Buyer: la guida base dell’acquisto in 4 semplici passi

Ti ritieni una persona propositiva, proattiva e con tanta voglia di fare?
Senti che quello che ti manca è una guida base che delinei le regole del tuo lavoro da buyer?
Non sai da dove cominciare?
Beh, innanzitutto non ti preoccupare, è normale sentirsi disorientati nel mondo degli acquisti,
ma tu sei appena atterrato sull’articolo giusto, quello che ti aiuterà ad esprimere al meglio la tua Buyer’s Line e ti accompagnerà all’interno dell’acquisto consapevole.

Ma cos’è l’acquisto consapevole?

Proviamo a spiegartelo: si tratta di tutte quelle attività che un buyer, dell’area Procurement,
deve implementare quando si immerge in una nuova commessa, incarico, ecc., per tenere conto di tutti quei fattori che influenzano il processo di acquisto di un prodotto (la vita, la qualità, la manutenzione e molto altro).

Non ti stiamo quindi parlando delle attività cosiddette di routine, come la gestione delle Rda (Richieste di acquisto) o degli Oda (Ordini di acquisto), ma di quelle a valore aggiunto che vengono realizzate a monte, attraverso un’analisi preliminare accurata.

Prenditi quindi qualche minuto per apprezzare appieno questa breve guida dell’acquisto consapevole.

Il primo passo della guida base per buyer: verificare le interazioni tra le politiche dell’ufficio e le policy aziendali

Innanzitutto devi capire dove ti trovi e a quale categoria di azienda appartieni.
Le strutture non sono tutte uguali e a seconda di determinati fattori, quali:

• dimensione
• situazione finanziaria
• settore di competenza
• tipologia di vendita prodotto (ad esempio a commessa)

potresti avere degli obbiettivi completamente differenti.
Eccoti quindi un ottimo consiglio che ci sentiamo di darti: cerca sempre di fare domande, anche quando ti sembrano stupide o ovvie (scoprirai che di ovvio negli acquisti c’è molto poco). Chiedendo ed informandoti risparmierai energie e tempo, per focalizzarti al meglio sui tuoi obbiettivi.

Ed è proprio da questi obbiettivi che vogliamo iniziare:

a) Identifica gli input

In questa prima parte è necessario stilare un elenco dei punti (cardini) dell’azienda.
Devi identificare i fattori che sono presenti nella crescita dei progetti e nelle dinamiche aziendali, assegnando una percentuale a seconda della rilevanza. Per raccogliere questi dati puoi avvalerti della collaborazione di vari enti (vedi primo articolo). Il supporto dei colleghi è fondamentale, perché un lavoro in solitaria potrebbe essere suscettibile di molti errori.

Questa fase ti serve per capire, ad esempio, dove indirizzare le ricerche per i fornitori, le metodologie di lavorazione, le aree geografiche, ecc..

b) Associa un peso

Qui devi capire come l’ufficio acquisti può dare il suo contributo ad ognuno dei punti cardini identificati. In pratica associ un “peso” (in percentuale) che rileva quanto inciderà il contributo degli acquisti su quel determinato punto.

Questa fase ti aiuterà a non farti dedicare troppe risorse, dove l’incidenza del tuo contributo è quasi irrilevante.

c) Elabora i target

Per riuscire a verificare le strategie che elaborerai in seguito, è molto utile fissarti dei KPI (indicatori chiave di performance), che ti aiutano a tenere sempre alta l’attenzione e a monitorare l’obbiettivo finale. Imponiti degli obbiettivi sfidanti ma realistici. 

Per comprendere meglio i concetti, ti riportiamo di seguito una piccola tabella, che racchiude i punti appena trattati. Ci teniamo a sottolineare che le percentuali sono frutto di fantasia e si devono riportare alle proprie realtà.

Prima di passare al passo successivo ti consigliamo di crearti una tua piccola tabella Excel.
Utilizzandola in maniera parametrica, ti sarà più semplice sfruttarla su più progetti.

Non sei un mago di Excel?
Non ti preoccupare, è un ostacolo che puoi superare!
Una guida base per buyer non può prescindere dal consigliarti questo strumento, fondamentale all’interno dell’ufficio acquisti:

Noi, di Buyer’s Line, ci sentiamo di proporti questo corso:

Corso Excel da principiante ad esperto

Il secondo passo della guida base per buyer: crea un piano strategico

Senza un piano definito ti affideresti all’improvvisazione.
Improvvisare, quando si parla di ufficio acquisti, non è mai profittevole!

Ecco i passaggi chiave:

a) Definisci le priorità

Non puoi dare la stessa importanza a tutti gli obbiettivi.
Per questo motivo devi cercare di stabilire una lista delle priorità, provando a comprendere quali possono essere i punti forti e quali quelli deboli.
Attraverso la tabella dei punti cardini crei la tua lista, che dovrà comunque tenere conto anche di altri fattori come, ad esempio, nuovi piani di sviluppo tecnico/commerciali.

b) Analizza la situazione

Come per molte altre realtà, l’analisi è il cuore di tutti i processi.
Una volta compresi gli obbiettivi, devi cercare di analizzare tutti i dati che avrai a disposizione.

Quali analisi? Eccoti alcuni esempi:

• Sui componenti assegnati e relative suddivisioni in classi merceologiche.
• Verificando il fatturato assegnato (Analisi ABC/long tail spend)
• Confrontando eventuali similitudini con famiglie merceologiche già in essere.
• Attraverso report sui fornitori già approvati (fatturato/capacità/processi).
• Attraverso report sui nuovi fornitori (situazione finanziari/settori di lavorazione).
• Sui vincoli di acquisto (tecnici/commerciali/ecc..)
• Attraverso i trend e gli andamenti di mercato

La ricerca ed organizzazione dei dati permette di avere un quadro generale più preciso. Riduci inoltre eventuali rischi, costruendoti eventuali piani di scorta pronti in caso di difficoltà.

Non ti preoccupare se alcune delle voci dell’elenco, sopra riportato, non ti sono famigliari.
Segui Buyer’s Line e negli articoli futuri troverai sicuramente le risposte che ora ti mancano.
Puoi anche suggerirci nei commenti gli argomenti che più ti interessano, ti invitiamo caldamente a farlo!

c) Implementa gli obbiettivi

Adesso metti neri su bianco le strategie da utilizzare.
Ti abbiamo ripetuto più volte un concetto fondamentale: le casistiche possono essere differenti e molteplici. Non avrebbe senso riportarti un caso specifico! 

Per questo motivo abbiamo deciso di fornirti una serie di obbiettivi, che possono essere sfruttati nella composizione di qualsiasi piano strategico:

• sviluppa piani specifici per determinate famiglie di prodotto.
• implementa ed attua una politica TCO (Total Cost of Ownership) per fornitori, prodotti, ecc…
• incrementa delle curve di apprendimento specifiche (Learning Curve).
• promuovi l’attuazione di contratti annuali e pluriennali.
• analizza e migliora la logistica fornitori (Lead Time, ritardi, scorte presso fornitori, lotti, …).
• verifica nuove tipologie di lavorazioni e materiali per una determinata gamma di prodotti.
• attua determinate politiche per garantire la “Internal Customer Satisfaction”

A seconda dell’area di competenza, il piano strategico può prendere differenti forme. Il concetto principe che vogliamo però passarti è molto semplice: cerca di avere chiare le linee guida prima di procedere all’azione! Non è piacevole ricominciare da capo (anche se a volte può succedere).

Il terzo passo della guida base per buyer: passa all’azione

Evita di procrastinare! A volte “fatto è meglio di perfetto”!

Questa è la fase più operativa. Confrontati con l’area Purchasing dell’ufficio, suddividi le competenze ed elabora le richieste, in modo che tutti i tuoi input vengano rispettati.
Rimane infatti competenza dei commodity buyer e degli approvvigionatori, far rispettare i contratti e gli ordini a programma che hai elaborato. 

Apriamo una piccola parentesi in merito all’operatività:
ricordati che le operazioni ripetitive, a poco valore aggiunto, rubano energie e distolgono dagli obbiettivi. Se ti è possibile, per determinate attività quali:

• Report
• Rda
• Emissioni ordini (Aperti/Chiusi/A programma)

cerca sempre di far implementare processi autonomi legati all’e-procurement
Maggiori saranno le procedure e le schedulazioni che fai implementare, più il tuo lavoro e quello degli altri sarà agevolato.

Il quarto passo della guida base per buyer: monitora

Verifica sempre a quale punto si trovino i tuoi progetti.
Il modo migliore per farlo è fissarti dei “check point”, che andranno a costruire una sorta di modello Gantt.

Per creartene uno (approfondiremo il tema in futuro prossimo articolo) utilizza Excel!
Se non l’hai ancora fatto ti riportiamo nuovamente il link al corso di Excel, indicato precedentemente,  siamo sicuri che rimarrai soddisfatto:

Corso Excel da principiante ad esperto

Inoltre se vuoi partire con il piede giusto, cercando di essere proattivo sull’argomento, cerca di fissarti delle date per il monitoraggio. Avendo molteplici e parallele attività da seguire ti consigliamo  di utilizzare strumenti, come Outlook, per aiutarti a ricordarle tutte.
Anche in questo caso, se hai bisogno di un supporto o se non sai da dove cominciare e non vuoi sfigurare, noi abbiamo pensato di consigliarti questo corso:

Corso Outlook da principiante ad esperto  

Vogliamo chiudere questa breve guida, con un concetto che riteniamo fondamentale.
Abbiamo sempre parlato di target, KPI, obbiettivi da monitorare.. 

Ma come devono essere questi obbiettivi ? 
Sicuramente “SMART”!

Questo significa che dovranno risultare:

– specifici
– misurabili
– appetibili
– rilevanti
– temporali (limitati nel tempo)

Solo attraverso un metodo collaudato potrai essere sicuro di aver intrapreso la corretta Buyer’s Line!

Bene, a questo punto dovresti avere abbastanza chiaro quali possono essere i cardini dell’acquisto consapevole. 

Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto