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Analisi di Pareto e della long tail spend: la Spesa

Un passo molto importante nella costruzione della tua Buyer’s Line è sicuramente la verifica della spesa, attraverso l’analisi di Pareto e della long tail spend.

Infatti non ci potranno essere strategie, ottimizzazioni e costruzioni del budget, se prima non ti sarà chiaro questo concetto:

Analizzare e studiare i dati, creando un’analisi della spesa, risulta essere una strategia vincente! 

I benefici possono potenzialmente ricadere su tutti gli enti, dalla logistica alla finanza, sia nel breve che, soprattutto, nel lungo periodo (concetto fondamentale nel mondo degli acquisti e su cui faremo prossimamente un approfondimento).

Cerchiamo quindi di capire di cosa si tratta, sperando che la lettura sia piacevole ma soprattutto stimolante per il tuo lavoro.

Analisi di Pareto e della long tail spend: di cosa si tratta?

É l’insieme dei processi che attraverso l’analisi, la pulizia e la classificazione dei dati, schedulano le spese aziendali. Le informazioni su fornitori, acquisti e ordini vengono organizzate e quindi analizzate per modelli.

L’analisi di Pareto

Figura 4 viene descritta l'analisi di Pareto detta anche Analisi ABC
Fig. 4 Analisi di Pareto o ABC

Questa particolare metodologia, denominata anche classificazione ABC, dimostra che a livello globale, l’80% del valore della nostra spesa ricade su un numero ristretto di fornitori/prodotti/classi merceologiche (20%).
Più nello specifico l’80% della spesa è identificato con i componenti di classe A, il 15% con i componenti di classe B, mentre il 5% è identificato con i componenti di classe C.

La particolarità di questa analisi è che ci permette di studiare al meglio i nostri obbiettivi.
Infatti una volta riportata schematicamente questa valutazione, potrai focalizzare le energie di ottimizzazioni su determinati:

  • fornitori – verificando quelli con impatto economico più rilevante
  • articoli – selezionando i più critici a livello tecnico/qualitativo
  • metodi di pagamento – analizzando i cash-flow più rilevanti

Puntare dove le spese sono maggiori è facile, ma attivando la tua Buyer’s Line dovrai analizzare anche quelle, dove alcuni uffici acquisti si voltano dall’altra parte (secondo le maggiori statistiche).

La long tail spend

Si tratta di tutte quelle spese realizzate in maniera randomica e senza un preciso iter di acquisto ed una corretta pianificazione. Vengono effettuate, in molte occasioni, anche in maniera decentralizzata dalla funzione acquisti. In maniera sintetica potremmo dire che sono rappresentate da quel 20% degli acquisti, evidenziati dall’analisi di Pareto, e sulle quali il più delle aziende sembra non voler spendere energie.

Di solito troppo frammentari e confusionari, gli elementi della long tail spend possono essere rappresentati dai seguenti materiali:

  • Indiretti: packaging, imballaggi, prodotti per ufficio, energia elettrica, ecc.
  • con volumi elevati di transazioni.
  • maverick: vengono acquistati al di fuori del normale “modus operandi”.
  • storici: hanno contratti che vengono semplicemente rinnovati senza rivedere/rinegoziare le condizioni.
  • tecnici: con caratteristiche tecniche talmente spinte e sofisticate che l’acquisto viene gestito da esperti del settore.
  • random: non qualificati ne monitorati dalla organizzazione che gestisce gli acquisti.
  • acquistati singolarmente: senza utilizzare corrette procedure di confronto di mercato.
  • senza una precisa classificazione: acquistati da fornitori diversi e in località diverse dell’organizzazione aziendale, che sfuggono ad un’attività di centralizzazione e concentrazione degli acquisti con tutti i vantaggi di economie di scala che ne deriverebbero.
  • acquistati una sola volta (talvolta anche di elevato valore): per la loro peculiarità e non ripetitività, non vengono acquistati dai buyer per mancanza di esperienza.
  • con basso prezzo ma con elevata frequenza di acquisto

Aggredendo quest’area sicuramente ti protrai assicurare un risparmio tra il 5% ed il 10%, chiaramente sempre a seconda della situazione di partenza.

Analisi di Pareto e della long tail spend: perchè sono utili?

Figura 1 dove si illustra a cosa serve fare l'analisi della spesa
Fig.1 A cosa serve fare l’analisi della spesa

Ti vogliamo chiarire subito un concetto: sono fondamentali!
Sarebbe meglio conoscere il tuo caso specifico ma, nel lavoro del buyer, i dati sono le basi su cui costruire le strategie.

Molte volte l’analisi della spesa viene sottovalutata o addirittura ignorata, a causa di diversi fattori che potremmo racchiudere sotto il concetto di “spreco” (o per meglio dire “muda” appropriandoci per un momento di un concetto della Lean Production).
Chiaramente in questo caso lo “spreco” sarebbe rappresentato dalla perdita di tempo, rispetto ai potenziali benefici che non sempre si riescono a percepire nel breve periodo.

Eccoti quindi di seguito alcuni degli aspetti strategici di questo approccio:

  • Semplificazione delle procedure
  • Razionalizzazione del parco fornitore
  • Riduzione degli sprechi
  • Aumento dell’interazione con gli altri enti
  • Scoperta di potenziali saving

E più nello specifico..

Quali sono gli enti che emettono gli ordini

Puoi identificare gli enti con portafoglio e le relative spese.
Oltre all’ufficio acquisti ci sono altri centri di costo, come ad esempio il reparto R&D o quello produttivo.

La verifica ti aiuta a capire la ripartizione del Procurement.
Ti sarà più facile proporre eventuali ristrutturazioni e modifiche.

Quali particolari si acquistano e come

Dovresti razionalizzare l’acquisto di specifici componenti accorpandoli per similitudine.
Riesci ad individuare con maggiore chiarezza costi “Avoidance” e acquisti “Maverick”.

Inoltre puoi individuare le percentuali di utilizzo delle diverse tipologie d’ordine suddividendoli tra:

SPO (Ordini standard)
PPO (Ordini pianificati)
BPO (Ordini aperti)
CPO (Ordini a contratto)

Qual’è l‘andamento dei prezzi e da dove si acquista

Puoi identificare i prezzi medi di acquisto in modo da creare un andamento:

mensile
trimestrale
annuale

creando un report di confronto con i periodi precedenti.
Inoltre puoi verificare da quale area geografica si ha il maggiore aumento di volumi e incremento/decremento dei prezzi.


Ricordati che se mai dovessi accorgerti che l’analisi non ha dato i frutti sperati, prima di gridare allo scandalo, dovrai verificare alcuni di questi fattori sui dati di partenza:

  • non sono corretti o risultano parziali
  • sono stati elaborati non correttamente
  • alcuni sono stati ignorati
  • le strategie associate sono di breve periodo
  • l’analisi è fatta a valle e non a monte di determinate considerazioni


Pensiamo che questo possa bastare per farti capire il concetto:
analizzare i dati è un lavoro lungo e con un gran dispendio di energie, ma che porta notevoli benefici se affiancato dalla giusta mentalità aziendale e dalle corrette elaborazioni.

Analisi di Pareto e della long tail spend : come si fanno?

Figura 3 viene indicato come si fa l'analisi di spesa
Fig.3 Come si fa l’analisi di spesa

Come al solito non esiste un metodo definitivo, dipende dalla tua personale situazione, ma quelle che ti riportiamo di seguito possono essere identificate come regole generali:

Raccolta e pulizia dei dati

Per riuscire in questa impresa dovrai avvalerti di tutta una serie di report.

Molte volte per questo tipo di analisi si utilizzano solo le fonti del proprio ufficio. Noi te lo sconsigliamo!
I dati dell’ufficio acquisti, in una percentuale molto rilevante, risultano essere incompleti e sporchi.

Conviene sempre partire dai dati contabili per poi avviare un incrocio con quelli presenti nel proprio ufficio e nei vari reparti che hanno accesso alla spesa (finanza, marketing, ecc..).
Se ti trovi in una grande azienda, i dati raccolti potranno risultare incompatibili.
In questa prima fase dovrai farli “parlare” tra loro, unificando differenti tipologie di valute e unità di misura!

Questo ti permetterà di verificare effettivamente quello che si è pagato, monitorando eventuali extra-prezzi non dovuti.

Classificazione

Questo è il cuore del processo!
Avvalendoti dello strumento più appropriato dovrai raggruppare tutti gli acquisti.

Per prima cosa è fondamentale utilizzare un’appropriata tassonomia.
Ad esempio, ma non possiamo generalizzarla, una macro classificazione potrebbe utilizzare i seguenti livelli:

1 (Gruppo)
2 (Famiglia)
3 (Categoria)
4 (Commodity)

Maggiormente sarai specifico e dettagliato nella suddivisione, maggiori saranno i benefici.

Un’altra importa suddivisione deve tenere conto del:

  • Materiale diretto ⇒ direttamente collegato al prodotto venduto
  • Materiale indiretto ⇒ non collegato direttamente al prodotto, ma vitale per l’azienda (ad esempio le spese di marketing)

e tra:

  • Servizi ⇒ l’acquisto di una lavorazione
  • Prodotti ⇒ l’acquisto del particolare

Una volta effettuata la classificazione merceologica di tutte le voci (e ti assicuriamo che ti ci vorrà del tempo) dovrai analizzare e classificare il materiale, avanzando delle proposte.

Analisi di Pareto e della long tail spend: Proposte

Eccoti di seguito alcuni suggerimenti per le tue proposte.

Acquisti massivi:

• Ottieni economie di scala standardizzando i prodotti.
• Individua i materiali simili che si possono accorpare su pochi fornitori.
• Non essere vincolato, a parità di condizioni tecniche, analizza e proponi prodotti alternativi.
• Conforma i pagamenti per i fornitori appartenenti alle stesse categorie.
• Analizza le spese assimilabili che si possono evitare
• Ottimizza il numero giornaliero di ordini emessi

Long tail spend:
  • Utilizza cataloghi on-line, mediante contratti aperti negoziati centralmente.
    Tutti i richiedenti interni, con un opportuno filtro autorizzativo e con un limite al budget di spesa, potranno utilizzarli.
  • Razionalizza il parco fornitori, mediante l’accesso ai soli fornitori autorizzati.
  • Centralizza e standardizza gli acquisti.
  • Riduci la Maverick Spend con opportune analisi delle cause.

Inoltre per quei costi “Maverick” che proprio non posso essere annessi agli acquisti, devi creare un protocollo standard da seguire che sia:

  • Conforme alle procedure Acquisti
  • Allineato tra le funzioni Acquisti e Finance

Chiaramente questi sono solo degli spunti, ma crediamo che possano metterti sulla corretta Buyer’s Line dell’analisi, poi il resto dipende da te!

Analisi di Pareto e della long tail spend: strumenti consigliati

Gli strumenti per effettuare l’analisi di spesa, a livello professionale, sono molteplici.
Di seguito te ne riportiamo qualcuno:

  • Microsoft Power BI
  • Tableau
  • Excel

Quello che però ci sentiamo di consigliarti al momento, considerando che siamo all’inizio della nostra avventura, rimane sempre Excel.
Specialmente in una prima fase rimane lo strumento più intuitivo e versatile.

Se non l’hai ancora fatto (ma non temere puoi farlo ora!) ti consigliamo di dare un’occhiata a questo corso perché potrebbe aiutarti!

Corso Excel da principiante ad esperto

Per questo articolo non ci rimane che ringraziarti per averci dedicato il tuo tempo e ti auguriamo una buona analisi di spesa!

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto

Video – Analisi di Pareto e della long tail spend: la Spesa

Fonti:

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