini di acquisto globali (BPO)

I BPO (Blanket Purchase Orders) sono simili ai PPO, ma vengono omesse anche le quantità dell’articolo ed il prezzo, lasciando in evidenza solo l’elenco dei codici.

Nella maggior parte dei casi, quando viene stabilito un BPO con un fornitore, viene definito un periodo di tempo massimo per il quale il BPO rimane valido, insieme a una quantità massima di articoli che verranno ordinati entro tale periodo di tempo.

Sono anch’essi tipicamente accompagnati da un piano di consegne, che deve essere confermato prima che venga effettuato il “rilascio“.

I BPO sono indicati per particolari che hanno un lotto di produzione molto elevato.

Ordini di acquisto a contratto (CPO)

I CPO (Contract Purchase Orders) sono simili sia ai PPO che ai BPO, ma per questo tipo di ordine di acquisto, anche l’elenco degli articoli richiesti viene omesso dall’accordo.

La funzione di un CPO è esclusivamente quella di fungere da insieme di termini di riferimento legalmente vincolanti.
In sostanza i CPO possono essere considerati come degli accordi di acquisto di alto livello a lungo termine, stabiliti per facilitare gli affari in corso tra un acquirente e un fornitore.

Molto bene, ora anche questo punto dovrebbe esserti chiaro e dovresti aver capito come gestire il fornitore per rispettare i KPI di consegna!

La puntualità è una fune tesa tra il troppo presto e il troppo tardi.
(Mirko Badiale)

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!

A presto

Fonti:

• MECALUX – https://www.mecalux.it/blog/punto-di-riordino
• LORENZO GOVONI – https://www.lorenzogovoni.com/lotto-economico
• PMI – https://www.pmi.it/tecnologia/software-e-web/tutorial/4106/determinare-il-lotto-economico-di-acquisto
• BLEBLE – http://www.bleble.it/2019/02/28/12-tecniche-di-gestione-delle-scorte-da-utilizzare-subito
• TRADOGRAM – https://tradogram.com/the-different-types-of-purchase-orders-and-their-functions-explained
• LOKAD – https://www.lokad.com/it/definizione-costi-di-gestione-del-magazzino