Uno dei passi principali per passare da semplice impiegato dell’ufficio acquisti a buyer,
rimane senza dubbio l’introduzione, con qualifica e validazione, dei fornitori.
Ci teniamo però a premettere un concetto importante:
molte volte negli uffici si tende, per smania di protagonismo (a volte anche positiva),
a voler introdurre fin da subito nuovi fornitori.
Questa pratica può essere molto controproducente, se prima non si hanno ben chiari:
- la dimensione del parco fornitori
- la gestione del parco fornitori
- la gestione delle diverse classi merceologiche
- la comprensione del materiale da gestire
Per semplicità e comodità ci fermiamo qui, ma la lista potrebbe essere molto più lunga!
Quello che ti vogliamo mettere in evidenza è il concetto che si trova alla base di questi ragionamenti: prima di muoverti con lo scouting assicurati di conoscere l’argomento;
in alcune situazioni ti accorgerai che una gestione differente del parco fornitori,
ti avrebbe portato gli stessi effetti positivi, se non maggiori, di quelli ottenuti dall’introduzione randomica di nuovi.
Fatta questa doverosa premessa partiamo quindi con la domanda più importante!
Come si attua la qualifica e validazione dei fornitori?
Innanzitutto la validazione e la qualifica, essendo parti di uno stesso iter, devono essere rispettate, in questo modo si è sicuri di introdurre al proprio interno un “collaboratore” e non un eventuale problema.
Un fornitore potrebbe essere il migliore in un determinato ambito ed il peggiore in un altro.
Non essere in grado di riconoscerlo in questa fase andrà quasi sicuramente ad inficiare la successiva validazione.
Ma non perdiamo altro tempo, partiamo!
Ricerca e introduzione di nuovi fornitore: la qualifica
Quando ti sentirai pronto, sicuro e preparato sulla classe merceologica affidata, ecco che inizierà il tuo processo di qualifica del fornitore.
Ci sono diverse strade che puoi percorre, ma tutte deriveranno dagli imput iniziali del piano strategico, che ti verrà presentato.
Cerchiamo di renderti più chiaro il concetto
Se ti è stato affidato il compito di migliorare la qualità di un determinato prodotto, ad esempio degli stampati in acciaio, molto probabilmente ti concentrerai in ambito nazionale, circoscrivendo quelle particolari aree geografiche, rinomate per la bontà delle lavorazioni di questo prodotto.
D’altro canto se ti sarà richiesta più competitività (economica) su una classe merceologica, come le fusioni di ghisa, molto probabilmente ti concentrerai sulla ricerca, oltre i confini nazionali, di tutti quei paesi dove il costo delle materie prime (elettricità, minerali del ferro, ecc..) sarà più contenuto, senza andare troppo a discapito dell’esperienza sul prodotto stesso.
Come avviene la ricerca di un fornitore?
- Attraverso l’esperienza dei Senior Buyer: sembra banale, ma il buon vecchio metodo del passaparola rimane sempre attuale. L’esperienza maturata sul campo (macinando kilometri e ore) non può essere racchiusa da nessuna altra parte.
- Utilizzando Internet: E’ innegabile, ormai è l’arma d’eccellenza dei buyer (e non solo) e per questo motivo i fornitori dovrebbero puntare molto sulla realizzazione di siti web ad hoc, da promuovere sui motori di ricerca e sulle pagine social.
- Con la ricerca attiva: identificato un territorio lo si batte a tappeto in cerca di potenziali fornitori.
Una volta trovato un potenziale “collaboratore” bisogna però valutare la sussistenza dei requisiti per il rispetto degli obbiettivi di efficienza ed efficacia.
Ma come si raggiungo questi obbiettivi?
Attraverso degli step che, come per ogni nostro articolo, ci teniamo a commentare brevemente.
Abbracciando un argomento molto ampio, come quello del buyer, diventa fondamentale capire che ogni criterio deve essere declinato alla propria realtà. Noi non possiamo sapere quale sia il tuo ambito di competenza e per questo dovrai essere capace di riportare tutto questo alla tua attività di scouting.
Eccoti gli step:
1 – Verifica degli aspetti oggettivi
Sulla base di criteri oggettivi, come quelli finanziari ed economici, dovrai essere in grado di identificare i tre maggiori rischi legati agli aspetti di fornitura:
- logistico: la supply chain è inadeguata ai quantitativi richiesti, ciò genera ritardi e discontinuità.
- finanziario: non si possono mantenere gli impegni finanziari assunti, con rischio di fallimento.
- qualitativo: non si dispone della tecnologia adeguata a mantenere un livello qualitativo idoneo.
Chiaramente per ognuno di questi aspetti devi avere delle competenze di base, difficili da sintetizzare. Ad esempio, per verificare l’aspetto finanziario, dovrai essere in grado di leggere un bilancio, i crediti, i debiti ecc…
Se non dovessi sentirti sicuro su questi aspetti o volessi approfondirli maggiormente, visita la nostra sezione dei libri consigliati, siamo sicuri che non ne rimarrai deluso!
Inoltre ricordati che potrai sempre avvalerti della competenza dei tuo colleghi su argomenti specifici: la collaborazione nel e tre team è sempre fondamentale.
2 – Analisi del pacchetto di fornitura
Dovrai iniziare con uno gruppo ben definito di codici, il nucleo iniziale.
Superata la fase di validazione, potrai aggiungerne altri della stessa “famiglia” (e quindi classe merceologica).
Questo agevolerà e snellirà il procedimento, accrescendo la “Learning Curve“ del fornitore,
cioè la capacità dello stesso di migliorare, attraverso l’esperienza dei processi di produzione.
Così avrai la possibilità di ottimizzare i costi e le fasi di controllo.
Ti riportiamo di seguito alcuni aspetti da tenere in considerazione, quando si struttura un pacchetto di fornitura:
- L’economicità.
- L’esclusività di fornitura.
- Posizione di mercato consolidata.
- La disponibilità di materiali e servizi.
- La soddisfazione, presso altri clienti, in merito alla qualità di forniture.
- La soddisfazione, presso altri clienti, in merito al servizio di forniture.
3 – Superamento dell’Audit
Perché un fornitore possa definirsi qualificato, dovrà sicuramente superare un “test”, l’audit appunto.
Più enti aziendali, solitamente acquisti e qualità (ma a volte anche l’ufficio tecnico), dovranno verificare con una serie di domande e di controlli, il raggiungimento di un target minimo.
Questo target non è frutto del caso, ma è la conseguenza di una serie di calcoli che andremo ad analizzare in un prossimo articolo, ma se il concetto non ti fosse molto chiaro, non ti preoccupare: scrivici alla nostra newsletter specificando nell’oggetto “spiegazione audit”.
Saremo felici di inviarti un piccolo file che riassume, in maniera molto semplificata, quello di cui stiamo parlando.
Ricerca e introduzione di nuovi fornitori: la validazione
Inserire all’interno dell’anagrafica del gestionale il nuovo fornitore, con tutti i dati ad esso associati,
è il primo passo dell’iter di validazione.
Una volta identificati i codici e raggiunti gli obbiettivi (giorni di pagamento, tipologia di imballo, tipologia di ordini, ecc.) potrai emettere l’ordine verso il fornitore, scelto e valutato con i passaggi precedentemente descritti.
Ricordati di spostare sempre su un magazzino parallelo le consegne di questi codici.
Questo passaggio è fondamentale per evitare che si possano “mescolare” con la normale produzione.
Ti dovrai assicurare che il nuovo fornitore recepisca tutte le eventuali normative,
presenti nella tua realtà aziendale.
Queste potranno essere rappresentate, ad esempio, da particolari richieste a livello di processi qualitativi (come ad esempio la realizzazione di una capability) o di documenti di controllo.
Ogni azienda ha le sue regole e l’idea fondamentale è che queste vengano rispettate!
Infine dovrai assicurati che vengano rispettati i target di consegna, ed in questo caso un modello Gantt potrebbe tornarti utile.
A completezza delle informazioni che ti abbiamo appena fornito, gli step che accompagnano un nuovo fornitore nell’iter di validazione sono i seguenti:
- Campionatura
- Pre-Serie
- Serie non vista dalla Programmazione
- Ordine di Produzione
Molto bene, tutti gli step sono stati affrontati, ora hai poggiato le basi per partire alla ricerca di nuovi fornitori!
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire la tua Buyer’s Line!
A presto