Ed eccoci qua!
Finalmente il nostro primo articolo sull’ufficio acquisti!
Non vedevamo l’ora che arrivasse questo momento!
Proprio per questo motivo non vogliamo farti perdere tempo, una moneta di grande valore per il buyer, facendoti capire subito, ed in maniera chiara e precisa, quali saranno le tematiche che tratteremo, sperando che possano diventare un fedele compagno di viaggio.
Ma da dove possiamo partire? Ma dal titolo, ovvio!
Analizzandolo ti dovrebbero venire subito in mente alcune domande, ma in caso contrario ti aiutiamo noi:
- Hai mai faticato a capire quali fossero i tuoi obbiettivi nell’ufficio?
- I mezzi per raggiungerli erano sempre corretti e chiari?
- Hai trovato difficoltà a capire i perimetri delle mansioni dei tuoi colleghi?
- Tutto ciò a precluso il tuo cammino come buyer?
Ecco se, almeno in parte, hai risposto con un secco “Sì” alle domande precedenti,
è abbastanza chiaro che quello di cui hai bisogno è una linea guida!
Ed è proprio da questa esigenza che nasce Buyer’ s Line.
Benvenuto
Buyer’s Line cercherà di fornirti spiegazioni e suggerimenti, su tutte quelle tematiche che gravitano attorno all’universo del buyer, che come ben sai, abbracciano un’infinità di argomenti!
Questi possono spaziare dalla ricerca di nuovi fornitori, alle tematiche più tecniche e qualitative. Possono andare dall’amministrazione, alla gestione delle scorte del magazzino con il reparto logistico e di produzione.
Non sottovaluteremo neanche aspetti legati alla gestione dello stress e al rapporto con i colleghi, sempre più determinanti per una sana esperienza lavorativa.
Inoltre cercheremo di valorizzare il concetto di ufficio acquisti come centro di ottimizzazione,
e non di mero mercanteggio!
Dicci la tua sull’ufficio acquisti, proponi!
Buyer’s Line cresce, migliora ed evolve anche e soprattutto grazie al tuo contributo!
Il mondo degli approvvigionamenti è complesso, spesso simile ad un labirinto, gli argomenti sono tantissimi! Ci impegneremo costantemente per portare alla tua attenzione i casi, gli esempi, i punti di vista, le nozioni imparate sul campo e i consigli che riteniamo utili.
Ma per quello che manca o che forse non è in linea con il tuo pensiero?
È proprio qui che entri in campo tu!
Abbiamo bisogno del tuo aiuto perché attraverso i tuoi commenti ai nostri articoli, ai video sul nostro canale, ai post dei social di Buyer’s Line (o inviandoci una mail ai nostri contatti), possiamo integrare, migliorare e aggiungere argomenti e contenuti!
Sarai proprio tu che proponendoci nuove argomentazioni, creerai la tua Buyer’s Line, proprio come fosse un abito di sartoria cucito apposta per te! (ci saranno anche delle sorprese).
Cercheremo di cancellare, per chi ancora avesse questo dubbio, il concetto malsano ma abbastanza diffuso, di becero ufficio di mercanteggio, senza dimenticarci però dell’importanza dei costi (saremmo ipocriti nel farlo), a vantaggio di un’idea di ufficio più strutturata, fulcro nevralgico di ottimizzazione, procedure, efficienze e molto altro.
Scopriamo l’ufficio acquisti
Ok, ma adesso entriamo più nello specifico!
Fatte le dovute premesse vogliamo iniziare subito a portarti del valore! Che tu sia un buyer navigato oppure alle prime armi poco importa: hai mai capito come dovrebbe essere strutturato l’ufficio?
Se la risposta è no, o sei ci stai ancora pensando, ecco le nozioni fondamentali.
La Struttura
Per poter parlare di questo aspetto dobbiamo partire dal concetto semplice ma essenziale per cui l’ufficio ha bisogno di una singola, ma nettamente marcata, linea di suddivisione tra:
Area Procurement: settore principalmente dedicato al marketing, alle analisi di mercato e aziendali. Qui sono incentrate maggiormente le attività manageriali.
Area Purchasing: settore principalmente dedicato all’operatività, al controllo e alla verifica di tutti quegli aspetti più burocratici. Qui sono incentrate maggiormente le attività esecutive.
Queste due aree sono in costante comunicazione e collaborano attivamente al raggiungimento degli obbiettivi comuni.
Chiaramente questa è una regola generale ed ogni ufficio avrà le sue particolarità.
Dedichiamo ora qualche istante al sourcing. Questa specifica sotto-area del procurement adibita alla ricerca e analisi dei fornitori, negli anni, si è ritagliata un vero è proprio spazio autonomo.
I manager hanno capito che avrebbero dovuto avere delle figure dedicate, per poter ottimizzare al massimo questa attività.
La cosiddetta “governance del sourcing” ha rilanciato interi settori permettendo a molte aziende di rinascere!
Le funzioni
Suddividiamo le varie funzioni a seconda dell’area di appartenenza in modo da rendere più chiara la loro definizione.
Area Procurement:
– Le analisi di nuovi progetti
– Il confronto con gli Stakeholders
– L’individuazione di fabbisogni interni
– Lo sviluppo ed elaborazione di contratti annuali e pluriennali
– La definizione e le strategie su specifiche classi merceologiche
– La creazione dei rapporti di partnership con i fornitori
– L’esecuzione di attività di marketing
– Le analisi di andamento prezzi su vari livelli
– Le analisi dei rischi
Le figure chiave di quest’area vengono rappresentate dallo Strategic Buyer, Procurement Analist, Category Manager e dal Procurement Risk Manager.
Area Sourcing:
– Le analisi delle specifiche su una determinata classe merceologica
– La ricerca e analisi fornitore
– La negoziazione
– La qualifica e validazione
Le figure chiave di quest’area vengono rappresentate dal Global Buyer e dal Sourcing Manager
Area Purchasing:
– L’ottenimento di una richiesta di acquisto
– La richiesta di proposte e valutazione di preventivi
– L’invio di ordini di acquisto ufficiali
– Il controllo fatture non corrette
– I solleciti
Le figure chiave di quest’area vengono rappresentate dal Commodity Buyer e dal Controller
Benissimo, abbiamo fatto un buon lavoro definendo com’è strutturato l’ufficio acquisti e le attività che gli danno forma, ma non è tutto!
Le interazioni/relazioni con gli altri enti aziendali
Il terzo aspetto che tratteremo in questo articolo, di fondamentale importanza, è l’interazione con gli altri uffici: le relazioni e gli scambi di informazioni, se costanti e chiare, contribuiscono sicuramente all’aumento della qualità del nostro lavoro.
Ma vediamo ora con quali uffici avvengono principalmente queste relazioni.
Ufficio Qualità:
La verifica delle specifiche di progetto, gli audit presso i fornitori, l’analisi della bontà dei particolari, sono solo alcuni degli aspetti che ti troverai a verificare con quest’ente.
Ci saranno dei confronti, a volte anche serrati, ma la sinergia di intenti sarà la vera chiave di svolta nel tuo lavoro.
Riuscire a trovare un connubio tra qualità e acquisti può davvero portare ad ottimi risultati.
Ufficio Tecnico:
Qualunque sia il tuo settore, ti suggeriamo di studiarlo.
Chiaramente non puoi sapere tutto ed il focus deve essere sempre indirizzato ad una visione più alta, ma è fondamentale avere la conoscenza di quello che si acquista.
Ad esempio saper leggere un disegno ti agevolerà nel confronto con l’ufficio tecnico, permettendoti di suggerire modifiche che possono aiutarti ad ottenere risparmi ed efficienza.
Ufficio Amministrativo:
Fatture , note di credito, note di debito, cessione del credito…insomma conoscere i concetti amministrativi e parlare questa lingua è molto importante.
Dovrai avere una mente elastica e verificare e valutare anche i possibili errori in modo da capire come risolvere le varie situazioni.
Una fattura bloccata può portarti a situazioni spiacevoli.
Logistica e Produzione:
Un settore strategico e fondamentale che richiede attenzione, precisione e non solo. Per un buyer è sicuramente necessario verificare quanto e quando ordinare, capire il miglior imballo e metodo di entrata merce e molto molto altro.
Finance e Controlling:
Forse non ne hai sentito parlare spesso, ma in realtà tutte quelle tematiche legate ai costi passano proprio da quest’ente: le giacenze e la rotazione del magazzino, le modalità di pagamento dei fornitori.
Forse non avrai un contatto diretto, ma seguirai direttamente le loro policy.
Per adesso però non vogliamo andare oltre! In questo primo articolo abbiamo voluto trattare in maniera più schematica e generale quelle che consideriamo le fondamenta per un discorso più completo di Ufficio Acquisti. Il viaggio quindi è solo all’inizio ma siamo certi che sarà memorabile!
Ora è arrivato il momento dei saluti: il buon buyer sa quando deve riposarsi..
Per poter fare al meglio il tuo lavoro devi lasciare spazio anche al riposo e allo svago..
Ci troviamo al prossimo articolo e nel frattempo continua a seguire Buyer’s Line!
A presto